Hinweise zum Einrichten des VoIP-Telefondienstes

VoIP-Telefondienstanbieter haben die Branche revolutioniert, indem sie Funktionen, die bisher nur mit teurer PBX-Hardware verfügbar waren, zugänglicher und erschwinglicher machen. Ihr kleines Unternehmen kann diese Funktionen nutzen, um für Ihre Kunden größer und etablierter zu sein, als Sie vielleicht sind, um Ihren wertvolleren Kunden einen besseren Service zu bieten und die Fähigkeit Ihrer Mitarbeiter zu erweitern, auf Anrufe außerhalb der EU zu reagieren Büro.

Lesen Sie den Artikel unten, um sich zu informieren, und informieren Sie sich in unserem Einkaufsführer darüber, warum wir Nextiva für Ihre VoIP-Anforderungen empfehlen.

Anstelle der Kupferkabel Ihrer lokalen Telefongesellschaft verwenden VoIP-Telefondienste die vorhandene Internetverbindung Ihres Unternehmens, um Sprache als Daten zu konvertieren und zu übertragen. Wenn Sie mit Skype telefonieren, haben Sie zuvor die VoIP-Technologie verwendet. Obwohl Skype normalerweise von Einzelpersonen verwendet wird, gibt es andere Dienste wie Nextiva und Vonage, die die gleiche Technologie für Unternehmen in größerem Umfang nutzen.

VoIP-Systeme bieten eine funktionsreiche und technisch fortgeschrittene Telefonlösung. Sie sind einfach einzurichten, zu konfigurieren und zu verwalten und sind in der Regel kostengünstiger als herkömmliche Festnetzsysteme. Die Technologie hinter den VoIP-Diensten bedeutet auch, dass sie Funktionen bieten können, die herkömmliche Festnetze nicht bieten können.

Mobilität

Mit VoIP-Diensten können Sie Ihr Mobiltelefon als eine Erweiterung Ihres Bürotelefons verwenden, wodurch Ihr Telefonsystem praktisch überall verfügbar ist, wo Sie sich befinden. Sie können Anrufe an Sie weiterleiten, um sie an jedem beliebigen Ort entgegenzunehmen, Anrufe zu tätigen und sie von Ihrer Bürotelefonnummer erscheinen zu lassen. Dies ist ein enormer Vorteil für Besucher, die Kunden besuchen, z. B. Vertriebs- oder Kundenbetreuer, sowie externe Mitarbeiter.

Portabilität

Mit der VoIP-Technologie können Sie jedes Telefon oder sogar Ihren Computer als persönliche Nebenstelle verwenden. Sie müssen also nicht nur Anrufe an Ihrem Schreibtisch tätigen oder entgegennehmen.

Flexibilität

Mit Cloud-basierten VoIP-Diensten können Sie sich von Ihrem Computer oder Ihrer Smartphone-App aus bei Ihrem Konto anmelden und Ihr Telefonsystem im Handumdrehen verwalten, einschließlich der Art und Weise, wie Anrufe weitergeleitet und verarbeitet werden. Beispielsweise können Sie mit den erweiterten Routing-Funktionen einen wiederkehrenden Zeitplan einrichten, in dem Anrufe an Abenden und am Wochenende an Ihr Mobiltelefon weitergeleitet werden.

Zugänglichkeit

Die meisten VoIP-Dienstanbieter bieten erweiterte Eingabehilfefunktionen, z. B. die Umwandlung von Voicemails in Text, die per SMS oder E-Mail an Sie gesendet werden. Dies kann insbesondere für Hörgeschädigte von Vorteil sein.

Integrationen

Die gleiche Voice-to-Text-Funktion bedeutet auch, dass Ihr VoIP-System in Anwendungen von Drittanbietern wie CRM-Software integriert werden kann. Wenn Sie beispielsweise einen eingehenden Anruf erhalten, könnte Ihr CRM automatisch nach der Nummer suchen und alle relevanten Daten anzeigen, die Sie damit verknüpft haben.

Hier sind einige Fragen, die Sie vor der Einrichtung Ihres VoIP-Telefonsystems beachten sollten, um sicherzustellen, dass Sie den besten Anbieter und die besten Funktionen für Ihre Anforderungen auswählen.

Welcher VoIP-Telefonanbieter ist der richtige für Sie?

Welcher VoIP-Telefonanbieter Sie als Partner wählen, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, z. B. den verfügbaren Funktionen, der Benutzerfreundlichkeit des Dienstes, dem von ihm angebotenen Kundensupport und vor allem dem Preis des Dienstes - sowohl monatlich als auch für Auslandsgespräche, wenn Ihr Unternehmen dies tut.

Nach einem ausführlichen Test empfehlen wir Nextiva aufgrund des preisgekrönten und branchenführenden Kundensupports als besten VoIP-Telefonanbieter für kleine Unternehmen. Dennoch waren wir von einer Reihe weiterer Optionen beeindruckt. Zum Beispiel bietet RingCentral einen hoch angesehenen Service mit einer breiten Palette an Funktionen. 8 × 8 kann für viele Unternehmen, die viele internationale Anrufe tätigen, die wirtschaftlichste Option sein.

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Wie viele VoIP-Telefone kann Ihre Internetverbindung unterstützen?

Da die VoIP-Technologie Ihre Stimme in Daten umwandelt, hängt die Qualität Ihrer Telefonate von der Stärke und Stabilität Ihrer Internetverbindung ab. Bevor Sie einen VoIP-Telefondienst für Ihr kleines Unternehmen installieren, müssen Sie die Fähigkeit Ihrer Internetverbindung zur Verwaltung des Datenverkehrs messen.

Verwenden Sie einen kostenlosen VoIP-Geschwindigkeitstest, notieren Sie sich Ihre Ergebnisse und vergleichen Sie sie anhand der folgenden Tabelle:

Bandbreite (Upload-Geschwindigkeit)Maximale Anzahl von ZeilenEmpfohlene Zeilenanzahl
500 Kbps51
1 Mbps102
5 Mbps5011
10 Mbps10022
30 Mbps50067

Welche VoIP-Telefone eignen sich am besten für Ihr Unternehmen?

Wenn Sie den besten VoIP-Telefonanbieter für Ihr kleines Unternehmen ausgewählt haben, müssen Sie als Nächstes Ihre Mitarbeiter mit den Telefonen ausstatten, mit denen sie darauf zugreifen. Dies können Tischtelefone, Konferenzraumtelefone oder beides sein.

VoIP-Telefone ähneln im Allgemeinen den herkömmlichen Festnetztelefonen. Sie bieten jedoch häufig eine größere Auswahl an Funktionen und, was noch wichtiger ist, sie verbinden sich eher mit der Internetverbindung Ihres Unternehmens als mit einer herkömmlichen Telefonleitung.

Wir empfehlen das Grandstream GXP2170 als das beste VoIP-Telefon und das Grandstream GAC2500 als das beste VoIP-Konferenztelefon für kleine Unternehmen.

Möchten Sie Ihr Unternehmen als kleineres oder größeres Unternehmen präsentieren?

Abhängig von Ihrer Branche und den Arten von Kunden, die Sie normalerweise bedienen, können Sie mehr davon profitieren, wenn Sie sich als kleineres Unternehmen oder größeres Unternehmen präsentieren. Ein kleineres Unternehmen kann den Eindruck eines persönlicheren Services erwecken, während ein größeres Unternehmen Autorität und Stabilität projiziert.

Hier sind einige Faktoren, die die Wahrnehmung Ihrer Kunden für Ihr Unternehmen beeinflussen können:

Die Stimme des Unternehmens

Soll der Leiter Ihres Unternehmens oder ein anderer bekannter Mitarbeiter die Stimme Ihres Telefonsystems sein, oder sollten Sie einen Sprecher für die Aufnahme einer professionellen Begrüßung einstellen? Dies hängt von dem Bild ab, das Sie projizieren möchten. Wenn Ihre Kunden regelmäßig in Ihr Unternehmen einsteigen, werden sie bei einer professionellen Aufnahme nicht der Meinung sein, dass Sie ein Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitern sind. Auf der anderen Seite kann eine professionell klingende Stimme ihre Meinung positiv beeinflussen, wenn Sie anderen Unternehmen dienen, die Ihr Büro möglicherweise nie sehen.

Das Eröffnungsmenü

Wenn eine Person Ihr Unternehmen anruft, welche Art von Optionen soll Ihre automatische Telefonzentrale ihnen bieten? Fast alle großen VoIP-Dienstanbieter für Unternehmen bieten Ihnen die Möglichkeit, einen Telefonbaum mit der Option eines Verzeichnisses mit Namen nach Namen einzurichten. Möchten Sie, dass Anrufer die Möglichkeit haben, verschiedene Abteilungen wie Vertrieb, Support oder Abrechnung zu kontaktieren oder in Kategorien wie neue oder bestehende Kunden unterteilt zu werden? Je mehr Optionen Sie angeben, desto größer wird wahrscheinlich Ihr Unternehmen. Mehr Optionen können jedoch auch die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Anrufe abgebrochen werden, bevor sie abgeschlossen sind.

Anrufe aufzeichnen

Nichts sagt einem Großkonzern wie die Telefonansage: „Ihr Anruf wird möglicherweise zu Schulungs- und Qualitätskontrollzwecken aufgezeichnet.“ Wenn Sie jedoch keinen wirklich guten Grund haben, Anrufe aufzuzeichnen, beispielsweise Bestellungen per Telefon entgegenzunehmen, kann diese Ansage mehr Schaden anrichten als Gut, wenn Ihre Kunden es mit unpersönlichem Service verbinden. Außerdem sind die Gesetze zur Anrufaufzeichnung von Land zu Land unterschiedlich. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Compliance einhalten, wenn Sie sich dazu entscheiden, sie aufzuzeichnen.

Möchten Sie alle Ihre Anrufe auf dieselbe Weise verwalten?

Jedes Unternehmen muss entscheiden, wie seine begrenzten Ressourcen zugewiesen werden. Möchten Sie beispielsweise Ihre Kunden dazu ermutigen, Ihr Unternehmen anzurufen? Gibt es bestimmte Kategorien von Kunden oder Anforderungen, die Sie vor anderen priorisieren möchten?

Die Beantwortung von 80% Ihrer eingehenden Anrufe mit einer Live-Person innerhalb von 30 Sekunden wird als gut erachtet, mit dem Ziel, die Anzahl der abgebrochenen Anrufe (Auflegen) unter 7% des gesamten Anrufvolumens zu halten. Natürlich ist jedes Geschäft anders. Möglicherweise möchten Sie Ihre Anrufer dazu ermutigen, auf der Website Ihres Unternehmens nach Informationen zu suchen, oder Ihre Kunden sind bereit, länger zu warten, um bedient zu werden.

Dies sind einige der Fragen, die Sie beim Einrichten Ihres Telefonsystems beachten sollten:

  • Was sind die häufigsten Gründe, warum Leute Ihr Geschäft nennen?
  • Sollte ihre Art von Anfrage von einer bestimmten Person oder einer Gruppe von Personen bearbeitet werden, oder gibt es eine bessere Alternative?
  • Welche Arten von Anrufen möchten Sie unbedingt von einer lebenden Person erledigen?
  • Gibt es bestimmte Tageszeiten oder Situationen, in denen Ihr Unternehmen mit Anrufen überschwemmt wird? Wie wollen Sie diesen Nachfrageanstieg bewältigen?
  • Möchten Sie, dass Mitarbeiter geschäftliche Anrufe annehmen und tätigen, wenn sie sich außerhalb des Büros befinden?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen bei der Entwicklung oder Erstellung eines Flussdiagramms mit Regeln, wie Anrufe behandelt werden sollen.

Wenn ein Kunde beispielsweise eine Option auswählt, kann sein Anruf an eine bestimmte Person oder ein Team weitergeleitet werden. Der Anruf kann an mehreren Nebenstellen gleichzeitig klingeln, damit die erste verfügbare Person abholen oder je nach Arbeitslast zugewiesen werden kann. Wenn der Anruf nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Klingelzeichen angenommen wird, kann er automatisch an eine andere Person oder Gruppe, eine Sicherungsnummer wie ein Mobiltelefon, weitergeleitet oder an die Voicemail gesendet werden. Sie können diese Regeln je nach Tageszeit sogar ändern.

Das Einrichten eines VoIP-Telefondienstes ist wahrscheinlich eines der ersten Dinge, die Sie beim Einrichten Ihres neuen Büros durchführen müssen. Es empfiehlt sich jedoch, sich ein wenig Zeit zu nehmen, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu überprüfen und festzustellen, wie diese mit den Funktionen und Preisen der einzelnen Anbieter übereinstimmen, bevor Sie sich auf einen Anbieter festlegen. Lesen Sie die obigen Fragen, finden Sie den besten VoIP-Telefonanbieter für Ihre Anforderungen und vertrauen Sie auf Ihre Vorbereitung.

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