So richten Sie ein Petty Cash-Konto für Ihr kleines Unternehmen ein und verwalten es

Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem kleinen Unternehmen um ein Einzelunternehmen, ein Unternehmen mit Sitz im eigenen Land oder ein größeres KMU mit mehreren Abteilungen handelt, benötigen Sie im Rahmen Ihrer Buchhaltung einen kleinen Kassenbestand, um kleine Ausgaben oder Erstattungen für Mitarbeiter zu decken, in der Regel unter 25 US-Dollar .

Wenn Sie ein Kleinkassenkonto haben und Ihre Transaktionen nicht auf diesem Konto verfolgen, können Sie leichter steuerlich absetzbare Ausgaben, Journaleinträge, die Sie vornehmen sollten, und persönliche Ausgaben von Geschäftsausgaben trennen.

Was ist Kleingeld?

Portokasse ist ein kleiner Bargeldbetrag, der zur Deckung von Ausgaben verfügbar ist, die zu gering sind, um einen Scheck ausstellen zu müssen. Sie können Geld aus dem Portokassenfonds verwenden, um kleinere Ausgaben wie Porto, Taxifahrten oder Büromaterial zu bezahlen, oder um jemandem 9 US-Dollar für das Einbringen einer Schachtel Donuts zu erstatten.

Ein Kassenbeleg oder eine Quittung wird in der Regel mit Informationen zu jeder Transaktion ausgefüllt, damit diese in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingegeben und in die Finanzinformationen des Unternehmens einbezogen werden können.

Einrichten und Verwalten eines Petty Cash-Kontos

Hier sind fünf einfache Schritte und zwei Tipps, die Sie ausführen sollten, um ein Kleingeldkonto für Ihr kleines Unternehmen einzurichten. Wenn Sie ein größeres KMU haben, können Sie für jeden Ihrer Geschäftsbereiche ein Kassenkonto einrichten.

  1. Fügen Sie Ihrem Kontenplan ein Petty Cash-Konto hinzu, falls Sie noch keines haben. Starten Sie ein Portemonnaie, indem Sie einen Scheck auf Ihr Unternehmen auf "Portemonnaie" schreiben. Den Scheck einlösen.
    1. Wenn Sie ein Privatunternehmen für eine Person haben, benötigen Sie möglicherweise nur 100 USD in Ihrem Portokasse. Wenn Sie ein größeres KMU mit mehreren Geschäftsbereichen haben, benötigen Sie möglicherweise einen kleinen Kassenbestand für jeden Geschäftsbereich, der möglicherweise etwas größer sein muss. Begründen Sie die Größe Ihres Portemonnaies anhand der Größe Ihres Unternehmens und Ihres Urteils als Manager.
  2. Legen Sie das Kleingeld vom eingelösten Scheck in eine dafür vorgesehene Kassenschublade, die verschlossen werden kann, oder in eine verschlossene Kassenschachtel oder einen Safe. Die Schublade, der Karton oder der Safe, in dem Sie Ihr Kleingeld aufbewahren, sollte sich an einem bestimmten Ort in Ihrem Büro befinden, von dem aus es nicht bewegt werden darf.
  3. Je weniger Personen Zugang zur Kasse haben, desto besser. Sie sollten zwei Personen Zugang zur Kasse gewähren. Wenn Sie mehrere Portokassen in mehreren Abteilungen haben, gewähren Sie zwei Personen in jeder Abteilung Zugang. Eine Person sollte für die Auffüllung des Portokassenfonds verantwortlich sein.
    1. Die zweite Person sollte für die Aufzeichnung der Bargeldtransaktionen in Ihrem Buchhaltungssystem verantwortlich sein.
    2. Diese Depotbank sollte einen Eintrag im Auszahlungsjournal vornehmen. Wenn Ihr Portemonnaie-Guthaben in Höhe von 100 USD eingerichtet ist, belasten Sie Portemonnaie mit 100 USD und Guthaben mit 100 USD.
  4. Erstellen Sie eine Liste der Ausgaben auf dem Kleingeldkonto, während Sie sie erstellen. Der Liste sind Belege für jede Ausgabe beizufügen. Diese Belege sind Ihre Quelldokumente zur Sicherung Ihrer Journaltransaktionen. Belasten Sie jede Ausgabe und schreiben Sie Bargeld im Barauszahlungsjournal gut.
  5. Füllen Sie den Portokassenbestand nach Bedarf wieder auf den genehmigten Betrag auf. Stellen Sie sicher, dass Ihre Journaltransaktionen zuerst aus den Quelldokumenten stammen.

Tipps zum Verwalten von Petty Cash

  1. Füllen Sie den Kassenbestand auf, wenn Sie den Tag nicht mit dem Kassenbestand überstehen können. Einige Unternehmen halten nur 50 USD im Fonds, während andere bis zu 200 USD halten. Wählen Sie den Betrag aus, der auf der Höhe der Ausgaben basiert, die Sie jeden Monat aus Kassenbeständen abdecken müssen.
  2. Legen Sie ein Dollar-Limit für Einkäufe fest, die mit Portokasse getätigt werden können, z. B. maximal 25 USD oder 50 USD.

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