Mitarbeiter-Onboarding-Prozess - Die ultimative Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess ist der Zeitpunkt, zu dem ein Unternehmer einen neuen Mitarbeiter einstellt, und bezieht sich in der Regel auf die erste Woche des neuen Mitarbeiters in seiner neuen Rolle. Das Onboarding von Mitarbeitern umfasst sowohl Schulungen und neue Einstellungsformulare als auch andere Komponenten, wie z. B. das Team treffen, Kontakte zu Mitarbeitern des Unternehmens knüpfen und lernen, wie die Prozesse Ihres Unternehmens funktionieren.

Beginnen wir im Idealfall mit dem, was Sie dem Mitarbeiter senden sollten, bevor er an diesem aufregenden ersten Tag in Ihr Büro tritt. Wir sprechen auch darüber, wie Abrechnungssoftware diesen Onboarding-Prozess vereinfachen kann.

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Der allgemeine Überblick über die Dinge, die ein Mitarbeiter beenden kann, bevor er überhaupt ins Büro kommt, sind:

  • Steuerformulare wie W-4 oder W-9
  • Identifikationsformulare wie das I-9-Formular (und daran erinnern, gültige IDs mitzubringen)
  • Zahlungsformulare (d. H. Informationen zur direkten Hinterlegung, ungültiger Scheck)
  • Angebotsschreiben unterzeichnet

Bevor Ihr Mitarbeiter anfängt, spart er bereits am ersten Tag Zeit und Energie, wenn Sie ihm die üblichen neuen Mitarbeiterformulare vor dem ersten Tag zusenden können. Warum? Da einige Formulare einige Zeit zum Ausfüllen benötigen, und je mehr Sie im Voraus erledigen können, desto besser wird der erste Tag, anstatt einen Wirbelwind von nicht spaßigen, neuen Mietpapieren zu sein.

Wenn Sie ein System wie Gusto oder einen anderen Abrechnungsservice verwenden, werden automatisch Mitarbeiterformulare bereitgestellt. Die Mitarbeiter müssen lediglich ihre Basisinformationen eingeben, um mit diesen Formularen beginnen zu können. Diese werden dann automatisch in Ihrem Gusto-Konto gespeichert.

Dieser Abschnitt enthält alle Dokumente und Dinge, die Sie einem Mitarbeiter persönlich erklären sollten. Wir empfehlen, eine Agenda für den ersten Tag im Detail zu erstellen (unsere 5 erfolgreichsten Onboarding-Tipps finden Sie unten). Wir werden hier in diesem Abschnitt auch eine Beispielagenda vorlegen.

Wenn Sie noch keinen Pre-Boarding-Prozess erstellt haben, können Sie den obigen Abschnitt hinzufügen und alle oben genannten Schritte auch am ersten Tag ausführen.

Am ersten Tag möchten Sie Folgendes abdecken:

  1. Andere neue Einstellungsformulare, wie zum Beispiel der Arbeitsvertrag oder die Nicht-Bekanntmachung oder Nicht-Wettbewerbsvereinbarungen, die sie unterzeichnen müssen. Dies sollte als Erstes beachtet werden (Sie können dies auch in der Pre-Boarding-Phase tun, wenn Sie möchten).
  2. Unternehmensrichtlinien und -verfahren, z. B. Verhinderung sexueller Belästigung, zusammen mit Ihrem Mitarbeiterhandbuch. Wir haben eine praktische, kostenlose Vorlage für Mitarbeiterhandbücher.
    • Hast du kein Handbuch? Vergessen Sie nicht, sich mit den großen Themen zu befassen, z. B. wie Sie sich krank melden, wie Sie nach einem Ferientag fragen können, Spesenabrechnungen, Kleiderordnung, Verhaltensrichtlinien und andere häufige Probleme, die Sie mit Mitarbeitern haben.
  3. Mit wem sollten sie sich treffen und Zeit verbringen (siehe unsere Beispielagenda unten)
  4. Eine ausführliche Bürotour mit Anleitung zur Verwendung des Druckers, zur Verwendung des Kopierers usw., falls erforderlich.
  5. Eine Liste der gebräuchlichen Büronummern, wie z. B. der Badezimmercode, deren Telefonerweiterung, das Wählen von Mitarbeitern und deren Nebenstellen und ähnliches.
  6. Ein kurzer Überblick über die technischen Einstellungen und das Setup des Computers, z. B. das Festlegen von Passwörtern und das Senden einer Test-E-Mail, das Anmelden bei der erforderlichen Software sowie das Anzeigen von Schulungsvideos, sofern dies zeitlich möglich ist. Andere Ad-hoc-Dinge, wie sie auftauchen, einschließlich einer 30-minütigen Nachbesprechung, die ihnen erlaubt, Fragen zu stellen, nachdem sie alles aufgenommen haben.

Beispiel für die Tagesordnung für den ersten Tag

Nachfolgend finden Sie eine aufgestellte Agenda, die imitiert, wie ich am ersten Tag einen neuen Mitarbeiter einrichten würde. Ich würde normalerweise solche Details auf meiner persönlichen Kopie als HR-Manager und vielleicht auch auf der Manager-Kopie hinterlassen, aber Ellen Employee sollte eine saubere, hübsche Version mit Orten, Zeiten, Personen und einer Aufgabenliste sehen.

Ellen Angestellter Erster Tag 8. Februar 2017
8:30 UhrEllen Angestellte kommt im Büro an und Helen HR wird in der Lobby sein, um sie zu begrüßen
Zeigen Sie Ellen ihren Schreibtisch und stellen Sie sie auf, geben Sie Ellen eine Bürotour und eine Einführung
9:00 morgensEllen Employee beendet alle neuen Mietpapiere (mit Helen HR)
10:00 UhrEllen Employee geht mit ihrem neuen Manager Mark Manager zum Kaffee
Mark klärt Ziele, Erwartungen und andere Verhaltensweisen, die er als Manager erwartet
11:00 UhrEllen Employee trifft Isaac IT und ist in allen technischen Fragen aufgestellt
12.00Team Lunch mit Ellen Employee und ihrem neuen Team
1:00 Uhr NachmittagsEllen Mitarbeiter, um alle Schulungsvideos zum Projektmanagementsystem von ABC Company anzusehen und ihren Arbeitsablauf für ein typisches Projekt zu erlernen
14.00 UhrEllen Employee & Helen HR prüfen alle Geschäftsprozesse, -abläufe, ihre IT-Einrichtung und die allgemeine Kontaktgrundlage für alle Unterlagen, falls etwas vergessen wurde
15.00 UhrEllen Mitarbeiter, der Tommy Teamkollege bei seinem neuen Kundenkonto betrügt
16:00 UhrEllen Employee, Mark Manager und Bobby Business Owner berichten am ersten Tag und bei Fragen zu Ellen Employee
5.00Tag 1 vorbei!

Zu ihrem neuen Auftritt kommen viele neue Mitarbeiter, die bereit sind zu gehen. Nur um herauszufinden, dass alle zu beschäftigt sind, um sie zu trainieren, andere Meetings abhalten oder generell nicht auf ihre Ankunft vorbereitet sind. Dies kann den Segeln eines neuen Mieters wirklich den Wind nehmen. Es ist auch eine zu große Belastung für einen Manager, einfach seine Arbeit einzustellen und einen neuen Mitarbeiter intensiv zu trainieren. Die Erstellung einer Onboarding-Agenda kann dazu beitragen, all diese Probleme zu lösen.

Für viele Unternehmen ist es von Vorteil, die Agenda am ersten Tag zu erweitern und eine lockere Agenda für die gesamte erste Bewerberwoche zu erstellen. Nachdem Sie unsere Tagesagenda oben gesehen haben, können Sie sich ein Bild davon machen, wie die anderen Tage aussehen werden.

Im Wesentlichen sollten Sie jeden Tag kombinieren mit:

1. Einzel- und Teammeetings

Wie oft? 2-3 Stunden pro Tag, abhängig von Ihrem Geschäftsprozess. 10-15 Stunden in der ersten Woche.

Treffen mit den Teammitgliedern und Managern, mit denen der neue Mitarbeiter interagiert, und den neuen Mitarbeiter auf den neuesten Stand der Projekte, der Kundenprozesse, der Produktschulung und anderer Teile seiner neuen Rolle bringen, die er benötigt.

2. Schulungsunterlagen

Wie oft? 2-3 Stunden pro Tag; 10-15 Stunden in der ersten Woche.

Schulungsmaterialien, die diese Besprechungen mit der neuen Rolle des Mitarbeiters verbinden. Zum Beispiel sollten Sie über Produktschulungsmaterialien, nützliche YouTube-Videos, Schulungen in den Softwaresystemen des Unternehmens, Richtlinien und Verfahren und ähnliches verfügen, bevor der neue Mitarbeiter ankommt. Sie können auch Spiegelungssitzungen einrichten, in denen die neuen Mitarbeiter die Anrufe oder Aktionen eines erfahrenen Mitarbeiters verfolgen oder mithören können. In unserem Trainingshandbuch für sexuelle Belästigung finden Sie ein Beispiel zur Strukturierung des Trainings.

3. Kleine Projekte

Wie oft? 1-2 Stunden pro Tag; maximal 10 Stunden in der ersten Woche insgesamt.

Kleine Projekte und Aufgaben, um den Mitarbeiter bis zum Ende der ersten Woche auf etwa 10-20% der Produktivität zu bringen. Jede Woche sollte je nach Branche zwischen 10-20% höher liegen, mit dem Ziel, dass ein neuer Mitarbeiter in den Wochen 6-8 zu 90-100% produktiv ist. Wenn Sie einen hochleistungsfähigen Mitarbeiter beschatten, an Besprechungen als Beobachter teilnehmen, Kundenanrufe abhören und andere Techniken dieser Art verwenden, können Sie den Prozess beschleunigen, wenn Sie direkt in die Arbeitslast einsteigen.

4. Einfach rumhängen

Wie oft? 1 Stunde oder so jeden Tag der ersten Woche. Der erste Tag könnte 3 Stunden davon umfassen!

Sozialisationsaspekte sollten ebenfalls als wichtig betrachtet werden. Wenn Sie sie nicht täglich zum Mittagessen mitnehmen müssen, weisen Sie jemanden zu, der den besten lokalen Kaffee und die besten Parkmöglichkeiten vor Ort bietet, und überlegen Sie, ob Sie eine unternehmensweite (oder zumindest teamweite) Social Hour oder Happy Hour planen nach dem neuen mieten gab es dort 1-2 wochen.

Es kann für den betreffenden Mitarbeiter, das Team und sogar für das Unternehmen sehr anstrengend sein, jemanden in eine neue Rolle zu bringen, insbesondere wenn Sie ein kleines Unternehmen sind. Es muss aber nicht sein. Dies sind unsere Top-5-Tipps zum Erstellen eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses:

1. Planen, Planen, Planen:

Je mehr Sie für die Ankunft Ihres neuen Mieters planen, desto reibungsloser wird es laufen. Der Planungsprozess kann 1-2 Wochen alleine dauern, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie er aussehen soll, insbesondere wenn es das erste Mal ist, dass Sie sich wirklich auf das Onboarding der Mitarbeiter konzentrieren. Sobald Sie eine Agenda und einige der Schulungsunterlagen zusammengestellt haben, können Sie ab dem nächsten Mal eine Grundlinie erstellen.

Denken Sie daran, die vier Elemente, über die wir oben sprechen, Meetings, Schulungen, Projekte und Sozialisation zu kombinieren, um eine gute Balance zu erzielen.

2. Besorgen Sie sich den Arbeitsplatz und die IT-Anforderungen des neuen Mitarbeiters, bevor er auftaucht:

Das schlechteste Gefühl, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, ist, wenn Sie auftauchen und kein Schreibtisch, Computer oder E-Mail-Adresse für Sie eingerichtet ist. Sie dachten, sie wären begeistert, Sie nach 4 Interviewrunden und einem Monat Rekrutierungsarbeit einzustellen! Lange Geschichte kurz, es hinterlässt einen schlechten ersten Eindruck und das Einrichten eines Arbeitsplatzes, und ein neuer Computer sollte nicht länger als 1 bis 2 Stunden in Anspruch nehmen. Wenn Sie Hilfe benötigen, was für das neue Büro bestellt werden soll, lassen Sie uns helfen.

Willst du die extra Meile gehen? Denken Sie darüber nach, ein Begrüßungsbanner zu erstellen, ein schönes Namensschild für den Schreibtisch oder Visitenkarten im Voraus zu erhalten. In unserem Einkäuferhandbuch erhalten Sie kurze Informationen zu den besten Visitenkartenanbietern.

3. Verwenden Sie andere Personen als Beispiele (aka Shadowing):

Wie bereits gesagt, ist es wichtig, eine Kombination von Trainingstechniken zu verwenden. Dazu gehört auch die Kombination von Personen. Dies hilft einer Person den Druck zu nehmen, jemanden zu trainieren und gleichzeitig ihre Arbeit zu erledigen (besonders wenn Sie diese Person sind). Nutzen Sie auch die natürlichen Talente Ihres derzeitigen Teams und die Bereiche, in denen sie am besten arbeiten, und verteilen Sie das Training entsprechend.

4. Verwenden Sie den natürlichen "Host" in Ihrem Unternehmen:

Die meisten Teams haben jemanden, der der natürliche soziale Schmetterling oder der Host-Typ ist. Verwenden Sie diese Person, damit sich die neue Person willkommen fühlt. Sie können sogar das eingerichtete Büro an sie delegieren oder die Tagesordnung formatieren, um hübsch auszusehen. Sie können verwendet werden, um die Bürotour auch zu geben!

5. Optionen für die Forschungsausbildung:

Sie fragen sich vielleicht, was Sie mit den Trainingsoptionen tun sollen. Möglicherweise gibt es keine kompilierten Prozeduren, Handbücher oder Software-Videos, die Sie kennen. Wie werden die Leute ausgebildet? Fragen Sie alle anderen Mitarbeiter und sehen Sie, was sie empfehlen. Wenn dies Ihr erster Mitarbeiter ist, müssen Sie ein bisschen mehr darüber nachdenken und sich über das gute alte Internet informieren, um YouTube-Videos oder andere Schulungsmaterialien zu finden, die sinnvoll sind.

In manchen Unternehmen wie Performance-Management-Software oder HR-Software sind ein Onboarding-Prozess und Schulungsvideos enthalten. Außerdem können Sie Module hinzufügen, die Sie recherchieren könnten, und die meisten Softwareprogramme wie CRM-Software bieten auch Schulungsmaterialien für neue Mitarbeiter.

Persönlich habe ich neuen Mitarbeitern eine Kombination gegeben, indem sie das System 1-2 Mal demonstriert haben, sie bitten, es während des Anschauens auszuprobieren, und ihnen ein 2-4-stündiges Projekt zuweisen, um sich an das System zu gewöhnen, wenn keine Videos vorhanden sind.

Der Onboarding-Prozess der Mitarbeiter ist unglaublich einfach, sobald ein System ausfällt. Sobald Sie einen Prozess eingerichtet haben, können Sie den Prozess wirklich jedes Mal aktivieren, wenn Sie jemanden oder sogar eine Gruppe von Mitarbeitern einstellen, und diesen Prozess systematisch durcharbeiten. Es hilft, den Druck des Managements zu mindern und schafft ein tolles Erlebnis für die neuen Mitarbeiter.

Versuchen Sie Gusto, um den Onboarding-Prozess eines Mitarbeiters über Ihr Abrechnungssystem zu automatisieren. Lassen Sie ihn die Steuerformulare, das I-9 usw. in Ihrem Auftrag bearbeiten.

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