Verwendung des neuen W-4-Formulars zur Berechnung der Mitarbeiterbeteiligung

Quellen Sie die richtige Höhe der Einkommenssteuer von den Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter ab? Das neue Steuergesetz hat Änderungen an der Methode vorgenommen, die Sie zur Berechnung der Quellensteuer verwenden müssen.

Das IRS hat das W-4-Formular für 2020 geändert und damit auch das Berechnungsverfahren für die Quellensteuer, das aufgrund der Streichung der persönlichen Befreiung im neuen Steuergesetz erforderlich ist.

Die neuen Quellensteuertabellen und das Formular W-4 beginnen im Jahr 2020. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Quellensteuern für Mitarbeiter für das Jahr 2019 berechnen. Verwenden Sie die neue W-4 oder die neue Berechnungsmethode erst ab dem 1. Januar 2020.

Was ist ein W-4-Formular? Mit welcher Version soll ich die Quellensteuer berechnen?

Das W-4-Formular wird für alle Neueinstellungen benötigt, um den Betrag zu bestimmen, der von den Gehältern des Mitarbeiters für jede Gehaltsperiode einbehalten werden soll. Der Mitarbeiter informiert Sie über den Steuerstatus, mögliche Abzüge und andere Faktoren und ermittelt anhand dessen den Quellenbetrag. Ein Mitarbeiter kann die Informationen zu seinem W-4 jederzeit und beliebig oft ändern, jedoch nur einmal pro Zahlungsperiode.

Ihr Unternehmen muss die neue Version 2020 des Formulars ab dem 1. Januar 2020 für neue Mitarbeiter und für Mitarbeiter verwenden, die nach diesem Datum Änderungen am Formular vornehmen möchten.

Sie müssen weiterhin die Informationen aus der alten W-4-Formularversion für vorhandene Mitarbeiter verwenden, die die alte (vor 2020) Version des Formulars unterzeichnet haben. Sie können bei allen derzeitigen Mitarbeitern ein neues Formular anfordern, das sie Ihnen jedoch nicht aushändigen müssen.

Mit diesem neuen Formular stehen Ihnen zwei verschiedene Versionen des Formulars W-4 zur Verfügung, die Sie für die Berechnung des Bundeseinkommensteuerabzugs von Gehaltsschecks von Mitarbeitern verwenden können.

Der Prozess unterscheidet sich für W-4-Formulare vor 2020 und für die neuen Formulare für 2020 und darüber hinaus.

Sie müssen für W-4-Formulare vor 2020 und 2020 nicht zwei verschiedene Systeme verwenden. Nach Angaben des IRS wird für beide Formularsätze derselbe Satz von Quellensteuertabellen verwendet.

Änderungen auf dem 2020 W-4-Formular

Das neue Formular trägt den Titel „Mitarbeiter-Quellenbescheinigung“. Das vorherige W-4-Formular ermöglichte es Mitarbeitern, Anpassungen pro Zahlungsperiode unter Verwendung von Quellenzulagen zu beantragen. Sie könnten die Kriterien für den Anmeldestatus (ledig / verheiratet usw.) und den Familienstand außer Kraft setzen, indem sie einen bestimmten Betrag angeben. Mitarbeiter können keine Zulagen verwenden (seit 2018 Steuererklärungen), da sie an die persönliche Befreiung gebunden waren, die auf Formular 1040 nicht mehr verwendet wird.

Der Anmeldestatus von „verheiratet“ und „ledig“ wurde in „ledig oder verheiratet, getrennt anmelden“, „verheiratet, gemeinsam anmelden“ oder „Haushaltsvorstand“ geändert.

Das neue Formular bietet Mitarbeitern auch mehr Möglichkeiten, einen genaueren Quellenbetrag zu erhalten, was für Sie als Arbeitgeber auch eine kompliziertere Berechnung bedeutet. Diese möglichen Optionen, die Sie in Ihre Quellenberechnungen einbeziehen müssen, sind:

  • Berücksichtigung eines zweiten Jobs bei der Berechnung der Quellensteuer. Sie können dies tun, indem Sie in Schritt 2 (c) ein Kästchen ankreuzen.
  • Bereinigung um abhängige Personen basierend auf dem Einkommen und der Anzahl der berechtigten Kinder und sonstigen abhängigen Personen
  • Zunehmende Quellensteuer für andere Einkünfte aus Quellen wie Zinsen, Dividenden und Ruhestand
  • Andere Abzüge als den Standardabzug nehmen
  • Hinzufügen eines zusätzlichen Quellenbetrags, der für jede Zahlungsperiode einbehalten werden soll

Eine neue IRS-Veröffentlichung 15-T für 2020 enthält Einzelheiten dazu, wie das Zurückhalten sowohl für die alten als auch für die neuen W-4-Formulare berechnet werden kann. Für das neue Formular muss der Mitarbeiter weitere Schritte zum Ausfüllen des Formulars ausführen.

Für die neue Berechnungsmethode wurden der Veröffentlichung 15-T neue Quellenkalkulationstabellen hinzugefügt. Publikation 15-T enthält diese fünf Tabellen:

Tabelle

MethodeW-4 datiertJahreslohn

1 (für automatisierte Abrechnungssysteme)

ProzentsatzBeliebige W-4Alle

2

Lohnklammer

2020 oder später

Bis zu 100.000 US-Dollar

3

Lohnklammer

Vor 2020

Bis zu 100.000 US-Dollar

4

Prozentsatz

2020 oder später

Alle

5

Prozentsatz

Vor 2020

Alle

Berechnen von Einbehaltungen mithilfe des 2020 W-4-Formulars

Um die Quellensteuer für einen Mitarbeiter zu berechnen, müssen Sie zunächst eine der obigen Tabellen auswählen. Hier ist ein Beispiel für Tabelle 2: Lohnklammermethode für manuelle Abrechnungssysteme mit Formularen W-4 ab 2020 oder später. Sie benötigen auch das W-4-Formular des Mitarbeiters. Dies ist eine allgemeine Übersicht über die Schritte:

  • Schritt 1: Verwenden Sie das Arbeitsblatt, um einen angepassten Lohnbetrag zu erhalten
  • Schritt 2: Verwenden Sie diesen angepassten Lohnbetrag mit der Tabelle, um einen vorläufigen Betrag für das Zurückhalten zu finden. Sie müssen den Zahlungsperiodentyp, den Anmeldestatus des Mitarbeiters und wissen, ob der Mitarbeiter das Kontrollkästchen in Schritt 2 von Formular W-4 aktiviert hat.
  • Schritt 3: Konto für Steuergutschriften aus Schritt 4 der W-4.
  • Schritt 4: Fügen Sie den Betrag in Schritt 3 zu allen zusätzlichen Beträgen aus Schritt 4 (c) des W-4 des Mitarbeiters hinzu. Dies ist der Betrag, der vom Lohn des Mitarbeiters für die aktuelle Lohnperiode einbehalten werden muss

Sie müssen bis zum 1. Januar 2020 bereit sein, das neue Berechnungsverfahren für die Quellensteuer für 2020 anzuwenden. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt von den neuen Berechnungen überfordert sind, ist es möglicherweise an der Zeit, die Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern oder einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsservice in Anspruch zu nehmen.

Diese Informationen sind eine allgemeine Übersicht. Der tatsächliche Prozess hängt von Ihrer Geschäftssituation und den individuellen Mitarbeiterinformationen auf dem W-4-Formular ab. Wenn Sie Mitarbeitern noch keine Informationen zu den Änderungen im Quellensteuerabzug gegeben haben, möchten Sie ihnen möglicherweise diese IRS-Veröffentlichung mit einem Link zu einem Quellensteuerabzugsschätzer geben.

Artikel Quellen

  1. Internal Revenue Service. "2020 Form W-4", abgerufen am 7. Oktober 2019.

  2. US Kongress. Öffentliches Recht 97. "SEK. 11041. Aussetzung des Vorsteuerabzugs für persönliche Ausnahmen", abgerufen am 7. Oktober 2019.

  3. Internal Revenue Service. "Thema Nr. 753 Formular W-4 - Zertifikat über die Einbehaltung der Mitarbeiterzulage", abgerufen am 7. Oktober 2019.

  4. Internal Revenue Service. "Häufig gestellte Fragen zum Entwurf 2020, Formular W-4", abgerufen am 7. Oktober 2019.

  5. IRS. FAQ's zum Draft 2020 Form W-4. "2. Was ist mit dem Einbehalten von Zertifikaten passiert?" Zugriff am 7. Oktober 2019.

  6. Internal Revenue Service. "Einbehaltungsbescheinigung des Mitarbeiters", abgerufen am 7. Oktober 2019.

  7. Internal Revenue Service. "Veröffentlichung 15-T. Federal Income Tax Withholding Methods", Seiten 4-18. Zugriff am 7. Oktober 2019.

  8. Internal Revenue Service. "Publikation 15-T", Seiten 6-9. Zugriff am 7. Oktober 2019.

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