Tipps und Tools zur Eventregistrierung

Fortschritte in der Technologie haben sich insbesondere auf die Veranstaltungsplanung und -registrierung ausgewirkt. Längst vorbei sind die Tage der Papiereinladungen, die in einem Umschlag mit Briefmarke eintreffen. Die Online-Registrierung wird für jede Art von Veranstaltung immer häufiger eingesetzt, von Geschäftsseminaren und jährlichen Konferenzen bis hin zu Meilenstein-Geburtstagsfeiern und Firmenfeiertagen. Dieser Online-Prozess mag einfach erscheinen, erfordert jedoch noch viel Arbeit.

Zum Glück für Veranstaltungsplaner gibt es zahlreiche Tools, die bei der Registrierung von Veranstaltungen helfen. Zur Auswahl stehen einfache Plattformen, die sich mit den Grundlagen der Ereignisregistrierung befassen, und solche, die fortgeschrittener sind und multifunktionale Anwendungen bieten. Einige Event-Registrierungsprogramme verarbeiten Event-Zahlungen. Einige bieten auch automatische Rückerstattungen an, wenn die Registrierung storniert wird. Andere Pakete erstellen Namensschilder für Registranten. Tools zur Ereignisregistrierung können auch die Integration in eine Konferenz- oder Unternehmenswebsite sowie die Verbindung zu ihren sozialen Medienplattformen ermöglichen.

Bei so vielen Optionen kann der Prozess der Auswahl des Veranstaltungsregistrierungstools für Ihr Unternehmen jedoch überwältigend sein. Hier finden Sie eine einfache Anleitung zur Auswahl der Tools für die Ereignisregistrierung, die am besten für Ihr Ereignisplanungsgeschäft geeignet sind.

Auswahl der Veranstaltungsregistrierungssoftware: Wo soll ich anfangen?

Beginnen Sie bei der Auswahl der Tools für die Ereignisregistrierung am besten mit der Ermittlung Ihrer Bedürfnisse und Wünsche. Überlegen Sie sich Ihre Registrierungsprioritäten und Ihr Eventplanungsgeschäft. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Sind Ihre Bedürfnisse einfach und erfordern nur die Bearbeitung von Anmeldungen und Zahlungen?
  • Bieten Sie im Rahmen des Main Events mehrere Sitzungen an, für die zusätzliche Anmeldungen erforderlich sind?
  • Müssen Sie Hotelbuchungen oder Reisearrangements verwalten?
  • Unterstützen Sie eine Konferenz-Website?
  • Werden Sie Namensschilder bereitstellen, die audiovisuellen Anforderungen koordinieren oder spezielle Ausziehsitzungen veranstalten?
  • Führen Sie mehr als eine Veranstaltung gleichzeitig durch?
  • Ist Ihre Veranstaltung ein jährliches Ereignis oder eine einmalige Veranstaltung?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen bei der Suche nach der für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Veranstaltungsregistrierungssoftware.

Werkzeuge

Bei so vielen Auswahlmöglichkeiten in der Event-Registrierungssoftware ist es einfach, sich mit auffälligen Funktionen und den neuesten Tools zu beschäftigen, unabhängig davon, ob sie für Ihre Veranstaltung geeignet sind oder überhaupt eingesetzt werden. Lass dich nicht von den neuesten und besten locken. Erstellen Sie stattdessen eine Liste der Funktionen, die Sie derzeit für den Prozess der Ereignisregistrierung verwenden, und fügen Sie die Funktionen hinzu, die Sie einschließen möchten, um den Prozess zu optimieren. Einige der verfügbaren Funktionen umfassen Folgendes:

  • Event Online Registrierung
  • Event Onsite Registrierung
  • Teilnehmergruppenregistrierung
  • Teilnehmer-Self-Check-In
  • Ereignis Zahlungsverarbeitung
  • Teilnehmerverwaltung und Berichte
  • Erstellung und Verwaltung von Teilnehmerausweisen
  • Anmeldung für Einzelsitzungen
  • Formularentwicklung
  • Hotelzimmer Management
  • Marketing-Management
  • Sozialen Medien
  • Umfragen und Veranstaltungsfeedback

Preis

Viele Tools zur Ereignisregistrierung bieten Standardfunktionen zu einem angemessenen Preis, die für die Verwaltung einfacher Ereignisse gut geeignet sind. Diese Programme enthalten grundlegende Registrierungsformulare, die mit Ihrer Website verknüpft werden können. Sie können Registrierungsinformationen, einschließlich Kreditkarteninformationen, sammeln, um die Kreditkartenzahlungen zu registrieren und zu verarbeiten. Außerdem können Teilnehmerregistrierungslisten erstellt oder exportiert werden. Abhängig von der Art der geplanten Ereignisse und der Häufigkeit der Ereignisse können diese einfachen Tools eine gute Ergänzung sein, indem sie genau das bereitstellen, was Sie benötigen, ohne mit allen Arten von zusätzlichen Funktionen überfordert zu sein, die für Sie nicht von Nutzen sind.

Zusätzliche Funktionen

Wenn Sie bei Ihrer Eventplanung große Konferenzen planen, sind die Tools zur Eventregistrierung, die zusätzliche Funktionen bieten, möglicherweise genau das Richtige für Sie. Zu den Lösungen gehören Lösungen, die die Ereignisregistrierung verarbeiten und diese Funktion mit der Möglichkeit kombinieren, verschiedene Details eines größeren, komplexeren Ereignisses zu verfolgen und zu melden. Wenn sich Veranstaltungsteilnehmer für die Konferenz registrieren und sich dann für bestimmte Workshops innerhalb einer bestimmten Sitzung anmelden, gibt es Tools, um diese Funktion zu aktivieren.

Manche Software ermöglicht die Verarbeitung mehrerer Teilnehmer aus einer Organisation mit einer Zahlungsquelle und bietet unterschiedliche Preisstrukturen basierend auf Gruppenrabatten oder Frühbuchergebühren. Wenn Sie angepasste Berichte benötigen, suchen Sie nach einem Paket zur Ereignisregistrierung, mit dem automatisch Berichte erstellt werden, indem Anwesenheitslisten basierend auf einzelnen Workshops oder anderen von Ihnen ausgewählten Parametern erstellt werden. Konferenzen erfordern in der Regel gedruckte Namensschilder, die in Ihre "Muss" -Liste aufgenommen werden, damit diese im Rahmen der Ereignisregistrierung automatisch erstellt werden können, und passen Sie diese an, um zu berücksichtigen, ob der Teilnehmer für die gesamte Konferenz, einen Teil der Woche, registriert ist oder nur einen bestimmten Tag.

Integration

Für Veranstaltungsplaner, die zahlreiche Veranstaltungen durchführen, kann die Integration von Registrierungsdaten in Ihre vorhandene Datenbank eine wichtige Funktion für Ihr Unternehmen sein. Erwägen Sie aktuelle Methoden zum Hinzufügen von Registranten zu Ihrer Datenbank und identifizieren Sie Verbesserungsbereiche. Es ist wichtig, über verschiedene Möglichkeiten nachzudenken, wie diese Informationen in vorhandene Informationen integriert werden können, z. B. Personen, die sich freiwillig gemeldet oder gespendet haben. Die meisten Anwendungen zur Ereignisregistrierung bieten die Möglichkeit, Daten manuell zu exportieren. Diese Methode ist jedoch zeitaufwendig, da die Informationen manuell erneut in Ihre Datenbank importiert werden müssen. Informieren Sie sich über Pakete, die nicht nur die Anforderungen Ihrer Eventregistrierung erfüllen, sondern auch die Anforderungen Ihrer Mitgliedsgruppenverwaltung erfüllen.

Probefahrt vor dem Kauf

Sobald Sie Ihre Auswahl an Software für die Ereignisregistrierung eingegrenzt haben, prüfen Sie, ob eine kostenlose Testphase angeboten wird. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, nicht nur die Funktionen zu testen, sondern auch festzustellen, ob sie die von Ihnen gewünschte Funktionalität aufweisen und für Ihre Veranstaltung geeignet sind. Es ist auch eine Gelegenheit, den Kundenservice zu erfahren, wenn Sie Ihre Fragen beantworten oder an der Lösung eines Problems arbeiten.

Schau das Video: Building an Event Calendar App Using PowerApps on a Plane (Dezember 2019).

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