Easy Home Business-Ablagesysteme

Selbst in dieser digitalen Welt ist es überraschend, wie viel Papier sich in einem privaten Unternehmen ansammeln kann. Darüber hinaus gibt es in einem Privatunternehmen so viel zu verfolgen, wie z. B. Ihre Finanzkonten, Marketingstrategien, Projekte, Kunden und vieles mehr. Es ist wichtig, Organisationssysteme frühzeitig in Ihrem Unternehmen zu entwickeln, um sicherzustellen, dass Sie das finden, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen.

Was Sie zum Speichern und Organisieren benötigen

Bis zu einem gewissen Grad hängen die Elemente, für die Sie ein Ablagesystem entwickeln müssen, stark von Ihrem Unternehmen ab. Wenn Sie beispielsweise ein materielles Produkt verkaufen, benötigen Sie etwas, das Ihren Lagerbestand erfasst. Im Folgenden finden Sie jedoch eine allgemeine Liste der Elemente, die Sie für Ihr Heimgeschäft benötigen:

  • Geschäfts- und Marketingpläne
  • Juristische Dokumente (d. H. LLC-Unterlagen, Geschäftslizenzen und Registrierungen von geistigem Eigentum, Verträge)
  • Kontakte (Fachleute, Kunden, Verkäufer, Dienstleister usw.)
  • Finanzinformationen (Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, Verbindlichkeiten / Forderungen)
  • Steuern
  • Geschäftsausgaben (Einnahmen)
  • Projekte

Zusammen mit dieser Liste möchten Sie Elemente hinzufügen, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind.

Systeme zur Organisation Ihres Home Business

Wahrscheinlich werden Sie eine Vielzahl von Methoden anwenden, um Ihre Papiere und andere wichtige Informationen zu speichern und zu handhaben. Der Schlüsselfaktor ist die Wahl einer Methode, die für Sie am besten geeignet ist. Jeder hat eine andere Art zu denken und zu organisieren. Für manche Menschen ist es beispielsweise sinnvoller, Dateien alphabetisch zu organisieren, für andere hingegen ist es einfacher, nach Datum zu organisieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was für Sie am besten funktioniert, probieren Sie eines aus, und wenn Sie Probleme haben, es zu warten, nehmen Sie ein anderes System an. Es gibt drei Möglichkeiten, um Ihre Dateien und Informationen zu organisieren:

Einfaches Binder-Ablagesystem

Für kleine Unternehmen, die nicht zu viel Papierkram erzeugen, ist das Bindersystem eine gute Wahl. Es ist auch ideal für Menschen, die alles an einem Ort haben möchten oder deren Informationen mobil sein müssen. Das Bindersystem verwendet einen großen Drei-Ring-Binder, Schutzfolien und Abschnittsunterteiler.

Verwenden Sie die Abschnittsunterteilungen, um Ihre Geschäftskategorien wie ausstehende Bestellungen, abgeschlossene Bestellungen, Masterkopien verschiedener Formulare usw. zu organisieren. Von dort aus werden Sie beginnen, die Dateien in den Schutzblättern zu sammeln. Sobald der Binder voll ist - am Ende der Woche, des Monats oder der drei Monate - ist es Zeit, ihn zu entfernen. Sie übertragen einfach Kundenauftragsdateien und andere historische Aufzeichnungen in ein traditionelles Ablagesystem, das die Organisation Ihres Ordners genau widerspiegelt.

Traditionelles Ablagesystem

Die traditionellen Ablagesysteme verwenden einen Aktenschrank, Hängeregister und Manila-Ordner. Nahezu jedes Unternehmen wird diese Art der Ablage letztendlich benötigen, wenn sein Geschäft wächst. Mit der Zeit entsteht einfach zu viel Papierkram, um keinen zu haben. Und da Steuerunterlagen sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen, benötigen Sie einen Speicherort für alle diese Unterlagen. Herkömmliche Ablagesysteme eignen sich ideal für Artikel, die aufbewahrt werden müssen, auf die jedoch nicht regelmäßig zugegriffen werden kann, z. B. Steuern und Geschäftslizenzen des Vorjahres. Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihr traditionelles Ablagesystem erfolgreich in Betrieb nehmen können:

  • Überlegen Sie, welchen Systemtyp Sie tatsächlich verwenden werden. Sie können verrückt werden, wenn Sie coole Büromaterialien kaufen und das aufwändigste und farbenfrohste Ablagesystem der Welt entwickeln. Wenn es jedoch nicht zu Ihrem Arbeitsstil passt, ist es eine Verschwendung von Zeit und Geld für die Einrichtung.
  • Erstellen Sie ein System zur Verwaltung Ihres Papiers, das die geringste Anzahl von "Berührungen" zulässt. Sie möchten vermeiden, Papierstapel aufzubauen und jedes Stück mehrmals zu bearbeiten. Treffen Sie stattdessen Entscheidungen darüber, wo ein Stück Papier beim ersten Berühren abgelegt werden muss.
  • Nehmen Sie sich Zeit für die Einreichung. Es ist leicht, diese Aufgabe wie die Pest zu umgehen, aber sie ist erforderlich und hilft Ihrem Unternehmen, viel reibungsloser zu laufen. Vor allem Quittungen und andere Gegenstände, die zum Steuerzeitpunkt verwendet werden, erleichtern die Einreichung Ihrer Steuern erheblich.

Elektronisches Ablagesystem

Die digitale Welt hat die Notwendigkeit der Speicherung von Papier noch nicht vollständig beseitigt, die Speicherung von Informationen jedoch erheblich vereinfacht. Digitale Systeme können Rechnungen erstellen, senden und verwalten, und sie können die Finanzen Ihres Heimgeschäfts nachverfolgen und dann zur elektronischen Einreichung in eine Steuersoftware importiert werden. Sie können Belege scannen und in einer Datei auf Ihrem Computer speichern (obwohl Sie wahrscheinlich auch die Papierversion behalten sollten). Elektronische Systeme können Ihre Kunden-, Kunden- und Interessenteninformationen in einem Kundenbeziehungsverwaltungssystem für einfachen Zugriff, E-Mail-Versand, Rechnungsstellung und mehr speichern. Mit Online-Systemen können Sie Ihre Ideen speichern, Projekte verwalten, Informationen organisieren oder Nachforschungen anstellen.

Aber wie bei Papierdateisystemen muss Ihr digitales Ablagesystem über eine Organisationsstruktur verfügen, die Ordner und Dateien verwendet, die auf Ihrem Computer oder in der Cloud gespeichert sind. Verwenden Sie für die einfachste Verwaltung in Ihrem digitalen System dieselbe Struktur und dieselben Dateinamen wie in Ihrem Papiersystem. Um Ihre digitalen Dateien zu schützen, sichern Sie sie auf einer separaten Festplatte oder auf einem Online-Speichersystem.

Eine Kombination von Allem

Möglicherweise müssen Sie mehr als ein System verwenden, um alle Daten und Materialien zu verwalten, die Sie in Ihrem Unternehmen speichern müssen. Zuerst müssen Sie entscheiden, was für Sie am besten funktioniert, und es dann implementieren. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über ein Bindersystem, mit dem Sie die tägliche Verwaltung Ihres Unternehmens organisieren können, z. B. Ihren Zeitplan, Ihr Marketing und Kopien Ihrer Formulare.

Ihr traditionelles System kann alle Ihre langfristigen Dokumente wie Steuern, Genehmigungen und Geschäftslizenzen aus früheren Jahren sowie Registrierungen von geistigem Eigentum enthalten. Sie können ein digitales System verwenden, um Ihre Ideen wie Evernote zu speichern und Projekte zu verfolgen.

Auf der anderen Seite möchten Sie möglicherweise so digital wie möglich sein, indem Sie eine Online-Aufgabenliste und einen Online-Kalender verwenden, alle Belege auf Ihrem Computer scannen und Software oder Onlinedienste für alle anderen betriebswirtschaftlichen Anforderungen verwenden. Trotzdem möchten Sie immer noch ein System, das das erzeugte Papier verwaltet. Der Schlüssel ist, das System zu finden, bei dem Sie sich leicht zurechtfinden und die Informationen zu finden, die Sie benötigen, wenn Sie sie benötigen.

Schau das Video: Unser Ablagesystem im Home-Office und warum Ihr Bedienungsanleitungen wegschmeißen könnt (November 2019).

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