25 Pro-Tipps, um geschäftliche und persönliche Ausgaben getrennt zu halten

Ihr Geschäft ist eine von Ihrem persönlichen Leben getrennte Einheit. Auch wenn Sie Ihre persönlichen Vermögenswerte möglicherweise zur Gründung eines Unternehmens verwendet haben, ist es wichtig, eine klare Grenze zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren persönlichen Finanzen zu setzen, selbst in den frühen Stadien Ihres Unternehmens. In diesem Artikel werden die wichtigsten Expertentipps aufgeführt, mit denen Sie Ihr Geld vor dem Vermischen bewahren oder aufhalten können.

Hier sind 25 Tipps, um geschäftliche und persönliche Ausgaben getrennt zu halten:


1. Erstellen Sie eine separate Entität für Ihr Unternehmen

Gabriel Pincus, Präsident und Gründer von GA Pincus Funds

Der erste Schritt, wenn Sie geschäftliche und persönliche Ausgaben getrennt halten möchten, ist sicherzustellen, dass Ihre geschäftlichen Aufwendungen von Ihren persönlichen Ausgaben getrennt bleiben, indem Sie Ihr Unternehmen als separate Einheit registrieren. Sie können Ihr Unternehmen als GmbH (Limited Liability Company) oder etwas Ähnliches anmelden. Dann sollten Sie eine EIN (Employee Identification Number) für Ihr Unternehmen erhalten. Dies ist kostenlos auf der IRS-Website möglich.

Weitere Informationen zu den verschiedenen kleinen Unternehmen finden Sie in unserem Artikel über LLCs, S-Corps und C-Corps.


2. Eröffnen Sie ein separates Geschäftsbankkonto

Greg Corey, Gründer und Chef von Porchlight

Als Geschäftsinhaber ist es wichtig, zwei separate Bankkonten zu haben - eines für Ihre persönlichen Ausgaben und das andere für Ihr Unternehmen. Es ist jedoch besser, ein Geschäftskonto bei einer anderen Bank zu eröffnen, von der aus Sie Ihr persönliches Bankkonto führen. Auf diese Weise werden Sie nicht versucht sein, Geld von Ihrem persönlichen Konto auf Ihr Geschäftskonto zu übertragen oder umgekehrt.

Weitere Informationen finden Sie in unseren Artikeln zum Thema Beste Geschäftskonten und bestes Geschäftssparkonto.


3. Einen zuverlässigen und vertrauenswürdigen Buchhalter einstellen

Mark Aselstine, Gründer, Uncorked Ventures

Das Halten Ihrer geschäftlichen und persönlichen Finanzen kann sehr schwierig sein, insbesondere wenn Sie dies nur alleine tun. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, einen guten und zuverlässigen Buchhalter zu beauftragen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre geschäftlichen und privaten Ausgaben nicht miteinander vermischen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Buchhalter ein scharfes Auge hat und darauf trainiert wird, kleine Fehler sofort zu erkennen.


4. Verwenden Sie Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen

John Kinskey, Präsident und Gründer von AccessDirect, Inc.

Mit einer Buchhaltungssoftware wie QuickBooks können Sie die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens nachverfolgen, Ihre Finanztransaktionen überwachen und Kontoauszüge erstellen. Durch die Verwendung einer zuverlässigen Buchhaltungssoftware können Sie leichter sicherstellen, dass Ihre Geschäftsausgaben nicht mit Ihren persönlichen Ausgaben gemischt werden.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema Beste Small Business Buchhaltungssoftware.


5. Verwalten Sie separate Online-Konten für Ihr Unternehmen

Dave Robinson, Gründer und Managing Partner von Driven Insights

Auch in den frühen Phasen Ihres Unternehmens ist es eine gute Idee, separate Online-Konten zu führen, die ausschließlich für Ihr Unternehmen bestimmt sind. Konten wie PayPal und Amazon - wenn Sie geschäftsbezogene Dinge online kaufen möchten - müssen für Ihr Unternehmen separat erstellt werden. Dadurch wird eindeutig ein Datensatz erstellt, in dem Online-Transaktionen nur zu geschäftlichen Zwecken durchgeführt werden.


6. Überwachen Sie die Kosten für persönliche Gegenstände für geschäftliche Anforderungen

Grant van der Harst, Geschäftsführer von Anglo Liners

Wenn Sie Ihre persönlichen Gegenstände regelmäßig für geschäftliche Zwecke verwenden, z. B. für Ihr Auto oder Ihr Telefon, achten Sie darauf, wie viel Sie dafür zahlen. Die beste Methode, um zu behalten, was Sie für Ihr Unternehmen ausgeben, besteht darin, Ihre Ausgaben zu protokollieren. Behalten Sie Quittungen für die Gaskosten für Geschäftsreisen und die Kosten für geschäftliche Anrufe.


7. Verleihen Sie Ihrem Unternehmen nur dann persönliches Geld, wenn dies erforderlich ist

Katie Hellmuth Martin, Mitbegründer von Tin Shingle

Finanzieren Sie Ihr Geschäft aus Ihren persönlichen Mitteln? Sie können dies nur tun, wenn dies erforderlich ist. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Sie das Geld an Ihr Unternehmen ausleihen und dieses als Geschäftsdarstellung an Ihre Buchhaltungssoftware übertragen. Überwachen Sie, wie viel Ihr Unternehmen von Ihrem persönlichen Geld geliehen hat, und stellen Sie sicher, dass für Ihr Unternehmen ein strenger Zahlungszeitplan festgelegt wird, um das Geld, das es Ihrem persönlichen Konto schuldet, zu bezahlen.


8. Verwenden Sie eine Business Credit Card für Geschäftsausgaben

Deborah Sweeney, Geschäftsführer von MyCorporation.com

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, müssen Sie unbedingt eine separate Kreditkarte für kleine Unternehmen verwenden, die nur für Geschäftskosten bestimmt ist. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Ausgaben und die Trennung von persönlichen und geschäftlichen Aufwendungen bei Abschreibungen im Zusammenhang mit den Geschäftsausgaben. Es ermöglicht Ihnen auch, Kredite für Ihr Unternehmen aufzubauen, die unabhängig von Ihrem persönlichen Kredit sind und potenzielle Betrugsfälle angehen können.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema beste Geschäftskreditkarten.


9. Stellen Sie den Mitarbeitern vorab bezahlte Geschäftskarten zur Verfügung

Lou Friedmann, Chief Revenue Officer von Bento

Als Unternehmer möchten Sie sicherstellen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die persönlichen Finanzen von den Unternehmensfinanzen trennen, und Sie möchten verhindern, dass die Leute zu viel Geld ausgeben. Viele Unternehmen lassen jedoch zu, dass Mitarbeiter persönliche Kreditkarten für geschäftliche Ausgaben verwenden, was zeitaufwendig und schwierig zu kontrollieren ist. Um dies zu vermeiden, können Sie Ihren Mitarbeitern vorausbezahlte Debitkarten für Geschäftskunden zur Verfügung stellen, mit denen das Unternehmen die Gesamtausgaben nachverfolgen und kontrollieren kann. So wird sichergestellt, dass die Geschäftskosten und die persönlichen Ausgaben getrennt sind und Ihr Unternehmen die Ausgaben aller Mitarbeiter leicht kontrollieren und verfolgen kann.


10. Legen Sie Ihre Quittungen und Rechnungen in separaten Kategorien ab

Kevin Huhn, Gründer & Inspirational Speaker von Kevin Media

Trennen Sie Ihre geschäftsbezogenen Belege und Rechnungen voneinander und kategorisieren Sie sie nach der Art der Ausgaben, z. B. Telefonrechnungen, Versorgungsunternehmen, Lohnbuchhaltung, Büromaterial, Reisekosten oder Gas. Am besten legen Sie sie in separaten Ordnern mit entsprechenden Bezeichnungen ab. Dies erleichtert Ihnen die Übersicht über die Ausgaben, die Sie für Ihr Unternehmen aufwenden.


11. Verwenden Sie die Funktion „Klasse“ in Ihren Quickbooks, um persönliche Ausgaben aufzuzeichnen

Daniel Passov, Präsident der griechischen U Inc.

Wenn Sie sich noch nicht für eine Unternehmenskreditkarte qualifizieren können, können Sie Ihre persönliche Kreditkarte für Ihr Unternehmen verwenden, sofern Sie diese Ausgaben ordnungsgemäß kategorisieren. Sie können dies tun, indem Sie die Funktion "class" in Quickbooks verwenden, mit der die Ausgaben für ein Unternehmen mit zwei Standorten getrennt werden. Stattdessen können Sie es verwenden, um persönliche Ausgaben zu buchen, um eine separate Überwachung sowohl der persönlichen als auch der geschäftlichen Ausgaben zu erhalten.


12. Zahlen Sie sich als Mitarbeiter

Jeff Groesbeck, Gründer von Impact Martial Arts

Selbst wenn Sie der Unternehmer sind, sollten Sie sich selbst als Mitarbeiter bezahlen, insbesondere wenn Sie Ihr Unternehmen führen. Sie sollten ein regelmäßiger Teil der Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens sein. Auf diese Weise können Sie die Mittel und das Budget für Ihre persönlichen Finanzen haben. Wenn Sie sich nicht selbst bezahlen, verwenden Sie möglicherweise Ihre Geschäftsgelder für Ihre persönlichen Ausgaben.


13. Halten Sie sich an das Budget Ihres Unternehmens

Steve Pritchard, Unternehmensberater, GiffGaff

Legen Sie ein striktes Budget für Ihr Unternehmen fest und halten Sie sich daran. Allzu oft machen Kleinunternehmer den Fehler, sich über das Budget hinausgehen zu lassen, was dann dazu führt, dass sie ihre persönlichen Finanzen nutzen müssen, um das Geschäft über Wasser zu halten. Allerdings verschwimmen die Grenzen zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben. Die Festlegung eines klaren Budgets, das auf den aktuellen Einnahmen Ihres Unternehmens basiert, hilft Ihnen, Ihre persönlichen und geschäftlichen Finanzen voneinander zu trennen.


14. Verwenden Sie Bargeld für Ihre persönlichen Ausgaben

Cristian Rennella, CEO und Mitbegründer, elMejorTrato

Wenn Ihr Unternehmen relativ neu ist und die Eröffnung eines Geschäftskontos noch nicht möglich ist, können Sie Ihre persönlichen Finanzen durch Bargeld für alle Ihre persönlichen und familiären Ausgaben trennen. Auf diese Weise sind alle Ihre Bankgeschäfte, wie Scheckausstellung und Kreditkartennutzung, geschäftsbezogene Ausgaben, die die Nachverfolgung erleichtern.


15. Sofortiges persönliches Geld, das für Unternehmen verwendet wird, erstatten

Blake Snow, Autor, Abmelden

Für Ihr Unternehmen ist es wichtig, ein separates Bankkonto und eine Kreditkarte zu haben. Falls Sie jedoch vergessen, Ihre Geschäftskreditkarte mitzubringen und für geschäftliche Ausgaben wie beispielsweise ein Geschäftsessen mit einem Kunden aufkommen müssen, sollten Sie sich den Betrag, den Sie aus Ihrem persönlichen Geld verbraucht haben, unverzüglich zurückerstatten Diese Erstattung muss durch Quittungen unterstützt werden.


16. Dokumentieren Sie, wie viel Sie in das Geschäft investiert haben

Paola Garcia, Berater für kleine Unternehmen, Excelsior Growth Fund

Sie sollten es vermeiden, Ihr persönliches Geld und Ihre Geschäftsgelder zusammenzumischen. Manchmal haben Sie jedoch keine andere Möglichkeit, als Ihr persönliches Geld für Geschäftsausgaben zu verwenden, insbesondere wenn Ihr Unternehmen neu ist. Behalten Sie in diesem Fall Buch und den Beleg für jede Ausgabe, die Sie aus eigener Tasche bezahlt haben. Es ist wichtig zu dokumentieren, wie viel persönliches Geld in das Unternehmen investiert wurde, da dies Teil Ihrer Investition ist.


17. Lassen Sie Ihre Steuer von einem Wirtschaftsprüfer einreichen

Alexis Chateau, Gründer und Geschäftsführer von Alexis Chateau PR, LLC

Beauftragen Sie einen lizenzierten und erfahrenen Steuerberater, um Ihre Unternehmenssteuern einzureichen, vorzugsweise einen Wirtschaftsprüfer. Dadurch wird sichergestellt, dass die Geschäftsunterlagen Ihres Unternehmens fehlerfrei sind und nicht mit persönlichen Ausgaben vermischt werden. Dies gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie jede geschäftliche Abschreibung erhalten. Die Kosten für die Einstellung eines Wirtschaftsprüfers sind Ihre Ruhe bei der Erhebung von Steuern wert.


18. Investieren Sie in Vermögenswerte, die nur für geschäftliche Zwecke bestimmt sind

Kevin May, Präsident von LandHub.com

Eine Sache, die Sie zur Trennung Ihres Unternehmens von den persönlichen Finanzen tun können, besteht darin, separate Artikel zu haben, die nur für den geschäftlichen Gebrauch bestimmt sind. Sie sollten beispielsweise ein separates Telefon für Ihr Unternehmen kaufen, wenn Sie ständig geschäftliche Anrufe tätigen müssen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen häufig unterwegs sind, investieren Sie in ein separates Auto für den geschäftlichen Gebrauch. Auf diese Weise können Sie die für Ihr Unternehmen aufgewendeten Ausgaben eindeutig identifizieren.


19. Stellen Sie einen Finanzmanager oder Controller ein

Kirk Herzog, Büroleiter, Expert Plumbing & Rooter, Inc.

Um sicherzustellen, dass sich Ihre geschäftlichen und privaten Ausgaben nicht miteinander vermischen, können Sie einen Finanzmanager oder einen Controller beauftragen, der als Gatekeeper für die Finanzen Ihres Unternehmens fungiert. Dieses Personal fungiert als "Makler" für alle Ausgaben, während Sie als Eigentümer als "Prüfer" oder "Genehmigender" fungieren. Auf diese Weise müssen zwei Augen hinterfragt werden, dass Ihre Geschäftsausgaben tatsächlich geschäftsbezogen sind und aus Geschäftsmitteln bezahlt werden.


20. Verwenden Sie kein Geschäftsgeld, um persönliche Ausgaben zu bezahlen

Anna Wood, Geschäftsführerin, Brains Over Blonde

Ihr neues Geschäft ist eine Investition, die Sie vor sich selbst und anderen schützen müssen. Es sollte als separate Einheit von Ihrem persönlichen Leben behandelt werden. Dies bedeutet, dass Ihre Geschäftsgelder nicht als Mittel zur Begleichung Ihrer persönlichen Ausgaben verwendet werden sollten, selbst wenn Sie der alleinige Eigentümer des Unternehmens sind. Unterlassen Sie es auch, für Ihre persönlichen Zwecke Geld von Ihren Geschäftskonten zu "leihen".


21. Erziehen Sie Ihre Familie und Freunde

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens werden Sie manchmal von Ihrer Familie, Verwandten oder Freunden um Gefallen gebeten, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken können. Dies reicht von der Forderung nach speziellen Rabatten, kostenlosen Produkten oder Dienstleistungen oder von der Ausleihe von Geld aus Ihren Unternehmensmitteln. Laut American Express ist es wichtig, sicherzustellen, dass jeder in Ihrem engen Umfeld versteht, dass Ihr Unternehmen eine von Ihrem persönlichen Leben getrennte Einheit ist.


22. Getrennte geteilte Ausgaben

Wenn Sie Multitasking durchführen müssen, empfiehlt Chron, dass Sie geteilte Ausgaben nachverfolgen und möglichst viele separate Belege erhalten. Zum Beispiel müssen Sie Schulmaterial für Ihre Kinder und ein paar Hilfsmittel für Ihr Büro kaufen. Um die Finanzen völlig getrennt zu halten, sollten Sie den Kassierer bitten, die Artikel separat zu stempeln und die Büromaterialien mit Ihrer Geschäftskreditkarte und die Schulmaterialien mit Bargeld oder mit Ihrer persönlichen Kreditkarte zu bezahlen.


23. Seien Sie vorsichtig beim Mischen von Business & Freizeit

Gemäß der IRS-Publikation 535 sollten Reisen, Mahlzeiten und Unterhaltungsangebote in direktem Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen stehen, damit diese Ausgaben steuerlich absetzbar sind. Die Sun National Bank empfiehlt, Geschäftsessen und andere Arbeitsaktivitäten getrennt von Veranstaltungen mit Freunden und Familie zu halten, um Verwirrung zu vermeiden.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über Reise- und Unterhaltungskosten.


24. Besitze zwei Sätze von Finanzunterlagen

Es ist wichtig, eine Finanzaufzeichnung für alle Ausgaben zu führen, sowohl für geschäftliche als auch persönliche Ausgaben. Dies ist für die Steuermeldung unerlässlich. Old National empfiehlt, dass Sie alle Ausgaben, die Sie tätigen, entweder für geschäftliche oder private Zwecke erfassen, damit Sie Ihre Finanzen im Auge behalten und prüfen können, ob Sie im Rahmen Ihrer Möglichkeiten und Ihres Budgets ausgeben.


25. Vermieten Sie Platz für Ihr Zuhause

Wenn Sie ein Heimunternehmen sind und einen Teil Ihres Hauses als Bürostandort nutzen, können Sie diesen Raum an Ihr Unternehmen vermieten. Sie können Unterlagen erstellen, die die Bedingungen dieses Mietvertrages dokumentieren, und Sie können Ihrem Unternehmen einen angemessenen Betrag als Miete für die Nutzung eines Platzes in Ihrer Wohnung berechnen.


Als Inhaber eines kleinen Unternehmens fällt es Ihnen möglicherweise schwer, eine klare Grenze zwischen Ihrem Unternehmen und den persönlichen Finanzen zu ziehen. Es ist jedoch erforderlich, die geschäftlichen und privaten Ausgaben voneinander zu trennen, wenn Sie die Leistung Ihres Unternehmens genau verfolgen möchten. Vergessen Sie nicht, sich diese 25 Experten-Tipps zu merken, wenn Sie versucht sind, Ihre Finanzen zu mischen.