Der ultimative Leitfaden für neue Mitarbeiterformulare [+ kostenlose Vorlagen]

Bei den neuen Mitarbeiterformularen handelt es sich um elektronische oder Papierdokumente, in denen Informationen zu Neueinstellungen erfasst werden, z. B. Adresse, Steuerbefreiung und Arbeitsberechtigung. Neue Einstellungsformulare wie W-4s, I-9s und Stellenbewerbungen stellen sicher, dass Ihr Unternehmen die Arbeitsgesetze einhält, und erleichtern Ihnen die Verwaltung von Terminplanung, Kommunikation und Gehaltsabrechnung.

Verwenden Sie die Lohnabrechnungssoftware Gusto, um Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Erstellung neuer Einstellungsformulare zu erleichtern. Gusto dient als All-in-One-System für die Personal- und Personalabrechnung und stellt Mitarbeitern, die elektronisch unterschrieben werden sollen, neue Einstellungsdokumente wie I-9- und W-2-Formulare zur Verfügung - dies ist Teil ihres Onboarding-Prozesses. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Sie die neuen Mietformulare, die Sie benötigen, online abholen. Testen Sie es 30 Tage lang kostenlos.

Haftungsausschluss: Wir bieten nur allgemeine Informationen und Musterformulare an. Bitte konsultieren Sie Ihren Rechtsanwalt, bevor Sie Ihre neuen Mitarbeiterformulare abschließen.

Arten neuer Mitarbeiterformulare

Neue Einstellungsformulare sind ein Mittel, um Mitarbeiterinformationen zu sammeln. Gesetzlich sind nur wenige neue Mitarbeiterformulare wie I-9 und W-4 erforderlich. Wir werden diese zuerst behandeln. Formulare wie das I-9 und das W-4 werden als Compliance-Formulare betrachtet, da sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Daten einhält, die von Bundes- und manchmal auch von Bundesstaaten und Kommunen angefordert werden. In den meisten Fällen können Compliance-Formulare kostenlos online abgerufen werden. Der Rest dieser neuen Mietformulare kann je nach Unternehmensgröße oder Branche erforderlich sein. Viele sind optional.

Hier ist eine Zusammenfassung der vier grundlegenden Arten von neuen Einstellungsformen:

  • Beachtung: Erforderliche Formulare für Arbeitsrecht und Steuereinhaltung wie I-9 und W-4
  • Beste Übung: Formulare, die Ihnen das Leben erleichtern und die Arbeit und Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter erleichtern
  • Unternehmensspezifisch: Formulare, die je nach Unternehmensgröße und Branche benötigt werden
  • Mitarbeitererfahrung: Formulare, die Ihr Unternehmen zu einem großartigen Arbeitsplatz machen

Compliance-Formulare

Compliance-Formulare sind Dokumente, die Sie im Falle einer Prüfung möglicherweise an eine staatliche Behörde senden oder vorzeigen müssen. Sie lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen: die von der IRS geforderten, die von der United States Citizenship and Immigration Service (USCIS) geforderten und die zur Unterstützung der Arbeitsgesetze erforderlichen. Beispiele beinhalten:

  • IRS-Formulare für staatliche und bundesstaatliche Steuereinbehalte wie W-4 und W-9
  • Arbeitsberechtigungsformular wie I-9
  • Staatsspezifische Angaben und Berichterstattung über Neueinstellungen

Compliance-Formulare finden Sie auf Regierungsseiten wie IRS.gov. Darüber hinaus bieten viele Staaten eine Arbeitgeber-Website an, die alle erforderlichen Compliance-Formulare enthält, wenn Sie Arbeitnehmer in diesem Bundesstaat beschäftigen. Es wird jedoch kompliziert, wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Staaten mit unterschiedlichen Anforderungen haben. Zum Beispiel haben einige Staaten ihre eigenen Steuereinbehaltsformulare, die sich vom W-4 unterscheiden. In den meisten Fällen kann Ihnen Ihr Abrechnungsdienstleister die in diesen Zuständen benötigten Formulare zur Verfügung stellen.

Wenn Sie nicht über einen Personalabrechnungsdienst verfügen, können Sie die folgenden neuen Mitarbeiterformulare finden und diese unter Verwendung der folgenden Links für Ihren neuen Mitarbeiter selbst zusammenstellen:

W-4

Das W-4 ist das Formular zur Quellensteuer auf Bundesebene, das Ihnen angibt, wie viel Sie von den Gehaltsabrechnungen eines Mitarbeiters einbehalten müssen. Mitarbeiter müssen dieses Formular vor der ersten Abrechnung ausfüllen. Hier finden Sie weitere Informationen zum Sammeln und Ausfüllen eines W-4-Formulars.

I-9

Das I-9-Formular ist das Bundesidentitätsnachweis (Beschäftigungsnachweis), den Mitarbeiter gemäß dem US-amerikanischen Heimatschutzministerium auszufüllen haben. Am dritten Arbeitstag des Mitarbeiters muss er oder sie Unterlagen vorlegen, aus denen hervorgeht, dass er legal in den USA arbeiten kann. In den meisten Fällen können ein Führerschein und eine Sozialversicherungskarte oder ein US-Pass als Dokumentation vorgelegt werden. Hier finden Sie Anweisungen zur Erlangung der I-9-Überprüfung bis zum Abgabetermin mit Beispielen für gültige Ausweisformen.

W-9

Dies ist das Bundessteuerformular für selbständige Vertragsbedienstete, das dem W-4 ähnelt, das die Mitarbeiter ausfüllen. Es wird verwendet, um Steuerinformationen über Arbeitnehmer, die keine Arbeitnehmer sind, zu sammeln, die in einem Jahr Zahlungen in Höhe von 600 USD oder mehr erhalten. Hier finden Sie Anweisungen und Erläuterungen zur Verwendung eines W-9.

Staatliche Quellensteuerformulare

Ähnlich wie bei der bundesstaatlichen W-4 sammeln viele Staaten Daten zu einem staatlichen Steuerbefreiungsformular, das als W-4 bezeichnet werden kann oder einen anderen Namen haben kann (beispielsweise heißt es in Massachusetts ein M-4-Formular; in Kentucky ist das der Fall.) ein K-4-Formular). Andere Bundesstaaten setzen auf die Bundesform W-4 und einige - wie Alaska - erheben keine staatlichen Steuern. Prüfen Sie, in welchem ​​Bundesland Sie welches Formular verwenden möchten.

Zustand New Hire Reporting

Dies ist ein Formular, das Sie ausfüllen und an den Staat senden, um zu dokumentieren, dass Sie einen neuen Mitarbeiter eingestellt haben, und es wird für statistische Daten und Unterstützung für Kinder verwendet. Die meisten Staaten verlangen, dass die Informationen innerhalb von 20 Tagen nach Einstellung eines neuen Teammitglieds dem Staat zur Verfügung gestellt werden. Weitere Informationen zu den Anforderungen Ihres Staates finden Sie hier.

Wenn Sie eine HR-Software verwenden oder mit einer Professional Employer Organization (PEO) zusammenarbeiten, erfolgt diese Berichterstattung wahrscheinlich automatisch über die Software.

Ein PEO wie Justworks stellt Mitarbeitern online Formulare zur Verfügung.

Sobald Mitarbeiter eingestellt und ein Einkommen erzielt haben, müssen Sie jedes Jahr zwei weitere Formulare ausfüllen - W-2 und 1099-MISC - je nach Beschäftigungsstatus. Die meisten Anbieter von Gehaltsabrechnungen wie Gusto stellen diese Jahresendformulare für Sie und Ihre Mitarbeiter kostenlos zur Verfügung, obwohl einige Anbieter von Gehaltsabrechnungen Ihnen möglicherweise zusätzliche Kosten für die Verarbeitung dieser Kosten berechnen.

  • W-2-Formular: Bundessteuerformular für Arbeitnehmer, das zur Meldung von Einkommen und Steuerabzug verwendet wird; Lesen Sie hier, um mehr darüber zu erfahren, wann Sie einen W-2 verwenden
  • 1099-MISC-Formular: Bundessteuerformular für Vertragsarbeiter, die mehr als 600 US-Dollar pro Jahr verdienen

Lohnbuchhalter wie Gusto können in Ihrem Namen die Lohnsteuerdokumente zum Jahresende einreichen.

Für die Liste der neuen Einstellungsmitteilungen Ihres Bundesstaates, für neue Einstellungsberichterstattungsbestimmungen, für die Arbeitsgesetze des Bundesstaats und der Länder sowie für landesspezifische Steuerformulare empfehlen wir Ihnen, die Website der Steuerbehörde Ihres Landes zu besuchen. Wenn Sie Ihre erste Abrechnung durchführen möchten, empfehlen wir Ihnen, den Abrechnungsprozess hinsichtlich dessen, was passiert und wann es geschieht, zu lesen.

Wenn Sie einen Personalabrechnungsdienstleister wie Gusto wählen oder mit einem PEO wie Justworks zusammenarbeiten, wird sichergestellt, dass die neue Einstellung die W-4-Formulare der Bundes- und Bundesstaaten sowie W-9-Auftragnehmerformulare sowie ein I-9-Formular ausfüllt. Darüber hinaus enthält es auch landesspezifische Informationen zu Neueinstellungen und stellt Berichte zu Neueinstellungen für Neueinstellungen bereit, um sicherzustellen, dass die Einstellungspraktiken Ihres Unternehmens eingehalten werden.

Besuchen Sie Gusto

Die nächste Kategorie von Formularen ist optional. Wir empfehlen Ihnen jedoch dringend, alle als obligatorisch und als bewährte Methode als Arbeitgeber zu betrachten, um Ihnen das Leben als Arbeitgeber zu erleichtern.

Best Practices: Formulare, die Ihr Leben einfacher machen

Best Practices-Formulare sind die zusätzlichen neuen Mitarbeiterdokumente, die versierte Arbeitgeber während des neuen Einstellungsprozesses erfassen und speichern. Sie schützen Ihr Unternehmen bei Beschäftigungsstreitigkeiten und machen Ihre Richtlinien und Erwartungen klar. Dies verbessert die Leistung und hilft Ihnen, kritische Informationen zu finden, wenn Sie sie benötigen. Wenn Sie diese Dokumente online speichern, ist das noch besser, da Sie sie schnell finden und finden können.

Kostenlose Best-Practice-Formularvorlagen, Beispiele und Anweisungen finden Sie über die folgenden Links:

  • Bewerbungsbogen: Bewerbungsformulare können Sie im Falle einer Anklage wegen Diskriminierung von Mitarbeitern schützen und grundlegende Hintergrundinformationen und Kontaktdaten der Mitarbeiter bereitstellen
  • Mitarbeiter-Handbuch: Beschreibt alle Mitarbeiterrichtlinien von der Zeitmessung bis zum Krankheitsurlaub, die auch die willkürliche Beschäftigung umfassen sollten
  • Spezifische signierte Richtliniendokumente: Wird verwendet, um zu bestätigen, dass die Anforderungen erfüllt oder die Schulung abgeschlossen wurde, z. B. Nichtdiskriminierungs- oder Drogentestrichtlinien
  • Notfall-Kontaktinformation: Wird im Notfall verwendet, z. B. wenn ein Mitarbeiter verletzt wird, krank wird oder nicht zur Arbeit erscheint und nicht erreichbar ist
  • Angebotsschreiben unterzeichnet: Dies dokumentiert, dass der Mitarbeiter der Jobrolle, dem Titel, dem Startdatum, der Bezahlung und den Leistungen zustimmt
  • Unterschriebener Arbeitsvertrag / Vereinbarung: Wird von Management, Führungskräften und Auftragnehmern verwendet, um die Arbeitsvereinbarung zu bestätigen, einschließlich Strafen für Nichterfüllung
  • Wettbewerbsverbot (NCA): Dies schützt Ihr Unternehmen, indem Sie verhindern, dass der Arbeitnehmer während oder nach Beendigung seiner Beschäftigung mit Ihrem Unternehmen konkurriert
  • Geheimhaltungsvereinbarung (NDA): Auch als Vertraulichkeitsvereinbarung bezeichnet, schützt dies Ihr Unternehmen, indem es Mitarbeiter daran hindert, vertrauliche, proprietäre Informationen zu teilen
  • Direkte Einzahlung bilden: Sammelt Bankkontoinformationen der Mitarbeiter (optional)
  • Leistungen Anmeldeformulare: Ermöglicht einem Mitarbeiter die Anmeldung von Kranken- oder Versicherungsleistungen und sammelt Informationen zu Mitarbeitern und deren Angehörigen (optional)
  • Pensionierung Anmelde- und Begünstigungsformulare: Wird nur verwendet, wenn Sie Altersleistungen wie 401 (k) oder Versicherungsleistungen wie Lebensversicherung (optional) anbieten.

Wenn Sie stundenweise ein Teilzeitgeschäft wie ein Café oder ein Einzelhandelsgeschäft haben, in dem keine geschützten Informationen geschützt werden müssen, empfehlen wir Ihnen, mindestens die ersten drei Formulare in Betracht zu ziehen: Mitarbeiterhandbuch, Richtliniendokumente und Notfallkontakt Information. Wenn Sie eine direkte Einzahlung anbieten, möchten Sie natürlich auch, dass neue Mitarbeiter ein Direkteinzahlungsformular ausfüllen, damit Sie keine manuellen Gehaltsabrechnungen drucken, verteilen und verfolgen müssen.

Sie benötigen außerdem einen Speicherort für alle diese neuen Mitarbeiterformulare, entweder in Dateiordnern (die wir nicht empfehlen) oder virtuell, mit kostenlosem Dokumentenspeicher unter Verwendung eines Personalabrechnungssystems oder eines Personalabrechnungssystems wie Gusto. Wenn Sie dann Ihre Steuern einreichen müssen, haben Sie alles an einem Ort für Ihren Steuerberater.

Wenn Sie einen unserer empfohlenen Abrechnungsdienste verwenden, sollte die Steueranmeldung automatisch erfolgen. Wir empfehlen auch, eine direkte Einzahlung anzubieten, obwohl in einigen Bundesländern Anforderungen zur Begrenzung alternativer Zahlungsmethoden bestehen, die Sie hier lesen können.

Unabhängig von Ihrem Geschäft kann das Speichern all dieser Dokumente überwältigend werden. Wenn Sie mit Gusto oder Justworks arbeiten, können Sie für jeden neuen Mitarbeiter einen benutzerdefinierten Onboarding-Prozess erstellen, bei dem all diese Dokumente automatisch zum Signieren und Fertigstellen gesendet werden. Besser noch, Sie können sehen, ob sie es getan haben oder nicht.

Mit Gusto können Mitarbeiter Dokumente elektronisch signieren, die bei der Mitarbeiterakte hinterlegt werden.

Der nächste Abschnitt richtet sich an Unternehmen in einzigartigen Branchen wie Gesundheitswesen, Kinderbetreuung oder Finanzen und die neuen Einstellungsformulare, die Sie je nach Unternehmensgröße benötigen.

Unternehmensspezifische: Sonderfälle und branchenbezogene Formulare

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens, Ihrer Branche oder den Bedürfnissen Ihres Unternehmens gibt es einige neue Mitarbeiterformulare, die Sie möglicherweise zu Ihren neuen Mietpapieren hinzufügen müssen. Sie können diese vor oder während der Orientierung sammeln oder in Ihre neue Einstellungs-Checkliste aufnehmen.

Diese schließen ein:

  • Ergebnisse der Hintergrundprüfung: In bestimmten Branchen wie Bildung, Gesundheitswesen und Bankwesen sind möglicherweise Testergebnisse und Hintergrundprüfungen erforderlich. Wenn Sie Hintergrundprüfungen durchführen, sollten Sie die Ergebnisse an einem sicheren Ort speichern, da die Ergebnisse Ihr Unternehmen im Falle einer Klage schützen können, in der unfaire Einstellungspraktiken geltend gemacht werden
  • Ergebnisse der Kreditprüfung: Ähnlich wie bei einer Hintergrundprüfung: Wenn Ihre Branche Bonitätsprüfungen erfordert oder wenn Sie diese anfordern, behalten Sie die Ergebnisse bei
  • Drogentest: Diese können branchenspezifisch sein, wie Gesundheitswesen, Transport oder optional
  • Krankenversicherung Anmeldeformulare: Sobald Ihre Belegschaft 50 Vollzeitkräfte (FTE) erreicht, müssen Sie Leistungen für die Gesundheitsfürsorge anbieten. In der Regel vom Leistungsanbieter bereitgestellt, vom Mitarbeiter ausgefüllt und in Ihrem System gespeichert
  • Datenformular der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC): Dieses Formular ist erforderlich, wenn Sie mehr als 100 Mitarbeiter beschäftigen und hilft zu überwachen, dass Sie sich mit Gleichstellungsgesetzen beschäftigen. Im Gegensatz zu den anderen vier Formularen oben wird es am Jahresende und nicht zum Zeitpunkt der Einstellung ausgefüllt

Lassen Sie uns auf diese und die Situationen eingehen, die Sie möglicherweise in Tabellenform benötigen.

Unternehmensspezifische New Hire Forms Table

Neues AnstellungsformularWer braucht esKosten
Formular für gleichberechtigte Beschäftigungsmöglichkeiten (EEOC)Große Unternehmen mit mindestens 100 MitarbeiternKeiner; Zeit, die durch einen Provider wie Gusto auch Teil Ihres Onboarding-Prozesses sein kann
ÜberprüfungWenn es sich bei Ihrem Unternehmen um Ausbildung / Kinderbetreuung, Finanzdienstleistungen, Gastgewerbe, Regierungsarbeit, Gesundheitsfürsorge, Spiele oder Pflege handelt, sollten Sie Hintergrundkontrollen durchführenGoodHire bietet einen großartigen Service für rund 60 USD / Scheck. Sie können auch in großen Mengen kaufen, um Geld zu sparen. Weitere Informationen zu Anbietern von Hintergrund-Checks finden Sie in unserem Einkaufsführer
KreditprüfungAlle Unternehmen im Finanzbereich, einschließlich Buchhalter und Hypothekenmakler oder mit der Regierung, dem Militär oder der Polizei verbunden, sollten Kreditprüfungen durchführenEin Gutachten-Add-On für einen Hintergrundscheck kostet bei GoodHire $ 15
Drogentest-CheckJedes Unternehmen, das sich mit Transport- oder Sicherheitsbedenken befasst, wie z. B. Bauwesen, in der Regel Drogentests; Das US-Verkehrsministerium kann dies für bestimmte Unternehmen verlangenDrogentests beginnen bei GoodHire bei 60 US-Dollar (und steigen mit den mehr enthaltenen Substanzen im Preis)
Anmeldeformulare für LeistungenArbeitgeber mit 50 oder mehr Vollzeitstellen sind nach dem Affordable Care Act (ACA) verpflichtet, Leistungen an Arbeitnehmer anzubieten und dann über die von ihnen angebotenen Leistungen zu berichten (Link zu diesem Artikel), IRS-Formulare 1094 und 1095-CDie Kosten für das Formular sind kostenlos, aber die Leistungen können je nach Beitrag des Arbeitgebers Hunderte von Dollar pro Monat kosten

Abschließend möchten wir Ihnen mitteilen, welche Unternehmen dazu beitragen könnten, wenn Sie wirklich einen neuen Mitarbeiter „begeistern“ wollen und einen guten ersten Eindruck machen möchten. Außerdem möchten wir eine Unternehmenskultur schaffen, die die besten Talente anzieht.

Mitarbeitererfahrung: Formulare, die eine ideale Arbeitsumgebung schaffen

Hierbei handelt es sich um optionale Mitarbeiterformulare und Arten von Neueinstellungsdokumentationen, die die Mitarbeitererfahrung, die Leistung am Arbeitsplatz und die Arbeitskultur verbessern. Diese neuen Einstellungsformulare sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern werden verwendet, um einen guten Eindruck bei der Neueinstellung zu erzielen und um Ihre Beschäftigungsmarke zu verbessern.

Zu Ihren anderen neuen Mitarbeiterformularen gehören folgende großartige Formulare:

  • Formular zur Zielsetzung: Dies ist ein Dokument, um Mitarbeiterziele zu erfassen und den Fortschritt zu verfolgen
  • Persönliches Profil / Präferenzformular: Das ist gut zu wissen, Daten über den Mitarbeiter, es kann Geburtstag, Lieblingsessen oder Traumberuf sein
  • Kommunikationsstil-Bewertung: Diese Daten können mithilfe von Bewertungsinstrumenten wie Dominanz, Einfluss, Beständigkeit und Compliance (DiSC), Myers-Briggs oder Management nach Stärken (MBS) erfasst werden.
  • Talentprofil: Darin werden die Leistung und das Potenzial der Mitarbeiter sowie ihre Arbeitsplatzkompetenzen und Informationen zu ihrem potenziellen Karriereweg erfasst
  • Orientierung Checkliste: Dies gibt den Mitarbeitern einen Einblick in ihre ersten Arbeitstage
  • Zeitplan & Verfügbarkeit: Dies gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Präferenzen für die Arbeitszeit mitzuteilen, und ist als ein gemeinsames Merkmal in der Zeitnehmersoftware für Mitarbeiter enthalten
  • Anmeldeformulare für Leistungen: Selbst wenn Sie keine Krankenversicherung abschließen müssen, können Sie den Mitarbeitern Leistungen oder Vergünstigungen wie Pendlerpauschale oder chemische Reinigung anbieten
  • 401 (k) Anmeldeformulare: Diese Programme verbessern die Mitarbeiterbindung

Obwohl wir uns nicht zu sehr mit Performance Management, Belohnungen oder Vergünstigungen beschäftigen möchten, ist es für die Mitarbeiterbindung sowie für das Employer Branding sehr wichtig, einen neuen Mitarbeiter auf Erfolgskurs zu bringen. So können Sie in Zukunft Top-Talente gewinnen.

Hier finden Sie einige Details zu diesen Dokumenten und Formularen, die die Mitarbeitererfahrung verbessern.

Formular zur Zielsetzung

Bitten Sie einen neuen Mitarbeiter, ein Ziel-Arbeitsblatt auszufüllen, das mit der neuen Stellenbeschreibung übereinstimmt. Was wollen sie erreichen? Was hoffen sie zu lernen? Wohin wollen sie eines Tages gehen? Dies motiviert sie und hilft ihnen, Wege zu finden, um die Anerkennung der Mitarbeiter zu erlangen. Wenn Sie diesen Prozess automatisieren möchten, gibt es zahlreiche Tools zur Leistungsverwaltung.

Persönliches Profil / Einstellungsformular

Sie brauchen nicht ihre tiefgehende persönliche Geschichte - oder möchten auch nicht -, aber wenn Sie die Kandidaten fragen, wo sie herkommen, was ihre Lieblingssportmannschaften sind, was ihre Hobbys sind und so weiter, können sie eine gute Möglichkeit sein, sie in ihre Situation einzuführen Kollegen oder um Teammitglieder zu finden, mit denen sie sich aufgrund ihrer gemeinsamen Interessen anfreunden könnten. Dies wird ihnen sofort helfen, sich willkommener zu fühlen.

Wenn Sie eine HR-Software wie Zoho People verwenden, können Sie diese Informationen einfach online mithilfe von Vorlagen oder benutzerdefinierten Formularen sammeln und speichern. Zoho ist für kleine Unternehmen kostenlos und kostet nur 1 US-Dollar pro Monat pro Mitarbeiter. So können Sie alle Ihre Mitarbeiterdokumente in einem System speichern. Erhalten Sie eine kostenlose 15-Tage-Testversion.

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Kommunikationsstil-Bewertung

Insbesondere wenn Sie ein einzigartiges oder entferntes Team haben, möchten Sie den Kommunikationsstil Ihres neuen Mitarbeiters kennen - und er wird Ihren eigenen kennen lernen. Chat, Telefonanrufe, Kurzmitteilungen, Videokonferenzen, E-Mail oder Slack - welche Kommunikationsform sollte verwendet werden, um die schnellste Antwort zu erhalten? Welche Form sollten sie verwenden, wenn sie zurück antworten? Wann möchten sie lieber nicht gestört werden? Bevorzugen sie es, Ideen mit jemandem zu besprechen oder selbst ein Brainstorming durchzuführen und dann ihre Gedanken zu präsentieren?

Bei einigen Anbietern wie „In der Tat“ können Sie diese Informationen mithilfe von Bewertungsinstrumenten wie DiSC während des Einstellungsprozesses sammeln.

In der Tat hat ein Unternehmen, mit dem ich gearbeitet habe, sein Organigramm mit dem Tool Management by Strengths nach Temperamentstil gefärbt. Es löste eine Menge interpersonaler Kommunikationsprobleme zwischen Individuen und Abteilungen, sobald sie gelernt hatten, wie jeder Mensch anders denkt und kommuniziert, und bereit ist, sich an den Stil des anderen anzupassen.

Talentprofil

Dokumentieren Sie die Fähigkeiten, Erfahrungen, Karriereziele und besonderen Talente jedes einzelnen Mitarbeiters. Wenn eine Stelle eröffnet wird, wissen Sie, wer in der Organisation in der Lage sein wird, den Boden zu reißen. Vielleicht handelt es sich bei Ihrem Kundendienstmitarbeiter um ein Social-Media-Unternehmen, oder Ihr Versandmitarbeiter spricht Spanisch. Wenn Sie diese Fähigkeiten benötigen, wissen Sie, an wen Sie sich wenden müssen. Auch hier kann HR-Software wie Zoho People verwendet werden, um diese Daten online zu sammeln und zu speichern.

Orientierungs-Checkliste

Eine Orientierungs-Checkliste sorgt dafür, dass Sie in den ersten Wochen keine Formulare oder Aufgaben verpassen. Durch die Bereitstellung einer Kopie für die Mitarbeiter können sie nachverfolgen, was von ihnen erwartet wird und wen sie treffen sollen.

Es ist hilfreich, neuen Managern eine Kopie zu geben, damit sie verstehen, dass Orientierung und Onboarding mehr sind als das Ausfüllen von Papierkram und das Arbeiten des Mitarbeiters. Dies umfasst häufig Schulungen und Job-Shadowing, sodass der Mitarbeiter schneller auf den neuesten Stand kommen kann und sich als Teil des Teams fühlen kann.

Zeitplan & Verfügbarkeit

Für Arbeitgeber, die flexible Arbeitszeitpläne anbieten oder es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Schichtpräferenzen auszuwählen, können diese Mitarbeiter diese Präferenzen mit anderen teilen. Beispielsweise ziehen sie es vor, nachts oder an Wochenenden zu arbeiten oder haben frühere Verpflichtungen, wie z. B. College-Unterricht, Betreuungsaufgaben oder freiwillige Pflichten.

Um Zeit zu sparen, sollten Sie eine kostenlose Planungssoftware wie When I Work oder eine Freizeit- und Anwesenheitssoftware wie Homebase in Betracht ziehen. Beide ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Zeitpläne einzugeben, und sogar Schichtwechsel, wodurch Sie Zeit sparen. Melde dich heute kostenlos an.

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Für wen sind New Hire Forms richtig?

Alle Unternehmen, auch diejenigen mit nur einem Mitarbeiter, müssen mindestens Compliance-Formulare sammeln und aufbewahren. Andere Formen eignen sich am besten für bestimmte Arten von Unternehmen, für Unternehmen, die eine bestimmte Größe erreichen, oder für Unternehmen, die eine erstklassige Arbeitskultur schaffen möchten.

Hier sind die Arten von Unternehmen, die neue Einstellungsformen verschiedener Arten benötigen:

  • Unternehmen, die Mitarbeiter einstellen: Alle Unternehmen, die Mitarbeiter einstellen, müssen Daten erheben, wie dies von der Abteilung für Heimatschutz (I-9) und der IRS (W-4) verlangt wird.
  • Unternehmen, die Bauunternehmer einstellen: Unternehmen, die Bauunternehmer einstellen, müssen nur Steuerdaten sammeln (W-9). Alle anderen Formulare sind optional. NDAs und Arbeitsverträge werden jedoch dringend empfohlen, um das Unternehmen zu schützen und potenzielle Klagen zu reduzieren
  • Unternehmen, die nur Familienmitglieder einstellen: Selbst Unternehmen, die nur Familienmitglieder einstellen, müssen Steuerdaten sammeln - entweder eine W-4 oder eine W-9 -, je nachdem, wie jedes Familienmitglied bezahlt wird
  • Unternehmen, die das Prozessrisiko reduzieren möchten: Die oben aufgeführten Best-Practice-Formulare zusätzlich zu den Compliance-Formularen tragen zur Verringerung oder Vermeidung von Gerichtsverfahren bei, indem die Kommunikation zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern verbessert und die Erwartungen geklärt werden
  • Unternehmen, die eine großartige Unternehmenskultur aufbauen möchten: Alle oben genannten Formulare tragen dazu bei, Ihre Beschäftigungsmarke zu verbessern, wenn sie korrekt verwendet werden. Selbst wenn dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, können beispielsweise Hintergrundüberprüfungen und Arzneimittelprüfungen Ihre vorhandenen Arbeitskräfte und Kunden schützen, indem Sie verhindern, dass Personen eingestellt werden, die möglicherweise am Arbeitsplatz Drama verursachen

Best-in-Class-Arbeitgeber stellen Personalfachleute ein, um die gesamte Dokumentation zu sammeln und zu verwalten. Sie können Ihren Mitarbeitern eine ähnliche Erfahrung bieten und Ihr Beschäftigungsrisiko verringern, indem Sie entweder mit einer Lohnbuchhaltungsfirma wie Gusto oder einem PEO wie Justworks zusammenarbeiten. Diese Services für kleine Unternehmen bieten Ihnen HR-Experten, die Ihnen beim Sammeln und Online-Speichern Ihrer Formulare helfen.

Was kostet ein neuer Mitarbeiter?

Mithilfe unserer Vorlagen, von der Regierung bereitgestellten PDF-Formulare oder online gefundenen Mustern können Sie die meisten Ihrer neuen Mitarbeiterformulare kostenlos zusammenstellen und vorbereiten. Anschließend können Sie sie für die Kosten für Papier und Tinte ändern und drucken. Einige Unternehmen ziehen es jedoch vor, HR an einen Dritten auszulagern, um sicherzustellen, dass alle neuen Einstellungsformulare in Ordnung, individuell und legal sind.

Einige der zu berücksichtigenden Kosten sind:

  • HR-Software: Häufig sind Standardformulare in HR-Software integriert. Für zwischen 1 und 15 US-Dollar pro Monat und pro Mitarbeiter können Sie nicht nur die Formulare haben, sondern häufig auch einen automatisierten Workflow mit E-Signatur und Online-Speicher, wie ihn Gusto bietet
  • HR-Profi: Die Einstellung eines HR-Experten kostet zwischen 50 USD pro Stunde und 5.000 USD für ein Startup-Paket mit neuen Mietformularen und -dokumenten, das häufig ein Mitarbeiterhandbuch umfasst. Wenn Sie eine Vollzeit-HR-Ressource einstellen, könnte dies bis zu 50.000 USD pro Jahr kosten
  • Anwalt: Wenn Sie Ihre heruntergeladene Formulare durch einen Anwalt überprüfen, können Sie mit ein paar Stunden Arbeit für ein paar hundert bis einige tausend Dollar auskommen. Für die Überprüfung von Geschäftsformularen und Richtlinien berechnet LegalZoom beispielsweise pro Dokument 39 bis 99 US-Dollar. Sie könnten jedoch erheblich mehr zahlen, wenn Sie über den Anwaltentwurf verfügen und die Formulare für Sie bereitstellen
  • Mach es selbst: Dies ist die einfachste und kostengünstigste Option, kann jedoch auch zeitintensiv sein. Abhängig von Ihrem Personalerfahrungsgrad können Sie oder Ihr Verwaltungsassistent die von uns bereitgestellten Formulare herunterladen und für wenig oder keine Kosten anpassen, außer Zeitaufwand
  • Dokumente verwalten: Die kostengünstigste Methode zur Verwaltung der Dokumente besteht darin, sie in einer Personalakte eines Mitarbeiters abzulegen, die sich in einem sicheren Dateiordner befindet. Eine bessere und durchsuchbarere Option ist jedoch die Online-Speicherung, beispielsweise in Ihrem sicheren Netzwerk oder in einem G Suite-Konto. Wenn Sie jedoch eine HR / Payroll-Software wie Gusto verwenden, werden diese online für Sie gespeichert

Die Formulare selbst kosten wenig. Wenn Sie sicherstellen, dass sie gesetzeskonform sind, können Sie etwas mehr kosten, wenn Sie Ihre eigenen Dokumente erstellen. Sie müssen auch jemanden einstellen, der sie überwacht und verwaltet, was Zeit braucht, wenn Sie kein automatisiertes System wie Zoho People oder Gusto verwenden.

Wo finde ich neue Anstellungsformulare?

In diesem Artikel haben wir unser Bestes gegeben, um die Formulare selbst im obigen Text zu verknüpfen. Sie können auch viele auf Regierungswebseiten finden. Um Sie zum Kauf ihrer Software oder Dienstleistungen zu locken, bieten viele Anbieter von Personal- und Lohnbuchhaltung kostenlos herunterladbare Formulare an.

Online

Wenn Sie online nach einem Formular nach Namen suchen, finden Sie wahrscheinlich eine verwendbare Version, mit der Sie beginnen, herunterladen oder ändern können. Bei einigen Anbietern müssen Sie jedoch Ihre E-Mail-Adresse angeben, um das Formular zu erhalten. Nicht alle Formulare sind in allen Bundesstaaten gültig. In einigen Bundesstaaten dürfen Sie beispielsweise nicht frühere Gehaltsfragen in einem Bewerbungsformular stellen. Überprüfen Sie heruntergeladene Formulare daher am besten selbst oder lassen Sie Ihren Anwalt überprüfen, ob sie gültig sind.

Ein guter Ort für die Suche ist das US-Arbeitsministerium. Ein weiterer guter Ort, um Formulare zu finden, ist unsere eigene Website von FitSmallBusiness. Suchen Sie nach Formularnamen. Oft finden Sie eine Formularvorlage und eine Richtlinie, die Sie kostenlos herunterladen und anpassen können.

Payroll Provider

Die meisten Anbieter von Gehaltsabrechnungen bemühen sich, Ihnen das Leben zu erleichtern, indem Sie Ihnen neue Einstellungsformulare als Teil ihres Service anbieten oder von ihrer Website herunterladen. Zum Beispiel stellt Gusto wie ADP und andere die Formulare für die elektronische Signatur während des neuen Einstellungsprozesses bereit.

In der Tat bietet Homebase, ein Anbieter für kostenlose Zeitnahme, der mit Gusto zusammenarbeitet, eine große Auswahl an neuen Einstellungsformularen, um Kunden zu unterstützen, die stundenweise Arbeiter einstellen.

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SHRM

Die Society for Human Resource Management (SHRM) ist die Anlaufstelle für die meisten Personalfachleute. Die Mitgliedschaft kostet zwar einige hundert Dollar pro Jahr, Sie haben jedoch bei der Anmeldung Zugriff auf nahezu alle denkbaren HR-Formulare und Richtlinienvorlagen.

Eine HR-Ressource / Berater

Wenn Sie mehr als nur ein Formular möchten, z. B. ein Personalfachmann, der es anpassen möchte, sollten Sie mit einem Personalberater arbeiten. Sie finden sie online über Websites wie Fiverr oder Upwork. Viele Personalberater verfügen über eigene vordefinierte Formulare, die Sie individuell und als Teil eines Pakets ändern und Ihnen zur Verfügung stellen können.

Ihr Anwalt

Wenn Sie risikoscheu sind, ist dies der richtige Weg. Bitten Sie Ihren Anwalt um HR-Formulare, um sicherzustellen, dass diese für Ihren Bundesstaat gesetzeskonform sind. Oder fordern Sie sie auf, die online gefundenen Formulare zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Formulare gegen das Arbeitsrecht verstoßen oder die Beschäftigungsverpflichtung erhöht, minimiert wird.

LegalZoom bietet eine kostengünstige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente den Bundes-, Landes- und örtlichen Arbeitsgesetzen entsprechen. Es bietet Rechtsberatungsdienste sowie einen Dokumentprüfungsservice an, der bei nur 39 US-Dollar pro Dokument (15 Seiten oder weniger) beginnt.

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Neue Ausleihformulare Funktionen

Wenn Sie Formulare von Grund auf neu erstellen oder online gefundene Formulare anpassen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Formulare die folgenden Funktionen aufweisen. Dies sorgt für Professionalität, stellt sicher, dass Sie über die aktuellste Version der Formulare verfügen und diese leichter zu finden sind.

Was ist die Form?

Jedes Formular sollte einen Namen haben. Dies wird häufig von einer Regierungsbehörde bereitgestellt, wie z. B. dem I-9-Formular des W-4-Formulars. Wenn Sie jedoch eigene Formulare erstellen, z. B. um die Kontaktinformationen eines Mitarbeiters zu erfassen, fügen Sie am besten den Namen des Formulars oben ein und geben Sie möglicherweise eine Fußzeile mit Namen und Änderungsdatum des Formulars an, falls Sie später Änderungen vornehmen müssen es.

Warum wird es verwendet?

Damit die Mitarbeiter verstehen können, warum ein Formular verwendet wird, sollte eine kurze Erklärung beigefügt sein. Wenn Sie beispielsweise Bankkonten und Routing-Informationen von Ihren Mitarbeitern anfordern, sollten Sie am besten erklären, dass Sie dies tun, um sie für eine direkte Einzahlung einzurichten.

Wie soll es gelagert werden?

Einige Dokumente können problemlos im Personalordner eines Mitarbeiters abgelegt werden, auf den der Vorgesetzte Zugriff hat. Andere Formulare, wie die I-9-Formulare für die Berechtigung zur Beschäftigung, sollten getrennt bleiben, um zu verhindern, dass vertrauliche Mitarbeiterinformationen abgerufen werden. Es gibt zusätzliche Formulare, z. B. solche, die Mitarbeiter ausfüllen, um anzugeben, dass ihr EO-Status oder die Registrierung der Leistungen aus Sicht des Vorgesetzten aus Gründen des vertraulichen Gesundheitszustands oder anderer privater Informationen, die in ihnen enthalten sind, zu unterlassen ist.

Wer kann es sehen?

Aufgrund staatlicher Vorschriften wie dem Krankenversicherungsportabilitätsgesetz (HIPAA) dürfen einige Dokumente nicht von Personen außerhalb der Personalabteilung oder der Gehaltsliste eingesehen werden, die Informationen benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen. Andere Dokumente sollten nicht angezeigt werden, da sie finanzielle Informationen von privaten Mitarbeitern enthalten.

Am besten notieren Sie entweder auf dem Dokument oder in Ihren Unternehmensabläufen, wer Zugriff auf bestimmte Arten von Mitarbeiterinformationen hat. Tatsächlich bieten viele HR- und Lohnabrechnungssysteme Sicherheit auf Rollenebene, um sicherzustellen, dass Informationen nur von Personen eingesehen werden, die geschäftlich und rechtlich dazu verpflichtet sind, diese Informationen einzusehen.

Wie lange musst du es behalten?

Die Aufbewahrung von Dokumenten variiert je nach Regierungsbehörde und ist häufig von Staat zu Staat verschieden. Zum Beispiel müssen 401 (k) -Anmeldungsdokumente nach Beendigung eines Mitarbeiters sechs Jahre aufbewahrt werden, aber das neue Stellenangebot oder andere Gehaltsdaten müssen nur drei Jahre aufbewahrt werden. Hier erfahren Sie, was Sie wie lange behalten sollten.

Vor- und Nachteile neuer Mitarbeiterformulare

Es gibt Vor- und Nachteile, nicht nur für die Formulare, die Sie sammeln, sondern auch darüber, wie Sie sie aufbewahren und wie lange Sie sie aufbewahren.

Vorteile der Verwendung neuer Anstellungsformulare

Der Nutzen der Verwendung neuer Mietformulare liegt hauptsächlich auf der rechtlichen und Compliance-Seite:

  • Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen: Bietet Dokumentation für den Fall, dass Sie verklagt oder geprüft werden
  • Einhaltung der Steuervorschriften: Stellt sicher, dass Sie die korrekten Steuern abführen und die Steuergesetze einhalten
  • Reduzierte Missverständnisse: Senkt das Risiko von Missverständnissen und kann im Falle von Einstellungen, Diskriminierung oder unrechtmäßiger Kündigung Klage erheben

Nachteile der Verwendung neuer Einstellungsformulare

Wenn Sie die Formulare erstellt haben, müssen Sie sie jedoch überprüfen, speichern und verwalten:

  • Formularsicherheit: Wenn Sie Daten gesammelt haben, müssen Sie diese sicher aufbewahren. Dies bedeutet, dass Ablagesysteme eingerichtet und gewartet werden. Dies gilt sowohl für Aktenschränke als auch für die elektronische Speicherung
  • Halten Sie sie auf dem Laufenden: Formulare müssen aktualisiert werden, wenn sich Ihre Marke ändert, Arbeitsgesetze geändert werden oder Ihre Geschäftsabläufe überarbeitet werden. Sie müssen dies also verwalten
  • Zustandsvariationen: Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Zuständen haben, müssen Sie möglicherweise mehrere Versionen desselben Formulars erstellen. Zum Beispiel interpretieren einige Staaten das willkürliche Dokument anders als andere
  • Sicherstellen, dass sie legal sind: Einige Online-Formulare oder Formulare, die Sie von Grund auf erstellen, halten sich möglicherweise nicht vor Gericht auf. Es ist besser, sie von einem Anwalt überprüfen zu lassen, um sicher zu sein

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