So erstellen Sie ein Google Sheets CRM in 7 Schritten [+ kostenlose Vorlage]

Mit Customer Relationship Management-Software (CRM) können Vertriebsteams Leads, Kontakte und Opportunities nachverfolgen. Während dedizierte CRMs über zusätzliche Funktionen verfügten, können Sie ganz einfach ein Google Sheets CRM einrichten, um die wichtigsten Informationen zu verfolgen, wenn Sie gerade erst anfangen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in sieben einfachen Schritten vorgehen.

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Kostenlose Google Sheets CRM-Vorlage

Die Einrichtung Ihrer ersten Kalkulationstabelle zur Nachverfolgung Ihrer Leads, Kontakte und Verkaufschancen muss nicht kompliziert oder beängstigend sein. Neben den Schritten zum Einrichten Ihrer eigenen Schritte haben wir eine kostenlose Vorlage beigefügt, mit der Sie Ihre Kontakte und Angebote verwalten können. Wir haben diese herunterladbare Google Sheets-CRM-Vorlage erstellt. Sie können jedoch die gleichen Schritte ausführen, um eine Vorlage mit ähnlichen Funktionen in Excel zu erstellen.

Laden Sie die kostenlose CRM-Tabellenkalkulationsvorlage herunter

Führen Sie die folgenden sieben Schritte aus, um Ihr CRM in einer Kalkulationstabelle einzurichten:

1. Definieren Sie Ihren Verkaufsprozess

Bevor Sie mit der Erstellung eines CRM mit einer Kalkulationstabelle beginnen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihren Verkaufsprozess zu definieren, und was Sie verfolgen möchten, und entscheiden Sie dann, welche Informationen zu Ihren Geschäften und Kontakten wichtig sind. Sparen Sie später und später, wenn Sie Ihren Prozess bereits definiert haben und planen, wie sich Ihre Kontakte durch Ihre Verkaufspipeline bewegen.

Einige Aspekte des Prozesses, die Sie berücksichtigen sollten, sind:

Legen Sie fest, wie Kontakte verfolgt werden sollen

Erstellen Sie ein Blatt zum Verfolgen von Kontakten. Dies können entweder Leads oder Kunden sein. Einige CRMs bieten die Möglichkeit, diese einzeln zu verfolgen, was hilfreich sein kann, um herauszufinden, wer ein Kunde oder Partner ist und wer noch im Lead-Prozess ist. Für unsere Google Sheets CRM ist es einfacher, eine Spalte zu verwenden, um die Art des Kontakts anzugeben, als Kopieren und Einfügen.

Überlegen Sie, wie Angebote Ihren Prozess durchlaufen

Deals sind die Verkaufschancen, die Sie zu schließen versuchen. Ich empfehle, dass Sie ein separates Blatt in Ihrer Arbeitsmappe erstellen, um den Fortschritt der Abschlüsse zu verfolgen. Überlegen Sie, wie Sie Transaktionen durch Ihren Verkaufsprozess verschieben und wie Sie die verschiedenen Phasen identifizieren.

Geben Sie Ihre Pipeline-Prozessschritte an

Für Leads und Deals sollten Sie die Phasen Ihres Vertriebsprozesses berücksichtigen, die Sie in Ihrem CRM verfolgen. Dies sind die verschiedenen Schritte in Ihrer Pipeline, die dazu beitragen, einen Lead von der ersten Ermittlung bis zum Abschluss eines Deals zu bewegen.

Beispielsweise könnten Sie die folgenden Phasen für Ihre Leads / Deals verwenden:

  • Eingehende Anfrage - In diesem Stadium erhalten Sie zum ersten Mal eine Anfrage von einem potenziellen Kunden. Vielleicht haben sie ein Formular auf einer Website ausgefüllt oder Ihnen eine E-Mail gesendet. Sie wissen noch nicht, ob sie gut passen, aber sie haben Interesse gezeigt.
  • Qualifizierter Vorsprung - Verwenden Sie diese Stufe, um Leads zu repräsentieren, die am besten zu Ihrem Zielkunden passen und am ehesten zu Kunden werden. Sie haben zusätzliche Informationen, entweder durch direkten Kontakt oder weil der Kunde Ihren Marketing-Trichter durchlaufen hat.
  • Beratung - Dies ist der Punkt, an dem Sie eine verkaufsorientierte Bedarfsanalyse durchführen, um die spezifischen Anforderungen Ihres Lead zu ermitteln und zu bestimmen, ob Sie diese mit Ihrem Produkt- oder Serviceangebot erfüllen können.
  • Vorschlag - In dieser Phase haben Sie einen Verkaufsvorschlag erstellt und Ihrem potenziellen Kunden vorgelegt, basierend auf der von Ihnen durchgeführten Bedarfsanalyse.
  • Vertrag - Verwenden Sie diese Stufe, um anzugeben, wann Ihre Kontakte Ihr Angebot angenommen haben und Sie einen Vertrag für das Unternehmen aushandeln und vorbereiten.
  • Gewonnen / verloren - Dies ist normalerweise die letzte Phase eines Verkaufsprozesses und gibt an, ob ein Lead ein Kunde geworden ist oder nicht.

Mögliche Leitquellen identifizieren

Sie sollten Ihre Kalkulationstabelle auch verwenden, um den Überblick über die Herkunft Ihrer Leads zu behalten, damit Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen können, wo Sie Ihre zukünftigen Marketinganstrengungen investieren. Wenn Sie angeben, ob ein Lead oder eine Verkaufschance aus einer persönlichen Empfehlung, einer Online-Werbung oder einer Kampagne zur Lead-Generierung stammt, können Sie Ihre Marketingaktivitäten verfolgen und überwachen und bewerten, welche Maßnahmen am effektivsten sind, um neue Geschäfte zu generieren.

2. Wählen Sie Ihre Spreadsheet-Software

Zu berücksichtigen ist unter anderem, welche Spreadsheet-Software verwendet werden muss. Es scheint keine große Sache zu sein, aber die von Ihnen gewählte Kalkulationstabelle ist von großer Bedeutung, insbesondere wenn Sie Funktionen zum Teilen oder eine erweiterte Formatierung benötigen. Zwei der beliebtesten Tabellenkalkulationsangebote sind Google Spreadsheets und Microsoft Excel, aber es gibt auch Apples Numbers für Mac-Benutzer. In unserem Artikel über G Suite vs Office 365 finden Sie weitere Informationen zum Vergleich.

Für diesen Leitfaden verwenden wir Google Sheets, um die einzelnen Schritte darzustellen, da sie von jedem Benutzer mit einer Google Mail-Adresse kostenlos verwendet werden können. Wenn Sie Excel verwenden, sind die Schritte gleich und Sie können sie einfach anpassen, um geringfügige Unterschiede in der Nomenklatur von Excel zu berücksichtigen. Wenn Sie ein Excel-Benutzer sind, können Sie einfach auf den Vorlagen-Link oben klicken und ihn als Excel-Datei herunterladen.

Export nach Excel aus einem Google Sheets CRM

Google Sheets

Google Sheets ist Teil der G Suite-Sammlung browserbasierter Produktivitätssoftware und steht jedem, der über ein Google Mail-Konto verfügt, kostenlos zur Verfügung. Eine der stärksten Funktionen von Sheets ist die Funktion für Echtzeitzusammenarbeit und -freigabe, mit der mehrere Benutzer dasselbe Dokument gleichzeitig anzeigen und bearbeiten können. Dies ist ideal für Teams, die ein zentrales CRM über eine freigegebene Kalkulationstabelle erstellen möchten, auf die alle Benutzer auf all ihren Geräten zugreifen können.

Microsoft Excel

Excel ist bei weitem die am häufigsten verwendete Spreadsheet-Software für Unternehmen, von Buchhaltungsberichten bis zum Personalmanagement. Es ist als Desktop-Anwendung auf Windows- und Mac-Computern sowie auf mobilen Geräten verfügbar und auch als browserbasierte App als Teil der Office365-Suite für Produktivitätssoftware verfügbar. Wenn Sie Ihre Tabelle mit Excel erstellen, können Sie einige der erweiterten Funktionen nutzen, beispielsweise Makros, die nur dort zu finden sind.

Zahlen

Eine andere Option, die Mac-Benutzer in Betracht ziehen sollten, ist Numbers von Apple. Numbers ist als Desktop- und iPad / iPhone-Anwendung sowie als browserbasierte Software verfügbar. Numbers bietet Cloud-basierte Echtzeit-Freigabefunktionen über iCloud, mit denen Benutzer ihre Kalkulationstabellen auf Geräten und zwischen gemeinsam genutzten Benutzern synchron halten können. Numbers ist einfach zu verwenden und ermöglicht viele der erweiterten Berechnungen von Excel, ist jedoch nur für MacOS und iOS verfügbar.

3. Erstellen Sie Ihre Kalkulationstabelle

Die nächste Aufgabe besteht darin, Ihre Kalkulationstabelle einzurichten und für die Verwendung als CRM zu konfigurieren. Wir führen Sie durch die einzelnen Schritte, um Sie in einer Minute mit dem Hinzufügen von Kontaktinformationen vorzubereiten. Bevor Sie dies jedoch tun, gibt es einige Haushaltselemente, die die Verwendung Ihrer Tabelle erleichtern.

Legen Sie fest, wo auf die Daten zugegriffen werden soll

Eine der ersten Entscheidungen, die Sie treffen müssen, ist, ob Sie hauptsächlich mit Ihrer Datei auf Ihrem Desktop arbeiten oder ob Sie von überall darauf zugreifen möchten. Die Wahl der besten davon hängt weitgehend davon ab, ob Sie Ihr CRM mit anderen Teammitgliedern teilen oder nicht oder nur daran arbeiten.

Excel wird als eigenständige Desktopanwendung sowie als mobile und browserbasierte App über ein Office 365-Abonnement angeboten. Google Sheets ist dagegen nur über die Cloud verfügbar. Wenn Sie den Zugriff mit anderen Benutzern teilen, werden Sie feststellen, dass die Online-Version von Excel oder Google Sheets die bessere Wahl ist.

Erstellen Sie Ihre Blätter

Bei den meisten Tabellenkalkulationsanwendungen können Sie mehrere Arbeitsmappenblätter (nicht zu verwechseln mit Google Sheets, das Programm) in einer Datei erstellen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie ein CRM in einer Kalkulationstabelle erstellen möchten, da Sie für die Nachverfolgung von Kontakten und Geschäften verschiedene Tabellen verwenden können. Wir empfehlen, zwei Arbeitsblätter in Ihrem Arbeitsbuch einzurichten, um Ihre Kontakte und Angebote separat zu verfolgen.

Einrichten Ihrer Google Sheets CRM

Blatt Nummer 1: Kontakte

Ihre „Kontakte“ sind die Personen, mit denen Sie interagieren und kommunizieren. Dies können neue Leads, bestehende Kunden, Partner oder sogar Verweisquellen sein. Sie verwenden dieses Blatt, um die Informationen zu verfolgen und sich Notizen zu Ihren Interaktionen und Konversationen zu machen.

Blatt Nummer 2: Angebote

Ihr "Deal" -Blatt wird verwendet, um die Verkaufschancen zu verfolgen, die bestimmte Abschlüsse darstellen, die Sie abschließen möchten und die Ihren Verkaufsprozess durchlaufen. Einige Branchen, wie Cloud-basierte Software as a Service (SaaS), müssen möglicherweise nicht unbedingt die Transaktionen nachverfolgen, sondern führen die Leads eher durch einen Lead-Näherungsprozess, um den Verkauf zu schließen, wenn sie sich anmelden. Viele Branchen verkaufen jedoch entweder Produkte oder Dienstleistungen (oder beides) und benötigen eine Möglichkeit, ihren Verkaufsprozess zu verfolgen.

Geben Sie die Freigabeeinstellungen an

Je nachdem, ob Sie allein an diesem CRM arbeiten oder ob Sie es in einem Team verwenden, sollten Sie Voreinstellungen für die Freigabe festlegen. Einer der Vorteile von Google Sheets oder Office365 Online besteht darin, dass mehrere Teammitglieder in Echtzeit an derselben Datei arbeiten können, was die Zusammenarbeit einfach und intuitiv macht. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Ihre Kontaktinformationen auf dem neuesten Stand sind, und Ihre Vertriebsteammitglieder erhalten die aktuellsten Informationen, mit denen Sie arbeiten können.

In Google Sheets ist das Teilen so einfach wie das Klicken auf die blaue Schaltfläche "Teilen" oben rechts in der Benutzeroberfläche. Sie können entweder bestimmten Personen Dateizugriff erteilen, oder wenn Sie ein Kunde der G Suite sind, können Sie jeder Person in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit geben, mit der Datei zu interagieren, vorausgesetzt, sie teilen dieselbe Domäne in ihrer E-Mail und ihrem Benutzerprofil.

Einrichten der Freigabe in einem Google Sheets CRM

Legen Sie die Sicherheits- und Benutzerberechtigungen fest

Da Sie die persönlichen und geschäftlichen Informationen Ihrer Kontakte speichern, ist Sicherheit ein wichtiger Aspekt. Sowohl die G Suite als auch Office365 verwenden die automatische 128-Bit-Verschlüsselung zum Speichern von Kundendaten und HTTPS zur Übertragung von Daten zum und vom Server. Beide sind auch HIPAA-kompatibel, wenn Browser-basierte oder mobile App-Versionen verwendet werden. Darüber hinaus können Sie mit den Freigabefunktionen von beiden den Zugriff auf bestimmte Personen beschränken.

4. Benennen Sie Ihre Spaltenüberschriften

Nachdem Sie Ihre Kalkulationstabellendatei eingerichtet haben, müssen Sie für jede Spalte Kopfzeilen erstellen. Sie verwenden Spalten für die verschiedenen Arten von Informationen, die Sie für jeden Kontakt oder Deal nachverfolgen möchten. Die Zeilen in Ihrer Tabelle enthalten einzelne Datensätze. Wenn Sie sich Gedanken zu den Kopfzeilen machen, die Sie verwenden, handelt es sich um einen Datenpunkt, den Sie später zum Sortieren, Suchen und Suchen bestimmter Datensätze verwenden können.

Kontakt Blattheader

Es wird empfohlen, die folgenden Überschriften für Ihr Kontaktformular zu verwenden. Sie können jedoch auch weitere Informationen hinzufügen, die Sie nachverfolgen müssen. Mithilfe dieser Liste können Sie sicherstellen, dass Sie die Informationen erfassen, die Sie benötigen, um sich mit Ihren Leads und Kunden zu verbinden und sie durch Ihren Verkaufsprozess zu führen.

Die Überschriften, die wir in unserer Vorlage verwendet haben, lauten wie folgt:

  • Kontakt - Jeder Deal sollte einer Person zugeordnet werden, egal ob ein Lead oder ein bestehender Kunde.
  • Email - Die E-Mail für den Hauptkontakt.
  • Telefon - Die Haupt- oder Haupttelefonnummer für den Kontakt.
  • Unternehmen - Verwenden Sie dieses Feld für die Firma oder das Konto, mit dem der Deal verbunden ist.
  • Titel - Es ist oft hilfreich zu wissen, wo Ihr Kontakt in die gesamte Organisation passt, insbesondere wenn Sie wissen müssen, ob er wahrscheinlich ein Entscheidungsträger ist oder nicht.
  • Adresse - Hier verfolgen Sie die Postanschrift Ihres Kontakts.
  • Kontaktart - Da Sie dieses Blatt verwenden können, um mehrere verschiedene Personenarten zu verfolgen, mit denen Sie kommunizieren, sollten Sie unbedingt angeben, ob es sich bei ihnen um einen Lead, einen Kunden oder einen anderen Kontakttyp handelt.
  • Bühne - Je nachdem, wie Sie neue Leads erwerben, können Sie in diesem Feld nachverfolgen, wo sich ein Kontakt in Ihrem Lead-Näherungsprozess befindet.
  • Quelle - Wenn Sie wissen, woher Ihre neuen Kunden kommen, können Sie bessere Vertriebs- und Marketingentscheidungen treffen. In diesem Feld können Sie verfolgen, woher jeder Kontakt stammt.
  • Letzter Kontakt - Sie sollten nachverfolgen, wann Sie zuletzt mit einem Kontakt kommuniziert haben. Verwenden Sie dieses Feld, um das Datum jedes Mal zu aktualisieren, wenn Sie eine E-Mail senden oder mit einem Kontakt sprechen.
  • Anmerkungen - Machen Sie sich hier Notizen zu Gesprächen oder anderen Kommunikationen, die Sie mit dem Kontakt haben, sowie zu den erforderlichen Handlungsschritten. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie bei der nächsten Kommunikation, die Sie oder ein anderer Mitarbeiter Ihres Teams mit ihnen kommuniziert, immer auf dem neuesten Stand sind.
  • Inhaber - Verwenden Sie dieses Feld, um anzugeben, wer für diesen Deal verantwortlich ist.

Erstellen von Kontaktheatern in einem Google Sheets CRM

Deal Sheet Header

Ähnlich wie bei den oben genannten "Kontakt-Headern" empfehlen wir Ihnen, die folgenden Header für Ihr Deal-Datenblatt zu verwenden. Sie können nach wie vor zusätzliche Spaltenüberschriften hinzufügen, die auf den Informationen basieren, die Sie benötigen, um Geschäfte durch Ihren Verkaufsprozess zu verschieben. Diese sollten jedoch sicherstellen, dass Sie die wichtigsten Informationen erfassen und nachverfolgen.

Wir haben diese in der Vorlage oben verwendet:

  • Deal Name - Dies nennen Sie den Deal, zum Beispiel "Website für Bob's Cleaning Service". Verwenden Sie Namen, die Sie schnell finden und bestimmte Verkaufschancen zuordnen können.
  • Deal Beschreibung - Neben dem Namen kann es hilfreich sein, eine kurze Beschreibung des Deals anzugeben, damit Sie und Ihr Team den Umfang der Verkaufschance angeben können.
  • Deal Value - Dies entspricht dem geschätzten oder vorgeschlagenen Wert des Geschäfts. Abhängig von den Arten von Produkten oder Dienstleistungen, die Sie verkaufen, können dies einmalige Kosten sein oder den Wert eines Vertrags darstellen, der über die Zeit verteilt wird.
  • Deal-Kategorie - Wenn Sie mehrere Arten von Produkten oder Dienstleistungen verkaufen, können Sie auf diese Weise die Art der Verkaufschance leicht ermitteln. In dem von mir genannten Beispiel könnte die Kategorie "Website-Design" sein.
  • Deal Stage - Mithilfe der zuvor definierten Stufen können Sie dieses Feld verwenden, um auf einfache Weise anzugeben, wo sich jede Verkaufschance im Verkaufsprozess befindet.
  • Kontakt - Jeder Deal sollte einer Person zugeordnet werden, egal ob ein Lead oder ein bestehender Kunde.
  • Email - Dies sollte die E-Mail für den Hauptkontakt sein.
  • Telefon - Dies sollte die Telefonnummer für den Hauptkontakt sein.
  • Unternehmen - Verwenden Sie dieses Feld für die Firma oder das Konto, mit dem der Deal verbunden ist.
  • Quelle - Wenn Sie wissen, wo Ihre neuen Kunden herkommen, können Sie bessere Vertriebs- und Marketingentscheidungen treffen. In diesem Feld können Sie verfolgen, wo die einzelnen Geschäfte zustande kamen.
  • Abschlusswahrscheinlichkeit - Wenn Sie sich ein Bild davon machen möchten, welche Geschäfte am wahrscheinlichsten zum Abschluss kommen, können Sie dieses Feld verwenden, um die prozentuale Wahrscheinlichkeit zu ermitteln, mit der jede Verkaufschance geschlossen wird. Auf diese Weise können Sie den aktuellen Wert jedes Deals berechnen.
  • Letzter Kontakt - Wann immer Sie mit einem Kontakt für einen Deal interagieren, sollten Sie dieses Feld aktualisieren, sodass Sie später sehen können, welche Deals Ihre Aufmerksamkeit erfordern, je nachdem, wie lange Sie seit dem Kontakt mit Ihnen beschäftigt sind.
  • Anmerkungen - Wenn Sie mit einem Kontakt über einen Deal sprechen, machen Sie sich hier Notizen über das Gespräch, den Fortschritt und alle erforderlichen Maßnahmen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie bei der nächsten Kommunikation mit Ihnen oder einem anderen Mitarbeiter Ihres Teams immer auf dem neuesten Stand sind.
  • Inhaber - Verwenden Sie dieses Feld, um anzugeben, wer für diesen Deal verantwortlich ist.

Erstellen von Deal-Headern in einem Google Sheets CRM

5. Importieren Sie Ihre vorhandenen Daten

Unabhängig davon, was Sie bisher verwendet haben, um Ihre Kontakte zu verfolgen, sollten Sie alle Kontaktinformationen in Ihre neue Tabelle verschieben, damit Sie damit beginnen können, mehr Geschäfte abzuschließen und mehr Leads zu konvertieren Kunden. Je nachdem, wo Ihre Kontaktdaten aktuell gespeichert sind, gibt es mehrere Möglichkeiten.

Hier sind einige der häufigsten Möglichkeiten, Ihre Informationen zu importieren:

Daten manuell eingeben

Abhängig von der Anzahl Ihrer Kontakte besteht die einfachste Möglichkeit, Ihre neue CRM-Tabelle zu füllen, indem Sie Ihre Kontaktinformationen manuell in Ihre Tabelle eingeben. Sie geben einfach einen Kontaktdatensatz oder einen Deal in jede Zeile der Tabelle ein. Wenn Sie bisher nur wenige Kontakte haben, können Sie Ihre Informationen auf einfache Weise mit minimalem Arbeitsaufwand in das CRM übernehmen.

Import aus E-Mail

Wahrscheinlich haben Sie bisher alle Ihre Kontaktinformationen mit Ihrer E-Mail verfolgt. Dies funktioniert gut, wenn Sie nur eine kleine Anzahl von Kontakten oder Angeboten haben, aber mit zunehmender Zahl überwältigend werden kann (deshalb suchen Sie wahrscheinlich nach einer besseren Lösung). Viele CRMs bieten eine direkte Integration in Outlook oder Google Mail. In diesem Handbuch möchten wir jedoch darüber sprechen, wie Sie diese Informationen aus Ihrem Posteingang und in Ihre brandneue Tabelle erhalten.

Wenn Sie Google Mail verwenden, können Sie Ihre Kontakte einfach in eine CSV-Datei exportieren, diese Datei in Excel oder Google Sheets öffnen und die Datensätze dann in Ihre neue Tabelle kopieren. Für viele Benutzer ist dies möglicherweise die einfachste Option. Wenn Sie jedoch eine große Anzahl von Kontakten haben, ist die gute Nachricht, dass es Möglichkeiten gibt, den Prozess automatisierter zu gestalten.

Mit MailParser.io können Sie beispielsweise E-Mails exportieren und in Ihre Kalkulationstabelle übersetzen. Es ist ein kostenpflichtiger Service, aber es gibt eine 14-tägige kostenlose Testversion. Während dieser Zeit können Sie einen Stapel von Dateien exportieren und an Ihre neue Tabelle senden.

Import aus anderer Software

Wenn Sie zuvor ein Kontaktverwaltungswerkzeug wie ein Adressbuch oder Ihre Outlook-Kontaktliste verwendet haben, können Sie Ihre Kontakte normalerweise als CSV-Datei exportieren, die in Excel oder Google Sheets geöffnet werden kann. Dies gilt auch, wenn Sie Tools wie Mailchimp oder Constant Contact verwenden und Ihre Kontakte in eine CRM-Tabelle verschieben möchten.

Pro-Tipp: Wenn Sie derzeit eines dieser Tools verwenden, ist es manchmal einfacher, diesen Schritt zuerst auszuführen und Ihre Kontakte in eine CSV-Datei zu exportieren. Öffnen Sie dann diese Datei in Google Sheets oder Excel und passen Sie die resultierende Tabelle an das oben beschriebene Format an. Auf diese Weise haben Sie die Kontaktinformationen bereits in Ihrem CRM, und Sie können nach Bedarf Spalten hinzufügen und verschieben.

6. Erstellen Sie Automatisierungen und Integrationen

Einer der mächtigen Vorteile von Tabellenkalkulationssoftware besteht darin, dass Sie damit nicht nur Informationen speichern, sondern auch mit Ihren Daten interagieren können. Dadurch wird Ihr CRM aus einer Liste von Namen in ein Werkzeug umgewandelt, mit dem Sie den Verkaufsprozess im Blick behalten und mehr neues Geschäft gewinnen können.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre CRM-Tabelle einrichten können, damit sie für Sie funktioniert:

Bedingte Formatierung hinzufügen

Mit der bedingten Formatierung können Sie Regeln basierend auf den Informationen in einer Zelle erstellen. Sie können beispielsweise eine Regel einrichten, die den Zellenhintergrund rot färbt, wenn das Datum in der Spalte "letzter Kontakt" mehr als vier Wochen zurückliegt, und Sie darauf aufmerksam gemacht werden, dass Sie sich an diese Leitung wenden müssen. In der Tat haben wir die Beispielvorlage dafür eingerichtet.

Google Sheets Bedingte Formatierung von CRM

Wenn Sie jedoch wissen möchten, wie Sie dies selbst tun können, führen Sie die folgenden einfachen Schritte aus:

  1. Wählen Sie die Zelle, Zeile oder Spalte aus, die Sie formatieren möchten. Für Ihr CRM möchten Sie höchstwahrscheinlich eine Spalte auswählen, da alle Informationen in jeder Spalte eine bestimmte Art von Informationen sind.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Auswahloder klicken Sie auf das Menü "Format" und wählen Sie "Bedingte Formatierung".
  3. Sie erhalten dann eine Liste der Regeln, die für Ihre Auswahl geltensowie die Option "Neue Regel hinzufügen".
  4. Als nächstes sollten Sie im Feld "Auf Bereich anwenden" Ihre Auswahl sehen. Wenn nicht, fügen Sie einfach den Zellbereich hinzu, zu dem Sie die Formatierung hinzufügen möchten.
  5. Wählen Sie im Feld "Zellen formatieren wenn ..." die Bedingung aus, die erfüllt sein muss, damit die Formatierung angewendet wird. Dies kann sich auf ein Datum oder einen anderen Wert beziehen. Sie können sogar eine Bedingung für ein Feld hinzufügen, das leer ist oder wenn es einen bestimmten Text enthält.
  6. Wählen Sie schließlich die Formatierung aus, die angewendet werden soll, wenn die von Ihnen angewendete Bedingung erfüllt ist. Sie können die Farbe, Schriftart oder den Stil in einer Zelle ändern.

Datenvalidierungslisten verwenden

Eine weitere hilfreiche Art der Automatisierung ist das Hinzufügen von Datenvalidierungen. Dies bedeutet, dass nur bestimmte Datentypen zu einer Zelle oder einem Bereich hinzugefügt werden können. In der Beispielvorlage haben wir diese Funktion in den Spalten „Kontakttyp“ und „Stufe“ verwendet, um die Informationen auf bestimmte Listen zu beschränken. Der Einrichtungsprozess ähnelt dem Hinzufügen bedingter Formatierungen und trägt dazu bei, dass Ihre CRM-Daten sauber und strukturiert sind, sodass Sie Ihre Kontaktinformationen einfacher sortieren und bearbeiten können.

Google Sheets CRM-Datenüberprüfung

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Datenüberprüfung in Google Sheets hinzuzufügen:

  1. Wählen Sie die Zelle, Zeile oder Spalte aus, zu der Sie die Datenüberprüfung hinzufügen möchten. Wieder möchten Sie wahrscheinlich eine Spalte auswählen, da alle Informationen in jeder Spalte eine bestimmte Art von Informationen sind.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Auswahloder klicken Sie auf das Menü "Daten" und wählen Sie "Datenüberprüfung".
  3. Die von Ihnen gewählte Auswahl sollte im Feld "Zellbereich" angegeben werden. Wenn nicht, können Sie es manuell hinzufügen.
  4. Wählen Sie die Art der Validierung, die Sie verwenden möchten. Wir haben eine "Liste von Artikeln" ausgewählt.
  5. Geben Sie die Liste ein, die Sie für Ihr Dropdown-Menü verwenden möchten. mit jedem Begriff durch Komma getrennt.
  6. Um sicherzustellen, dass nur Ihre Liste von Begriffen verwendet werden kann, wählen Sie die Option "Eingabe ablehnen" im Feld "Bei ungültigen Daten".
  7. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Einbindung in andere Tools

Sobald Sie Ihr CRM eingerichtet haben, können Sie mit Automatisierungs-Tools von Drittanbietern helfen, Ihre CRM-Daten auf dem neuesten Stand zu halten, wenn Sie neue Leads generieren. Wenn Sie beispielsweise ein Lead-Generierungs-Tool wie Mailchimp verwenden, sendet Zapier neue Abonnenten, die Ihr Abonnementformular auf Ihrer Website ausfüllen, direkt als neue Zeilen in Ihre Tabelle. Zapier macht dies tatsächlich einfach, da Sie Felder direkt aus dem Formular den entsprechenden Feldern in Ihrer CRM-Tabelle zuordnen können.

Mailchimp zu Google Sheets Integration mit Zapier

7. Berichte erstellen

Durch die Verwendung einer Kalkulationstabelle für ein CRM können Sie Ihre Informationen organisieren und grundlegende Berichte erstellen, indem Sie die bereits erwähnten Funktionen sowie andere Funktionen in Google Sheets oder Excel verwenden. Im Folgenden werden einige Möglichkeiten beschrieben, wie Sie Ihre Daten nutzen können, um den Verkaufsprozess zu vereinfachen, indem Sie Berichte erstellen und Einblicke in Ihre Kontakte erhalten.

Nach Spalten sortieren

Ihre CRM-Daten können nach Spalten sortiert werden, sodass Sie die Daten nach Merkmalen oder Kontaktinformationen organisieren können. Sie können beispielsweise Ihre Angebote und Kontakte in alphabetischer Reihenfolge, nach Auftragswert oder in der Reihenfolge der neuesten Kontakte halten. Um die Daten zu sortieren, bewegen Sie den Mauszeiger über die oberste Zeile und klicken Sie auf den angezeigten Auswahlpfeil. Blättern Sie im Menü nach unten und legen Sie fest, ob die Spalte aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll.

Google Sheets CRM-Sortieroptionen

Filter erstellen

Das Filtern ist ein äußerst leistungsfähiges Werkzeug, mit dem Sie individuelle Ansichten basierend auf bestimmten Bedingungen oder Werten erstellen können. Sie können beispielsweise eine Ansicht erstellen, die die Leads anzeigt, mit denen Sie im letzten Monat nicht kommuniziert haben, oder eine Ansicht, die alle Transaktionen über 5.000 USD zeigt, bei denen die Abschlusswahrscheinlichkeit mindestens 80% beträgt. Mithilfe gefilterter Ansichten können Sie Berichte erstellen, die Ihnen Einblick in Ihre Kontakte geben, auf die Sie reagieren können.

Richten Sie Filter ein, indem Sie das Menü Daten> Filteransichten> Neue Filteransicht erstellen auswählen. Sie können dann die Spalten auswählen, die Sie filtern möchten und wie Sie Ihre Daten anzeigen möchten. Durch das Filtern werden alle Datensätze aus der Ansicht entfernt, die nicht den von Ihnen festgelegten Bedingungen entsprechen.

Verwenden von Filteransichten in einem Google Sheets CRM

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Welches Spreadsheet-Tool sollte ich verwenden?

Die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Kalkulationstabelle hängt von mehreren Faktoren ab. Wenn Freigabe und Zusammenarbeit in Echtzeit von größter Bedeutung sind, ist Google Sheets die beste Wahl. Wenn PC-Kompatibilität und erweiterte Produktivitätsfunktionen am wichtigsten sind, ist Microsoft Excel die beste Wahl.

Wann sollte ich zu einem CRM wechseln?

Die Entscheidung, sich für ein CRM mit allen Funktionen zu entscheiden, hängt von vielen Faktoren ab. Wenn Sie jedoch mehr als 50 Kontakte oder mehr als fünf Angebote gleichzeitig verwalten, ist es in der Regel sinnvoll, sich eine CRM-spezifische Software anzusehen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Tabellenkalkulations- und Datenbanksoftware?

Eine Kalkulationstabelle ist eine Sammlung von Datensätzen, die in Zeilen und Spalten von Zellen organisiert sind und sortiert und gefiltert werden können. Darüber hinaus ermöglichen Kalkulationstabellen, dass Berechnungen und andere Formatierungen entweder auf eine einzelne Zelle oder einen Zellbereich angewendet werden. Datenbanksoftware verwaltet auch eine Sammlung von Informationen. Der Hauptunterschied besteht jedoch darin, dass sie relational sind (was bedeutet, dass Sie verschiedene Datentypen miteinander verbinden können, um eine Beziehung zwischen ihnen herzustellen).

Sie könnten beispielsweise einen Kontakt in Ihrer Datenbank haben und diesen Datensatz mit einer Verkaufschance oder einem Konto verbinden. Die Datenbank verfolgt die Beziehung und hält die Daten hinter den Kulissen verbunden. Tabellenkalkulationen ermöglichen zwar die Verbindung von Zellen und Arbeitsblättern, sie sind jedoch in der Lage, Beziehungen zwischen verschiedenen Datensatztypen herzustellen.

Fazit: Google Sheets als CRM

Für Unternehmen, die die Kontrolle über ihre Kontakte übernehmen und mehr Geschäfte schließen möchten, kann das Erstellen eines CRM in einer Kalkulationstabelle dazu beitragen, die Vertriebskommunikation zu optimieren. Während Tabellenkalkulationssoftware wie Google Sheets nicht über die erweiterten Funktionen der dedizierten CRM-Software verfügt, kann dies eine kostengünstige und einfache Möglichkeit sein, sich vom Posteingang weg zu einem produktiveren Verkaufsprozess zu bewegen.

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