So verwenden Sie Zoho CRM in 5 Schritten

CRM-Systeme helfen Ihnen, Ihren Vertriebsprozess effizienter und effektiver zu gestalten. In diesem Handbuch wird erklärt, wie Sie Zoho CRM einrichten, eines der beliebtesten CRM-Systeme für kleine Unternehmen. Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihre Daten in Zoho erhalten, wie Sie Ihre Verkaufspipeline einrichten und wie Sie Felder an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Der erste Schritt beim Erlernen der Verwendung von Zoho besteht darin, sich mit dem Layout vertraut zu machen. Wenn Sie sich zum ersten Mal bei Zoho anmelden, gelangen Sie zu einem Einstellungsbildschirm mit der Bezeichnung „Home“. Hier fügen Sie Ihre Daten hinzu und passen das System an die gewünschten Datenfelder an.

Bevor Sie mit der Einrichtung des Systems beginnen, klicken Sie zunächst auf einige Menüleisten, um sich mit dem Zoho-Layout vertraut zu machen. Zum Beispiel, Führt oder Konten. Diese Module werden als Module bezeichnet und sind Orte, an denen Sie unterschiedliche Datentypen speichern und auf verschiedene Systemfunktionen zugreifen.

Klicken Sie auf Kontakte, dann füllen Sie einen neuen Kontakt aus und speichern Sie ihn. Als nächstes geht es weiter zu Potenziale, wo Sie die Verkaufschancen nachverfolgen. Versuchen Sie es auch, eine von diesen auszufüllen und zu speichern. Wenn Sie sich vertraut fühlen, fahren Sie mit Schritt 2 fort und wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Daten in Zoho erhalten.

Wenn Sie bereits in der vorherigen Phase versucht haben, einen Kontakt hinzuzufügen, haben Sie die manuelle Vorgehensweise dafür bereits gelernt. Bei einer großen Anzahl von Kontakten können Sie jedoch alle Ihre Kontakte viel schneller importieren.

Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

1. Migrieren Sie Ihre Daten von einem anderen CRM

Wenn Sie bereits ein CRM verwendet haben und Ihre Daten aus dem alten System übertragen möchten, klicken Sie auf Fertig machen Klicken Sie auf die Registerkarte am rechten Bildschirmrand und klicken Sie dann auf Daten aus anderem CRM migrieren, was einen einfachen Prozess für Sie darstellt.

2. Importieren Sie Ihre Daten aus einer Kalkulationstabelle

Wenn Sie Ihre Leads über eine Kalkulationstabelle importieren möchten, die Sie aus Ihrem alten CRM-System exportiert haben, klicken Sie einfach auf Sonstiges CRM.

Zoho fordert Sie auf, eine Tabellenkalkulationsdatei in einem der folgenden Formate hochzuladen: XLS, XLSX, CSV oder VCF. Führen Sie dann den gleichen Vorgang aus, um auch Ihre Kontakte, Konten und Aktivitäten hochzuladen.

Wenn Sie keine Kalkulationstabelle mit Ihren exportierten Kontakten aus Ihrem alten CRM haben, können Sie sie aus einer anderen Software in eine Kalkulationstabelle exportieren. Nachfolgend finden Sie einige einfache Anweisungen zum Exportieren von Kontakten aus Google Mail, Outlook, LinkedIn oder MailChimp.

Kontakte in Ihr CRM exportieren

Google MailKlicken Sie in der oberen linken Ecke Ihres Posteingangs auf E-Mail. Wählen Sie dann Kontakte, Mehr und Exportieren. Klicken Sie hier, um ausführliche Anweisungen zu erhalten.
Ausblick 2010Wählen Sie Datei, Öffnen und Exportieren. Bewegen Sie dann den Mauszeiger auf Importieren / Exportieren und wählen Sie Exportieren in eine Datei. Klicken Sie hier, um ausführliche Anweisungen zu erhalten.
LinkedInFolgen Sie einfach diesem Link und klicken Sie auf Exportieren.
MailChimpGehen Sie zu Listen, wählen Sie die Liste aus, mit der Sie arbeiten möchten, und wählen Sie dann Liste exportieren. Klicken Sie hier, um ausführliche Anweisungen zu erhalten.

Wenn Sie ein anderes Programm verwenden, können Sie möglicherweise noch Kontakte als Tabellenkalkulation exportieren. Google-Suche mit dem Begriff "[Ihren Programmnamen einfügen] In CSV exportieren". Wenn Ihr Programm dies zulässt, finden Sie Anweisungen auf der Seite mit den Suchergebnissen.

Nachdem Sie Ihre Kontakte als MS Excel-, CSV- oder VCF-Tabelle gespeichert haben, kehren Sie zurück in Zoho und laden Sie die Datei hoch.

Im nächsten Schritt fordert Zoho Sie auf, den Namen der verschiedenen Datenfeldtypen in Ihrer Tabelle zu bestätigen. Zum Beispiel kann es sich ändern E-Mail-Addresse lesen Arbeits Email oder Unternehmen lesen Kontobezeichnung. Öffnen Sie Ihre Tabelle und vergewissern Sie sich, dass jede Spalte mit dem richtigen Datenfeld in Zoho übereinstimmt.

Wenn alles gut aussieht, beginnen Sie mit dem Import Ihrer Daten. Viele Unternehmen speichern jedoch eindeutige Daten zu ihren Kontakten. Beispielsweise möchten Sie vielleicht wissen, ob Ihr Kontakt Golf spielt oder nicht, oder sich an den Geburtstag erinnern. Wenn Zoho nicht über ein Datenfeld verfügt, das einem Ihrer eindeutigen Datenfelder entspricht, können Sie ein eigenes benutzerdefiniertes Feld erstellen, um dies zu berücksichtigen.

Wenn Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen müssen, führen Sie zuerst Schritt 3 aus und kehren Sie anschließend zum Abschluss von Schritt 2 zurück.

Gehe zurück zur Homepage von Zoho und klicke auf Fertig machen Klicken Sie erneut auf die Registerkarte am rechten Bildschirmrand und klicken Sie dann auf Anpassung. Dadurch gelangen Sie zu einem speziellen Menü, in dem Sie das Layout des CRM personalisieren können.

Um zu beginnen, lass uns auf klicken Kontakte. Dadurch gelangen Sie zu einer Seite, auf der Sie die Anzeige der Kontaktseiten anpassen können: Sie können Felder per Drag & Drop verschieben, um die Felder neu zu positionieren, oder klicken Sie auf Abfalleimer Symbol, um sie zu entfernen.

Standardmäßig verfügt Zoho über eine Vielzahl von Datenfeldern, einschließlich verschiedener Felder wie Skype-ID, Fax, Telefonnummer des Assistenten usw. Um die Verwaltung der Daten zu erleichtern, sollten Sie einige dieser Felder entfernen. Dies erleichtert die Navigation, wenn Sie und Ihr Team das System ernsthaft nutzen.

Jetzt müssen Sie alle benutzerdefinierten Datenfelder hinzufügen, die Sie benötigen und die Zoho nicht bereitgestellt hat. Klicken Sie dazu einfach auf eine Option links unter Neue Felder und ziehen Sie es auf die anderen Kontaktfelder. Wenn Sie die kostenlose Version von Zoho verwenden, können Sie keine benutzerdefinierten Felder hinzufügen, da diese nur in der Standard Edition verfügbar ist, die pro Benutzer 12 US-Dollar kostet.

Besuchen Sie Zoho

Wenn Sie mit Ihren Kontaktseiten zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Angebote Registerkarte am oberen Bildschirmrand.

Bei Deals können Sie Ihre Verkaufschancen in Zoho nachverfolgen. Klicken Neuen Deal erstellen und Sie sehen Optionen zur Eingabe von aVerkaufswert, voraussichtliches Abschlussdatum, Kontoname, Kontaktname und mehr.

Das Schöne an der Verwendung eines CRM ist, wie solche Seiten verknüpft werden. Angebote sind immer mit einem verknüpft Konto, und umgekehrt. Mit anderen Worten, Sie können sofort feststellen, welche Entscheidungsträger mit jedem Verkauf verbunden sind.

In der rechten Spalte sehen Sie ein Feld namens Bühne und ein anderer genannt Wahrscheinlichkeit. Das Anpassen der Verkaufsstufe ändert automatisch die Gewinnwahrscheinlichkeit. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Abschlusses des Geschäfts mit dem Verkauf von Stufe zu Stufe steigt. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre eigenen Verkaufsphasen definieren, empfiehlt es sich, unseren Leitfaden zu lesen, in dem Sie Ihren eigenen Verkaufstrichter erstellen.

Zoho verfügt über eine generische Liste von Vertriebsphasen (Qualifizierung, Bedarfsanalyse usw.). Da Ihr Unternehmen über einen eigenen Verkaufsprozess verfügt, können Sie diese Schritte jedoch nach Ihren Wünschen anpassen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Fertig machen Klicken Sie auf die Registerkarte am rechten Bildschirmrand und klicken Sie dann auf Anpassung und Angebote Dies ist ein einfacher Prozess, dem Sie folgen können.

Neben dem Bühne Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Stage-Probability-Mapping. Von dort gelangen Sie in ein Menü, in dem Sie Ihre eigenen Verkaufsphasen eingeben können. Für jede Phase können Sie auch die Gewinnwahrscheinlichkeit anpassen.

Sobald Sie Ihre eigenen Phasen und Wahrscheinlichkeiten gespeichert haben, können Sie Ihre Verkäufe verfolgen. Wenn Sie mit dem System beginnen, profitieren Sie auch von den Verkaufsanalyseberichten, die Zoho automatisch generiert.

Nach dem Importieren von Kontakten und dem Einrichten von Deals können Sie Zoho dem Rest Ihres Teams vorstellen. Weitere Informationen zu erweiterten Zoho-Funktionen wie automatisierten E-Mails, Aufgaben und der mobilen App finden Sie in unserem vollständigen Zoho-Test.

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