Aufzeichnungen, die Vermieter für Steuern aufbewahren sollten

Einer der großen Vorteile eines Vermieters sind die Steuerermäßigungen, die Sie in Anspruch nehmen können. Diese Abzüge können jedoch kompliziert sein. Daher ist es wichtig, dass Sie das ganze Jahr über detaillierte Aufzeichnungen über alle wichtigen Dokumente, Einnahmen und Ausgaben führen. Durch die Organisation und Aufbewahrung der richtigen Dokumente können Sie Ihre Abzüge maximieren und Stress reduzieren.

Vier Gründe, um Aufzeichnungen zu führen

  1. Dadurch wird es viel einfacher, Ihre Steuern einzureichen.
  2. Wenn Sie alles aufzeichnen, können Sie keine Abzüge mehr verpassen, wodurch Sie Geld sparen.
  3. Es wird Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Sie genaue Ansprüche einreichen. Anstatt zu raten: "Ich glaube, ich habe dem Auftragnehmer 1.000 US-Dollar gezahlt", indem Sie schnell eine Tabelle aufrufen, werden Sie wissen, dass Sie ihm am 17. Juli 850 US-Dollar gezahlt haben.
  4. Für den Fall, dass Sie geprüft werden oder das IRS Fragen zu Artikeln in Ihrer Steuererklärung hat, haben Sie den Nachweis, Ihren Anspruch zu belegen. Wenn Sie diese Dokumentation nicht haben, müssen Sie Zeit und Geld aufwenden, um den Beweis zu finden. Schlimmer noch, wenn Sie nicht in der Lage sind, eine Quittung zu erstellen, wird Ihre Forderung nicht anerkannt, und Sie müssen möglicherweise sogar zusätzliche Steuern und Strafen zahlen.

Welche Aufzeichnungen sollten Sie nachverfolgen?

Die kurze Antwort ist, dass Sie alles im Auge behalten sollten. Das IRS ist bekannt für die Prüfung kleiner Unternehmen, insbesondere solcher, die in aufeinanderfolgenden Jahren Verluste aufweisen. Darüber hinaus verstehen viele IRS-Agenten die Steuernuancen, die für Immobilieninvestoren gelten, nicht und stellen Ihre Anmeldung daher mit größerer Wahrscheinlichkeit in Frage. Sie müssen einen Nachweis haben, wenn das IRS einen Ihrer Artikel in Frage stellt, oder sogar im Geschäftsalltag, wenn jemand versucht, eine Zahlung in Frage zu stellen.

Die beiden Arten von Aufzeichnungen, die Sie führen müssen, sind permanente Aufzeichnungen und Kurzzeitaufzeichnungen.

Permanente Aufzeichnungen

Was sind einige Beispiele für dauerhafte Aufzeichnungen? Dies sind Dokumente, die Sie auf unbestimmte Zeit aufbewahren möchten und die für Sie über das laufende Steuerjahr hinaus relevant und wertvoll sind, z.

  • Alle Mietverträge
  • Jede Art von Rechtsdokumenten - Geldbußen, Kontrollberichte, Gerichtsverhandlungen
  • Jede Art von Erlaubnis, die Sie auf dem Grundstück erhalten haben
  • Alles, was Sie abschreiben würden, wie Eigentum oder Verbesserungen
  • Wenn Sie Ihr Unternehmen als LLC, LP, S Corporation oder anderes Unternehmen eingetragen haben, möchten Sie alle diesbezüglichen Aufzeichnungen führen
  • Versicherungspolicen
  • Leihunterlagen wie Hypotheken
  • Steuern der letzten Jahre
  • Eigentumsrecht / Urkunde

Kurzfristige Aufzeichnungen

Sie sollten alle Dokumente, die Sie für wichtig halten, mindestens fünf Jahre lang aufbewahren, damit Sie Ihre Steuern geltend machen können. Wie lange Sie sie danach aufbewahren, hängt von Ihrem Komfortniveau ab. Dies wird Ihnen helfen, falls Sie jemals auditiert oder verklagt werden.

Einige Beispiele für kurzfristige Aufzeichnungen sind alles, was für das jeweilige Steuerjahr als Ertrag oder Aufwand gilt, wie z.

  • Werbekosten für Ihr Unternehmen oder Ihre Immobilie
  • Unterhaltungskosten wie Abendessen oder Mittagessen für aktuelle oder potenzielle Kunden
  • Hypothekenzinsen und Kreditkarten für geschäftliche Zwecke
  • Anwalts- / Berufshonorare für Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Versicherungsvertreter und Makler
  • Bürokosten wie Internetzugang, zweite Telefonleitung für geschäftliche Zwecke, Bürobedarf, Abzug für das Heimbüro, wenn Sie ein Heimbüro haben, das ausschließlich für geschäftliche Zwecke verwendet wird
  • Miete erhalten
  • Reparaturen durchgeführt
  • Erhaltene Kaution: Wenn der Mietvertrag eines Mieters endet, wenn Sie einen Teil der Kaution behalten, müssen Sie diese als Einkommen verbuchen. Wenn Sie einen Teil davon behalten, um für Reparaturen zu bezahlen, wird das Geld, das Sie für die Reparatur ausgeben, als Aufwand betrachtet, den Sie von Ihren Steuern abziehen können
  • Reisekosten für Unternehmen, z. B. Meilen für Mietaktivitäten
  • Nebenkosten bezahlt
  • Löhne, die an Angestellte oder unabhängige Unternehmer gezahlt werden

Wie sollten Sie Ihre Aufzeichnungen nachverfolgen?

Sie sollten eine digitale Kopie (Computer) und eine gedruckte Kopie (Papier) aller Ihrer Aufzeichnungen aufbewahren.

Digitale Kopie

Sie sollten eine Tabelle oder ein Programm wie Quicken Rental Property Manager verwenden, um Ihre Einnahmen und Ausgaben im Auge zu behalten. Sie sollten dies tun, sobald die Einnahmen oder Ausgaben anfallen. Sie möchten so viele detaillierte Informationen wie möglich einfügen:

  • Datum
  • Zeit
  • Wem es bezahlt wurde oder wer Sie bezahlt hat
  • Art der Einnahmen oder Ausgaben
  • Menge
  • Sie können sogar angeben, wie bezahlt oder angefallen wurde (Bargeld, Schecknummer, Kreditkarte, Zahlungsanweisung usw.).

Der Detaillierungsgrad hängt von der von Ihnen verwendeten oder erstellten Software ab. Einige Programme werden direkt mit Ihren Bankkonten verknüpft und erfassen Ihre Einnahmen und Ausgaben für Sie.

Selbst wenn Sie sich für ein kostengünstigeres Programm entscheiden oder Ihre Unterlagen in persönlichen Tabellen aufbewahren, sollten Sie für jede Immobilie, für jede Art von Ausgaben und für verschiedene Einkommensarten separate Aufzeichnungen erstellen. Es geht darum, so viele Informationen wie möglich zum Zeitpunkt der Transaktion aufzuzeichnen, damit Sie in Zukunft problemlos Finanzberichte erstellen können.

Sie sollten sie immer auf einer CD, auf einer externen Festplatte, in einer Cloud und sogar mit einer Papierkopie sichern. Sie sollten am Ende jedes Monats und / oder am Ende des Jahres ausgedruckt werden.

Hardcopy

Sie sollten sicherstellen, dass Sie eine Kopie Ihrer wichtigsten Dokumente in Papierform haben. Wenn möglich, sollten Sie sie in einer Art feuerhemmendem Ablagesystem oder einem Safe aufbewahren. Wenn Sie nicht in der Lage sind, eine Datei zu finden, die groß genug für alle Ihre Dateien ist, möchten Sie die wichtigsten beibehalten, z. B. die Titel der Eigenschaft in diesem Feld. Kategorisieren Sie alles nach Jahr und sortieren Sie die Dateien dann alphabetisch, damit sie leicht zu finden sind.

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