Die 8 besten Belegscanner und -verfolger von 2019

Behalten Sie genau im Auge, was Sie ausgeben, und erhalten Sie eine Rückerstattung

Wenn es um die Aufbewahrung von Aufzeichnungen geht, kann die Verfolgung eines Quittungsstapels schwierig werden, insbesondere, wenn Sie häufig geschäftlich unterwegs sind und diese für die Kostenverfolgung organisieren müssen, oder wenn Sie ein eigenes Unternehmen führen und alle Abschreibungen vornehmen möchten, die Ihr Unternehmen verdient.

Die Verwendung eines Belegscanners und -verfolgers kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Nachverfolgung und Organisation von Ausgaben erheblich verringern und den Wirbel um in Ihrem Raum herumschwebende Papiere und Belege zähmen.

Die besten Belegscanner lesen Ihre Belege und extrahieren automatisch wichtige Informationen wie Datum, Händler, ausgegebener Betrag und Zahlungsmethode. Die Möglichkeit, von mehreren Standorten aus auf Ihre Belege zuzugreifen und unterwegs Spesenabrechnungen zu erstellen, ist ebenfalls von Vorteil. Wenn Sie nach einem herkömmlichen Scanner suchen, mit dem Sie Ihre Belege im Auge behalten können, sollten Sie sich einige der besten Belegscanner und -verfolger ansehen, die heute verwendet werden.

01 Best Overall: Aufwenden

Mit freundlicher Genehmigung von Expensify

Nach dem Start im Jahr 2008 hat Expensify mehr als fünf Millionen Benutzer weltweit gesammelt und ist damit eine der bekanntesten Apps zur Empfangsverfolgung. Expensify kann Belege an Ihren Manager senden, Belege von Kunden einholen und Ihre persönlichen Ausgaben nachverfolgen.

Nachdem Sie mit Ihrem Smartphone ein Foto von Ihrer Quittung aufgenommen haben, liest die SmartScan-Funktion automatisch alle wichtigen Details. Sie können jeder Quittung eine Kategorie hinzufügen und dann die Ausgaben für die Spesenabrechnung kennzeichnen und gruppieren.

Neben der Nachverfolgung von Ausgaben umfasst die App auch die Nachverfolgung von Laufleistung und Zeit. Als Manager, der Spesenabrechnungen von Mitarbeitern erhält, können Sie Spesenabrechnungen genehmigen oder ablehnen. Genehmigte Spesenabrechnungen können über eine direkte Einzahlung am nächsten Tag erstattet werden.

Möglicher Nachteil: Die Funktion zum Scannen von Quittungen ist nicht immer zu 100 Prozent genau. Überprüfen Sie die Ergebnisse daher noch einmal auf ihre Richtigkeit.

02 Best for Tax Time: Schuhkartoniert

Mit freundlicher Genehmigung von Shoeboxed

Verwenden Sie die Shoeboxed-App, um Belege zu scannen und Kilometerstände zu verfolgen. Die App extrahiert die wichtigsten Informationen aus dem Beleg: den Händler, die Zahlungsmethode, den Gesamtbetrag und das Kaufdatum.

Was Shoeboxed im Vergleich zu den anderen Belegverfolgern für die Steuererklärung besonders macht, ist, dass Sie angeben können, ob jede Ausgabe abziehbar ist. Wenn es Steuerzeit ist, können Sie leicht abzugsfähige Ausgaben und Einnahmen für Ihren Steuerberater exportieren.

Mit Shoeboxed können Sie auch Ausgaben als erstattungsfähig markieren, damit Ihre Arbeitgeber sie problemlos nachverfolgen können. Importieren Sie automatisch Belege aus Google Mail. Erstellen Sie Spesenabrechnungen in der App und senden Sie sie direkt von Ihrem Telefon aus, ohne sie auf Ihren Computer exportieren oder ausdrucken zu müssen.

Mit der GPS-Funktion Ihres Smartphones können Sie die zurückgelegten Kilometer auf einfache Weise verfolgen. Bei Bedarf können Sie Ausgaben in eine Vielzahl von Buchhaltungssoftware exportieren, einschließlich QuickBooks, Outright, Wave Accounting und Excel.

Möglicher Nachteil: Wenn Sie Objekte aus anderen Gründen als zum Speichern von Belegen scannen, können Sie sie nur als PDF speichern, und es stehen nur sehr wenige andere Optionen zur Verfügung.

03 Am besten für das Teilen und Zusammenarbeiten: Ordentlich

Mit freundlicher Genehmigung von Neat

Neat ist ein vollständiges Ablagesystem mit einem physischen Scanner, einer Scan-App für Ihr Smartphone und einem Online-Kontozugriff. Die App greift auf die Kamera Ihres Smartphones zu, um Belege zu scannen, und extrahiert dann die wichtigsten Informationen. So sparen Sie Zeit und Mühe, diese Details separat einzugeben.

Wenn Sie einer anderen Person Zugriff auf Ihre Belege gewähren möchten, z. B. Ihrem Manager oder Geschäftspartner, können Sie Ihre Belege und Ausgaben für erforderliche Parteien freigeben, indem Sie nur den Ansichtszugriff auf bestimmte Ordner gewähren. Das System kann sogar Kommentare zu jeder Kostenposition speichern.

Sie können auch PDFs, Bilder und elektronische Belege von Ihrem Computer hochladen und diese direkt zusammen mit den Belegen ablegen, die Sie von Ihrem Smartphone gescannt haben. Synchronisieren Sie Ihre Daten geräteübergreifend, damit Sie von überall aus auf Ihre Dateien zugreifen können. Mit den Daten aus Ihren Belegen können Sie schnell und einfach Spesenabrechnungen auf Ihrem Smartphone oder Tablet erstellen. Diese enthalten eine Zusammenfassung Ihrer Ausgaben und eine detaillierte Liste Ihrer Ausgaben.

Möglicher Nachteil: Ordentlich ist nicht die kostengünstigste Option, obwohl sie drei Zahlungsplanebenen bietet.

04 Beste Premium-App: Smart Receipts Plus

Mit freundlicher Genehmigung von Smart Receipts Plus

Smart Receipts eignen sich hervorragend für Unternehmen und Reiseberater, die ihre Ausgaben nachverfolgen müssen, sind jedoch auch flexibel genug, um ihre persönlichen Ausgaben nachzuverfolgen. Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, ist es schwierig, Zeit zu finden, um alle Ihre Belege im Auge zu behalten, und es ist zeitaufwändig, die Belege zu organisieren, sobald Sie von Reisen zurückkehren. Smart Receipts wurde unter Berücksichtigung dieser Probleme entwickelt.

Mit der App können Belege gescannt und zusammen mit verschiedenen Arten von Kontodaten wie Datumsangaben, Kommentaren und Zahlungsdaten gespeichert werden. Sobald Sie Ihre Belege gespeichert haben, können Sie benutzerdefinierte PDF-Berichte erstellen, die für jeden Beleg eine Collage aus Belegbildern und eigenen Kategorien enthalten.

Mit Smart Receipts können Sie Ihre Ausgaben auch in verschiedenen Formaten exportieren: PDF, CSV und ZIP. Unternehmen können die App sogar als eigene Kostenverfolgungs-App kennzeichnen. Einzelpersonen können eine kostenlose Version der App aus dem App Store herunterladen und dann innerhalb der App auf die Premium-Version aktualisieren. Die kostenpflichtige Version ist werbefrei, bietet automatische Cloud-Backups und ermöglicht die Anpassung der Fußzeile für Spesenabrechnungen.

Möglicher Nachteil: Diese App verfügt über kein Cloud-Backup für ihre Daten. Sie müssen sich daher zum Schutz auf die App verlassen und sich selbst Berichte per E-Mail zusenden.

05 Das Beste für kleine Unternehmen: Quittungen von Wave

Mit freundlicher Genehmigung von Wave

Receipts by Wave ist eine großartige App zur Belegverfolgung für Kleinunternehmer und Freiberufler, die mit Belegen, Rechnungen und Rechnungen Schritt halten müssen. Für die App muss außerdem die kostenlose Buchhaltungssoftware von Wave verwendet werden, die zusätzliche Funktionen für die Kostenverfolgung und Berichterstellung bietet.

Verwenden Sie die App, um Bilder Ihrer Quittungen aufzunehmen, und verwenden Sie dann die optische Zeichenerkennungstechnologie, um wichtige Details wie Händler, Zahlungsmethode und Gesamtsumme aus der Quittung zu ziehen. Die Belegdetails und das Bild werden in Ihr Wave-Konto importiert. Sie können auch Belege von anderen Standorten hochladen, einschließlich Google Drive, Dropbox und Skydrive.

Die Belege werden in der Cloud gespeichert, sodass Sie jederzeit von Ihrem Smartphone oder Computer aus darauf zugreifen können. Empfangserfassungsfunktionen sind sowohl online als auch offline verfügbar. Wenn Sie eine Quittung speichern, während Sie offline sind, wird diese in Ihrem Wave-Konto aktualisiert, sobald Ihr Gerät wieder mit dem Internet verbunden ist. Sie können auch alle E-Mail-Belege weiterleiten, um sie auch in Ihr Konto aufzunehmen.

Möglicher Nachteil: Sie können Dokumente nur online hochladen, daher müssen Sie möglicherweise Ihre Belege speichern und stapelweise eingeben, wenn Ihre Verbindung nicht einwandfrei funktioniert.

06 Das Beste für die Privatsphäre: Veryfi

Mit freundlicher Genehmigung von Veryfi

Vermeiden Sie die manuelle Eingabe Ihrer Belege, indem Sie mit Veryfi Belege scannen, unabhängig davon, ob Ihr Gerät online oder offline ist. Die App verarbeitet Belege in weniger als 10 Minuten. Ordnen Sie Ihre Belege so an, dass sie für die Steuerzeit leichter zugänglich sind. Veryfi geht mit seiner Datenschutzkonformität nach HIPAA und GDPR einen Schritt weiter als andere Apps zur Belegverfolgung.

Erstellen Sie Berichte und exportieren Sie Berichte sowohl im PDF- als auch im Excel-Format, um sie offline zu verfolgen und zu überprüfen. Sie können die App auch mit mehreren anderen Speicher-, Produktivitäts-, Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungs-Apps synchronisieren, um sie leistungsfähiger zu machen.

Quickbooks, Dropbox, Xero, Slack, Google Drive und Office 365 sind nur einige der möglichen Integrationen. Um die Verwaltung Ihrer Belege von mehreren Standorten aus zu vereinfachen, können Sie auch über die Web-App auf Ihr Konto zugreifen, und zwar mit demselben Benutzernamen und demselben Kennwort, die Sie für Ihre Smartphone-App verwenden.

Bester tragbarer Belegscanner: Brother Mobile Color Page Scanner DS-620: www.amazon.com/Brother-DS-620-Lightweight-Compatible-BR-Receipts/dp/B00EKWE55K

Wenn Sie den herkömmlichen Weg zum Scannen von Belegen einschlagen möchten, ist der Brother Mobile Color Page Scanner eine der besten Optionen. Mit einem Gewicht von weniger als einem Pfund ist der Scanner leicht und kompakt, sodass er problemlos in einer Aktentasche oder Tragetasche verstaut werden kann. Mit dem Scanner können Sie Bilder von Belegen, Rechnungen und Rechnungen sowie von Dokumenten, Fotos und Visitenkarten erfassen. Und wenn Sie qualitativ hochwertige Scans benötigen, kann der Brother DS-620 eine Auflösung von bis zu 1200 x 1200 dpi scannen.

Der Scanner wird über USB mit Strom versorgt, sodass Sie keinen Zugang zu einer Wandsteckdose benötigen. Er funktioniert unter Windows, Mac und Linux. Mit der im Lieferumfang des Scanners enthaltenen Scan-Software können Sie Belege an verschiedenen Orten scannen - auf Ihrem lokalen Gerät, in einem freigegebenen Ordner, per E-Mail oder auf einem Drucker. Nachdem Sie Ihre Belege auf Ihrem Computer oder Ordner gescannt haben, müssen Sie Ihre Belege manuell oder mit einer separaten Belegverfolgungssoftware organisieren.

Bester tragbarer Belegscanner, Zweiter: Epson Workforce DS-30-Dokumentenscanner: www.amazon.com/Epson-WorkForce-Portable-Document-Scanner/dp/B0074ZN27C

Mit dem tragbaren Dokumentenscanner Epson Workforce DS-30 können Sie eine Vielzahl von Dokumenten mit einer Größe von 8,5 x 14 Zoll scannen. Die automatische Größenerkennung erkennt, wenn Sie kleinere Dokumente wie Quittungen scannen. Zusätzliche Scanfunktionen umfassen eine Textverbesserung und eine verbesserte OCR-Genauigkeit. Der Scanner ist leicht, portabel und wird über USB mit Strom versorgt.

Schließen Sie einfach Ihren Windows- oder Mac-Computer an und Sie verfügen über Strom- und Scanfunktionen. Mit der OCR-Funktion können Sie bearbeitbaren Text und durchsuchbare PDF-Dateien mit gescannten Belegen erstellen. Sie können gescannte Dokumente auf Ihren Computer laden oder in die Cloud hochladen, wo Sie über eine Internetverbindung auf sie zugreifen können.

Schau das Video: BEST 8: Fingerprint Readers 2019 (November 2019).

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