Richtlinien für Rechnungsvorlagen für freiberufliche Autoren

Wenn ich neue Autoren einstelle (was ich manchmal für Volumenarbeiten mache), muss ich ihnen oft erklären, wie einfach eine Rechnung sein kann. Es ist schwer, den Ton in einigen E-Mails zu lesen, aber ich denke, einige von ihnen können in Panik geraten, wenn ich sage, dass ich eine Rechnung möchte. Kein Grund zur Panik!

Wofür brauchen sie das?

Eine Rechnung dient mehreren Zwecken. Es ist nicht nur der Katalysator, der dich bezahlt macht, obwohl ich es wagen würde zu sagen, dass das die Hauptrolle ist, nicht wahr? Diese Rechnung wird jedoch häufig vom Käufer aus anderen Gründen benötigt. Sie brauchen diese Aufzeichnung. Sie müssen nachweisen, dass sie Sie bezahlt haben, damit sie Ihre Zahlung abschreiben können. In meinen Jahren hatte ich nur einen Kunden, eine Zeitschrift, die keine Rechnung benötigte. Ich bin mir nicht sicher, warum oder wie sie das geschafft haben.

Arten von Rechnungen / Software

In dem ursprünglichen Artikel, den ich über Rechnungen geschrieben habe, habe ich angegeben, dass ich mich nur an ein Word-Dokument halte. Wenn ich Zeit habe, werde ich es in PDF ändern, aber das passiert nicht immer. Eine andere übliche Praxis, die ich gesehen habe, ist die Verwendung einer Excel-Tabelle, um die Rechnung zu erstellen. Eine wichtige Überlegung, die ich damals nicht erwähnt habe, ist die Fülle an Buchhaltungssoftware. Aufgrund erschwinglicher Optionen für kleine Unternehmen wie Freshbooks oder Quickbooks müssen Sie möglicherweise ohnehin nie selbst eine Rechnung erstellen. Ich habe wundervolle Dinge über diese Anwendungen gehört, habe sie aber noch nicht ausprobiert. Gedanken? Vergesst nicht, in meinem Blogbeitrag Gedanken zum Thema zu hinterlassen.

Was ist einzubeziehen?

Seit diesem ursprünglichen Artikel habe ich einige der wichtigsten Teile einer schriftlichen Rechnung geklärt. Es ist natürlich durch Versuch und Irrtum.

  • Ihr Name und Ihre Postanschrift sollten ganz oben stehen, damit der Scheck Sie sehr schnell erreichen kann und Sie in einer Woche keine E-Mail mehr abfassen, die danach fragt.
  • Fügen Sie ein Logo für Branding-Zwecke hinzu (falls Sie eines haben).
  • Datum der verflixten Rechnung! Einige Unternehmen und Verlage haben eine obligatorische Wartezeit auf Ihrer Rechnung - 30 Tage, sogar 60 Tage - und Sie möchten das richtige Datum dafür. Auch hier geht es darum, einen Zahlungsverzug zu vermeiden.
  • Wenn Sie für diesen Kunden mehrere Projekte durchführen, benennen Sie diese! Verwenden Sie eine Formulierung, die dieses Projekt von dem vorherigen oder dem nachfolgenden Projekt kennzeichnet. Es wird Verwechslungen begrenzen und (Sie haben es erraten) Sie werden pünktlich bezahlt.
  • Machen Sie die Zahlungsanweisungen klar. Wenn Sie einen Papierscheck wünschen, sollte dieser für Sie oder Ihr Unternehmen ausgestellt werden? Wenn Sie eine Paypal-Zahlung wünschen, geben Sie unbedingt die entsprechenden Informationen an.
  • Einige größere Unternehmen und Verlage verweisen auf Ihre Rechnung nur mit einer Rechnungsnummer. Manchmal diktieren sie sogar diese Nummer oder die Konventionen Ihrer Nummer. Wenn nicht, benutze ich einfach das Datum: Rechnung Nr. 112811.
  • Das obige Beispiel zeigt einige Jahre der Rechnungsstellung. Lesen Sie hier unbedingt die Grundlagen zu den Angaben auf Ihrer schriftlichen Rechnung.

Tipps für Autorenrechnungen

Ich habe von einigen Kunden gehört, dass sie nicht unbedingt die lange Auflistung benötigen, die ich in früheren Rechnungen enthalten habe. Gleichzeitig bin ich auf Kunden gestoßen, die mich gebeten haben, meine Rechnung in ganz bestimmte Teile zu zerlegen.

Beachten Sie beim Erstellen von Rechnungen, dass Sie damit kein Geld verdienen. Halten Sie es einfach und schnell. Ich mag diese Idee von Donnerstag Bram bei Women on Writing. Sie sagt, dass sie an einem Tag der Woche Rechnungen in Sätzen erstellt. Sie können auch eine Vorlage erstellen, speichern und wiederverwenden.

Hier sind einige Tipps:

  1. Bleib bei dem, was du weißt. Ich kenne nicht viele Autoren, die Microsoft Word und / oder Publisher im Schlaf nicht verwenden können. Erwägen Sie daher, eine der Vorlagen zu verwenden, die mit diesen Softwaresystemen bereitgestellt werden, um Ihre Rechnung zu erstellen.
  2. Brand es. Sie möchten, dass sich dieser Arbeitgeber in Zukunft an Sie erinnert, falls ihm andere Schreibpositionen zur Verfügung stehen. Wenn Sie ein Logo oder sogar eine bestimmte Schriftart, ein Zitat oder ein Layout haben, das für Ihre jeweilige Dienstleistung spezifisch ist, können Sie es auf Ihrer Rechnung verwenden. Zumindest müssen Sie Ihren Namen, Ihre Adresse und andere identifizierende Informationen in die Kopfzeile Ihrer Rechnung aufnehmen.
  3. Geben Sie die Details an. Im Hauptteil der Rechnung sollte der von Ihnen bereitgestellte Service aufgeführt sein. Wenn Sie den Dienst mit einem Stundensatz abgeschlossen haben, müssen Sie die geleisteten Arbeitsstunden angeben. Wenn Sie ein Pro-Seite- oder Pro-Wort-Projekt abgeschlossen haben, geben Sie auch diese Details an. Sie möchten genau beschreiben, was Sie getan haben, wie und wie lange.
  4. Zieh es raus. Fügen Sie eine Spalte pro Gebühr hinzu, in der Ihre Rate angegeben ist (d. H. Cent pro Wort oder Dollar pro Stunde), und ziehen Sie sie dann in eine Spalte mit den Gesamtgebühren. Dies hilft nicht nur, Rechenfehler oder Tippfehler zu vermeiden, sondern bietet dem Kunden auch eine einfache Möglichkeit, die Kosten für die Einstellung von Mitarbeitern für zukünftige Arbeiten abzuschätzen.
  5. Fett die Summe. Erleichtern Sie der Buchhaltungsabteilung das Auffinden der Gesamtsumme. Vielleicht wirst du viel schneller dafür bezahlt!
  6. Zitieren Sie Ihre Bedingungen. Wir hoffen, dass dies Ihren Kunden nicht überraschen wird, da die Bedingungen im Allgemeinen im Voraus besprochen werden. Was auch immer Sie zugestimmt haben, erinnern Sie Ihren Arbeitgeber sanft daran, indem Sie einen Klappentext mit zwei Sätzen unter den Gesamtbetrag setzen. Beispiel: Total fällig netto 10 Tage.
  7. Korrekturlesen. Und dann wieder Korrektur lesen! Es ist jetzt nicht an der Zeit, Platz zu schaffen und ein potenzielles zukünftiges Konto zu verlieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung so perfekt und fehlerfrei ist wie Ihr Projekt, bevor Sie sie einreichen.
  8. Bezahlt werden. Feiern Sie Ihren Erfolg!

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