Was ist Virtual Office Space? Funktionen, Vorteile und Kosten

Ein virtuelles Büro ist eine Lösung für den Arbeitsbereich, einschließlich einer physischen Postanschrift, die Sie mieten können, damit Ihr Startup oder Ihr kleines Unternehmen größer und etablierter wird. Darüber hinaus bietet es zusätzliche Funktionen, z. B. eine lokale Telefonnummer, eine Rezeption, Büroräume und / oder Besprechungs- und Konferenzräume, die Sie stundenweise mieten und nutzen können, um einen positiven Eindruck bei Ihren Kunden zu erzielen.

In diesem Handbuch werden die Vorteile eines virtuellen Büroraums, die zu verwendenden Funktionen und der Vergleich mit anderen Büroflächenlösungen für kleine Unternehmen erläutert. Servcorp, der Sponsor dieses Artikels, ist einer der führenden Anbieter auf diesem Gebiet. Im Folgenden erfahren Sie mehr über Servcorp, ihre Standorte und die von ihnen angebotenen Funktionen.

„Ein virtuelles Büro ist eine umfassende Geschäftslösung. die gleichen Vorteile bieten wie herkömmliche Büroflächen, jedoch zu einem Bruchteil der Kosten. Der Hauptunterschied besteht darin, dass der Zugang zum Büro auf Abrufbasis erfolgt. “

- Karina Childs, Verkaufsleiterin für virtuelle Büros - USA, Servcorp

Das Konzept der virtuellen Bürofläche wurde vor etwa 40 Jahren von Servcorp entwickelt. Durch die Bereitstellung einer physischen Postanschrift konnten Startups, kleine Unternehmen und Unternehmer auf die Vorteile eines etablierten Büroraums zugreifen. Dies kann eine prestigeträchtige Adresse in Ihrer Stadt oder anderswo sein, lokale Telefonnummern und administrative Unterstützung, ohne sich auf bestimmte Büroräume zu beschränken.

Zu den Funktionen und Services, die Sie von einem virtuellen Büro erwarten können, gehören:

  • Eine professionelle Geschäftsadresse und / oder Telefonnummer
  • Posteingang und Weiterleitung
  • Anrufannahme durch eine Live-Rezeption und Anrufweiterleitung
  • Zugang zu physischen Büroräumen, einschließlich privater Büros und Konferenzräume
  • Wesentliche Business-Services in den physischen Büroräumen, einschließlich:
    • Highspeed-WLAN
    • Drucken
    • Fax
    • Audio / visuelle Präsentationshardware
    • Grundversorgung wie Kaffee, Tee und leichte Snacks
  • Zugriff auf andere Bürostandorte im Netzwerk des Anbieters
  • Gelegentliche Vernetzung und gesellschaftliche Veranstaltungen

Der wichtigste und offensichtlichste Vorteil eines virtuellen Büroraums besteht darin, dass Ihr Unternehmen größer und etablierter wirkt und Ihnen Zugang zu den Annehmlichkeiten eines dedizierten Büroraums verschafft. Dies macht es Ihnen leichter, einen positiven Eindruck bei Ihren aktuellen und zukünftigen Kunden zu erzielen, während Sie und Ihr Team von zu Hause oder einem anderen Büro aus arbeiten können, das bequemer ist.

Ein virtuelles Büro kann Ihrem Unternehmen auch dabei helfen, die Kosten zu reduzieren, die mit traditionellen und dauerhaften Büroflächen verbunden sind. Verwaltungskosten, Infrastrukturkosten und technische Kosten werden zwischen den anderen Kunden des Raums aufgeteilt, was die Kosten für das Vorabkapital und die laufenden Instandhaltungskosten verringert. So hat Servcorp beispielsweise über 100 Millionen US-Dollar in IT- und Telekommunikationssysteme investiert, um seinen Kunden die bestmöglichen und aktuellsten Dienstleistungen zu bieten. Und das Beste: Servcorp bietet die Flexibilität einer monatlichen Vereinbarung ohne langfristiges Engagement.

Viele Unternehmer und Kleinunternehmer nutzen ihr persönliches Mobiltelefon als Hauptansprechpartner für ihr Unternehmen. Ein virtuelles Büro enthält häufig eine Festnetznummer, die während der Geschäftszeiten von einem professionellen Empfangsmitarbeiter beantwortet wird, der eine Nachricht entgegennehmen oder den Anruf weiterleiten kann. Dies verleiht Ihrem Unternehmen ein professionelleres Gesicht und verringert die Chancen von entgangenen Anrufen oder Gelegenheiten.

Über ein virtuelles Büro von Servcorp haben Sie schließlich Zugriff auf das weltweite Netzwerk von über 160 Standorten in 54 Städten. Wenn Sie einen Kunden in einer anderen Stadt besuchen oder besuchen, können Sie dennoch die Einrichtungen von Servcorp nutzen - oft ohne Aufpreis.

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Startups, kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer können von den Funktionen und der Flexibilität eines virtuellen Büros profitieren. Es folgen jedoch einige spezifische Anwendungsfälle:

  • Profis, die ihre persönliche Adresse oder Handynummer nicht in ihren Geschäftsdokumenten oder Marketingmaterialien offen legen möchten
  • Freiberufler, die in den Büros ihrer Kunden arbeiten, aber dennoch eine unabhängige Marketingidentität und -präsenz beibehalten möchten
  • Unternehmen, die in neue Territorien expandieren, die jedoch noch keine dauerhafte Präsenz haben
  • Unternehmen, die neue Kunden gewinnen, die mit einer lokalen Präsenz arbeiten möchten
  • Kleine Unternehmen, die die Professionalität eines Empfangsmitarbeiters und eines Hilfspersonals wünschen, jedoch ohne die Kosten und den Zeitaufwand für die Einstellung ihres eigenen
  • Vertriebsteams, die zwischen potenziellen Kunden reisen, jedoch Büroräume zwischen Besprechungen nutzen möchten
  • Digitale Nomaden, die physischen Raum benötigen, um Meetings auch aus der Ferne durchzuführen
  • Kleine Unternehmen in bildorientierten Branchen, die von einer prestigeträchtigsten Adresse profitieren würden, als sie sich sonst leisten können

Die genauen Kosten eines virtuellen Büros hängen von Faktoren wie dem Standort und den Einrichtungen und Services ab, die Sie in Anspruch nehmen. Zum Beispiel beginnen die virtuellen Büros von Servcorp in Chicago bei 109 US-Dollar / Monat, in New York City dagegen bei 199 US-Dollar / Monat.

Servcorp bietet in jedem Büro vier Pläne an:

  1. Das Adresspaket - umfasst die Verwendung eines Adress-, E-Mail- und Kurierverwaltungsdienstes sowie Zugang zu physischen Büroräumen
  2. Das Kommunikationspaket - umfasst eine lokale Telefonnummer, eine Mitarbeiterin an der Rezeption und Zugang zu zusätzlichen Anruffunktionen
  3. Die Mitgliedschaft - Zugang zu Sitzungssälen, privaten Büros und Coworking Space zu Mitgliedertarifen
  4. Das Virtual Office-Paket - welche Kombination der drei oben genannten Pläne plus:
    • 16 Stunden / Monat privates Büro oder Konferenzraum am Wohnort
    • Drei Stunden / Tag Coworking Space an jedem Ort
    • Drei Tage / Monat privates Büro außerhalb der Heimatstadt

Servcorp schließt auch den Zugang zur Servcorp-Community in alle ihre Pläne ein. Die Community ist ein privates Online-Unternehmensnetzwerk, das über 35.000 Servcorp-Kunden auf der ganzen Welt für Kooperations- und Netzwerkmöglichkeiten verbindet.

Lassen Sie uns für diese Diskussion einige Servcorp-Niederlassungen in einigen großen US-Städten betrachten:

OrtAdresspaketKommunikationspaketVirtual Office-Paket
1 Internationaler Platz
Boston, MA
179 $ / Monat179 $ / Monat375 $ / Monat
444 W Lake Street
Chicago, IL
109 $ / Monat109 $ / Monat199 US-Dollar / Monat
1 World Trade Center
New York, NY
199 US-Dollar / Monat199 US-Dollar / Monat399 $ / Monat
101 California Street
San Francisco, CA
149 $ / Monat149 $ / Monat299 $ / Monat
1717 Pennsylvania Ave
Washington, D.C
169 $ / Monat169 $ / Monat319 $ / Monat

Virtuelle Büroflächen helfen Ihrem Unternehmen, größer oder repräsentativer zu wirken, als es vielleicht noch ist, sowie die Flexibilität, es an einem anderen Ort zu errichten, während Sie an einem günstigeren Ort arbeiten. Virtual Office-Anbieter wie Servcorp bieten eine Reihe von Dienstleistungen an, vom Empfangen und Weiterleiten Ihrer E-Mails an professionelle Empfangsmitarbeiter, physische Büroräume, die Sie je nach Bedarf nutzen können, und Meeting-Hosting-Services.

Bei der Überprüfung der Dienste und Kosten verschiedener Anbieter bot Servcorp die größte Flexibilität, da keine langwierigen Vertragsvereinbarungen erforderlich sind. Sie umfassten auch den meisten Zugang zu privaten Büroräumen und Konferenzräumen, sowohl zu Hause als auch an anderen Orten innerhalb ihres Netzwerks.

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