Kostenlose Rechnungsvorlage & Anweisungen für Excel, PDF und Word

Eine Rechnung ist die Rechnung eines Kunden für einen Verkauf, nachdem Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, jedoch noch nicht bezahlt wurden. Buchhaltungssoftware ist der beste Weg, eine Rechnung zu erstellen und zu versenden, kostet jedoch normalerweise eine monatliche Gebühr. Um Ihnen zu helfen, haben wir eine kostenlose, herunterladbare Rechnungsvorlage in Excel, PDF und Word.

Wenn Sie mehr als 10 Rechnungen pro Monat erstellen, können Sie eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks Online verwenden, um Rechnungen zu erstellen und zu versenden und pünktlich bezahlt zu werden. Die Preise reichen von $ 10 bis $ 35 pro Monat für die ersten sechs Monate und Sie können sogar eine kostenlose 30-Tage-Testversion erhalten. Es besteht kein Risiko.

Wenn Sie 0 - 10 Kundenrechnungen pro Monat erstellen, haben Sie möglicherweise nicht genug Kundentransaktionen, um QuickBooks oder eine Alternative wie Xero zu garantieren. Stattdessen funktioniert eine anpassbare Rechnungsvorlage möglicherweise am besten. Es gibt viele Vorlagen, die normalerweise als Excel-, Word- oder PDF-Datei vorliegen.

Sie können eine unserer kostenlosen Rechnungsvorlagen unten herunterladen:

Kostenlose Excel-Rechnungsvorlage

Klicken Sie hier für Ihre kostenlose Excel-Rechnungsvorlage. Diese Vorlage enthält alle Schlüsselelemente, die in einer Rechnung enthalten sein sollten. Es hat auch Felder, die automatisch Rabatte, Umsatzsteuer und Zwischensummen berechnen. Ein weiterer Vorteil der Verwendung einer Excel-Vorlage besteht darin, dass Sie alle Rechnungen für einen Kunden in einer Arbeitsmappe speichern können. So können Sie eine Rechnung schnell finden, wenn Sie sie benötigen.

Speichern Sie die Rechnung nach dem Erstellen der Rechnung als PDF, bevor Sie sie an Ihren Kunden senden. Nachdem Sie die Vorlage heruntergeladen haben, sehen Sie sich den Abschnitt unten an, in dem wir jede Komponente ausführlich erklären.

Kostenlose PDF-Rechnungsvorlage

Klicken Sie hier für Ihre kostenlose PDF-Rechnungsvorlage. Im Gegensatz zu Excel werden die Felder für Rabatte, Umsatzsteuern und Zwischensummen nicht automatisch berechnet. Sie müssen Ihre Summen manuell berechnen. Ein Vorteil der Verwendung einer PDF-Vorlage besteht jedoch darin, dass Sie anklickbare Felder angeben können, in die Sie alle erforderlichen Informationen eingeben können. Dies macht es sauber und einfach zu pflegen, da Sie die Felder nicht verschieben oder ändern können.

Nach dem Download finden Sie im folgenden Abschnitt eine Erläuterung der Vorlage.

Kostenlose Word-Rechnungsvorlage

Klicken Sie hier für Ihre kostenlose Word-Rechnungsvorlage. Ähnlich wie bei PDF berechnen die Felder nicht automatisch Umsatzsteuer, Rabatt und Zwischensummen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Berechnungen korrekt sind, bevor Sie sie an Ihren Kunden senden. Eine Word-Vorlage ist anpassbarer als eine Excel- oder PDF-Vorlage. das macht es aber auch fehleranfälliger.

Lesen Sie nach dem Herunterladen der Vorlage den folgenden Abschnitt, um die Felder besser zu verstehen.

Nachfolgend finden Sie eine Momentaufnahme einer vollständigen kostenlosen Rechnungsvorlage mit kurzen Anweisungen für jedes Feld. Schauen Sie sich die einzelnen Zahlen im Schnappschuss an und lesen Sie die entsprechende Erklärung. Dies sollte Ihnen helfen, die Rechnungsvorlage besser zu verstehen und an Ihre genauen Bedürfnisse anzupassen.

1. Business Logo - Wenn Sie noch kein Logo haben, lesen Sie unseren Artikel zum Thema Business-Logo.
2. Firmenname - Wenn Sie Tipps zur Benennung eines Unternehmens benötigen, klicken Sie hier, um unseren Artikel zu lesen.
3. Rechnungsdatum - Dies sollte das Datum sein, an dem Sie die Rechnung erstellen und senden.
4. Rechnung Nr. - Dies sollte eine eindeutige Nummer sein, die Sie manuell zuweisen oder die Ihre Buchhaltungssoftware für jede Rechnung generiert. Mit dieser Referenznummer können Sie erhaltene Zahlungen auf die richtigen Rechnungen anwenden. Es hilft auch bei Fragen zur Kundenabrechnung, da Sie ihre Rechnung schnell nachschlagen können.
5. Rechnung an - Dies ist die Rechnungsadresse des Kunden.
6. Versand nach - Lieferadresse, falls abweichend von Rechnungsadresse.
7. Versandart - Geben Sie an, wie das Produkt versendet wurde (z. B. UPS, FedEx oder USPS).
8. Versandbedingungen - Wenn Sie Produkte versenden, müssen Sie auf der Grundlage Ihrer Vereinbarung mit Ihrem Kunden entweder FOB Shipping Point oder FOB Destination angeben. Informieren Sie sich über die Bedeutung der Versandstelle und des Versandziels für fob, um mehr zu erfahren.
9. Liefertermin - Geben Sie das voraussichtliche Datum an, zu dem das Produkt am Zielort des Kunden ankommen soll.
10. Zahlungsbedingungen - Dies hängt von der Zeit ab, die Sie Ihrem Kunden geben, um Sie zu bezahlen. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um unseren Artikel zu den besten Rechnungsbedingungen für Ihr Unternehmen zu lesen. Sie können Ihrem Kunden auch eine verspätete Gebühr in Rechnung stellen, wenn er die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt.
11. Fälligkeitsdatum - In diesem Fall ist die Zahlung vom Kunden fällig.
12. Bestellnummer - Einige Unternehmen müssen vor dem Kauf von Produkten oder Dienstleistungen eine Genehmigung einholen. Wenn Sie mit Schulen oder einer Regierungsbehörde zusammenarbeiten, müssen sie normalerweise eine Bestellung abschließen, bevor sie eine Bestellung aufgeben dürfen. Um sicherzustellen, dass sich die Zahlung nicht verzögert, müssen Sie die Bestellnummer auf der Rechnung angeben.
13. Menge - Geben Sie die Menge des verkauften Produkts oder die Anzahl der Stunden ein, wenn Sie die Leistungen in Stunden in Rechnung stellen.
14. Item # - Verwenden Sie dieses Feld, wenn Sie Produkte mit eindeutigen Artikelnummern haben. Andernfalls können Sie dieses Feld leer lassen, wenn die Produkte, die Sie verkaufen, keine Positionsnummern haben oder wenn Sie Dienstleistungen verkaufen.
15. Beschreibung - Seien Sie so detailliert wie möglich, damit der Kunde genau weiß, für was Sie ihn in Rechnung stellen (z. B. Armaturen aus Edelstahl).
16. Stückpreis - Geben Sie die Stückkosten des verkauften Produkts oder der Dienstleistung ein.
17. Zeile gesamt - Die Excel-Rechnungsvorlage multipliziert automatisch die Mengen- und die Stückpreisspalte, um diese Zeilensumme zu erhalten.
18. Rabatt (falls zutreffend) - Wenn Sie einen Rabatt auf die Excel-Vorlage anwenden möchten, können Sie dies als Prozentsatz tun. Die Formel berechnet den Rabatt automatisch und zieht ihn vom Gesamtbetrag ab. Sie können es auch als Pauschalbetrag festlegen. Für PDF und Word müssen Sie es manuell berechnen

19. Zwischensumme - Der Gesamtbetrag vor Skonto und Umsatzsteuer wird angewendet.
20. Umsatzsteuer (falls zutreffend) - Geben Sie den Umsatzsteuersatz (ohne den Prozentsatz) ein, den Sie berechnen, und die Vorlage berechnet automatisch den Umsatzsteuerbetrag, bevor der Rabatt (falls vorhanden) angewendet wird. Der Umsatzsteuerbetrag wird wie unten angegeben zum Gesamtbetrag addiert:

21. Gesamtbetrag - Die Excel-Rechnungsvorlage addiert automatisch die Gesamtsumme der Einzelposten, die Umsatzsteuer und die Rabattsummen, um den fälligen Gesamtbetrag zu erhalten.
22. Verspätete Gebühren und Strafen - Wenn Sie verspätete Gebühren oder Geldstrafen anwenden möchten, können Sie diese entweder unter den Produkten und Dienstleistungen hinzufügen und dann einfach einen Pauschalbetrag eingeben oder einen Prozentsatz des Gesamtbetrags zugrunde legen. (d. h. 1%).
23. Ihre geschäftlichen Informationen - Ihre Postanschrift befindet sich am Ende der Rechnung, damit die Kunden die von Ihnen akzeptierten Zahlungsarten akzeptieren können. Sie können Kunden beispielsweise die Möglichkeit bieten, online oder telefonisch mit einer Kreditkarte zu bezahlen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Annahme von Kreditkartenzahlungen. Sie sollten Ihre Kontaktinformationen angeben, wenn Kunden Fragen haben, die im Screenshot unten angegeben sind:

Die vier häufigsten Methoden zum Erstellen von Rechnungen sind Buchhaltungssoftwareprogramme wie QuickBooks Online oder eine vorgefertigte Vorlage mit Microsoft Excel, Word und / oder PDF. Das Erstellen und Versenden von Rechnungen mit Software ist zwar am einfachsten, kann jedoch teurer sein. Manchmal ist es am besten, eine kostenlose Vorlage zu verwenden.

Erstellen von Rechnungen mit der Buchhaltungssoftware

Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware wie QuickBooks Online ist am besten, da viele Rechnungsfelder automatisch generiert werden. Darüber hinaus können Sie auch alle Ihre Buchhaltungsaufgaben wie Kostenverfolgung und Zahlungseingang für Kunden verwalten. Nachfolgend haben wir einige Vor- und Nachteile der Verwendung von Buchhaltungssoftware zum Erstellen von Rechnungen:

Pros

  • Alle Buchhaltungssoftwareprogramme verfügen über vordefinierte Rechnungsvorlagen, aus denen Sie auswählen können.
  • Die meisten Buchhaltungssoftwareprogramme ermöglichen Ihnen einige Anpassungen, z. B. die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo, Ihre Website und Ihre Kontaktinformationen hinzuzufügen.
  • Alle Buchhaltungssoftwareprogramme berechnen automatisch die Rechnungssummen für Sie.
  • Mit einigen Buchhaltungsprogrammen wie QuickBooks Online können Sie das Erscheinungsbild der Rechnung anpassen, einschließlich der Spaltenüberschriften und der Positionierung sowie der Position des Firmenlogos auf der Rechnung.
  • Aktuelle Berichte, die Ihnen detaillierte Informationen zum Kundenumsatz bieten.
  • Wenn ein Kunde Sie bezahlt, können Sie die Rechnung problemlos als bezahlt markieren, wodurch Ihre Kontostände und Finanzberichte automatisch aktualisiert werden.

Cons

  • Im Vergleich zu Excel, Word oder PDF haben Sie Zugriff auf weniger Vorlagen.
  • Die Nutzung ist kostenlos, es sei denn, Sie nutzen eine kostenlose Option wie Wave. Weitere Preisinformationen finden Sie in unserem Leitfaden zu den besten Buchhaltungssoftwareprogrammen.

Erstellen von Rechnungen mit Excel

Wenn Sie weniger als 10 Kundenrechnungen pro Monat erstellen und Sie nicht viele Ausgaben im Auge behalten müssen, ist Excel eine gute Wahl, wenn Sie keine Buchhaltungssoftware verwenden möchten. Dennoch gibt es einige Nachteile. Hier sind die Vor- und Nachteile der Verwendung von Excel zum Erstellen von Rechnungsvorlagen:

Pros

  • Zugriff auf 200 anpassbare Rechnungsvorlagen aus der Microsoft-Bibliothek.
  • Erstellen Sie Formeln, damit bestimmte Spalten wie der Gesamtbetrag beim Vergleich mit Word oder PDF automatisch berechnet werden.
  • Erstellen Sie für jeden Kunden eine Excel-Arbeitsmappe, damit Sie alle ihre Rechnungen in einer Excel-Datei nachverfolgen können. Wenn Ihr Kunde mit einer Frage anruft, können Sie die Datei schnell öffnen und die gewünschten Informationen anzeigen.

Cons

  • Die Verwendung einer Excel-Vorlage ist ein manueller Einrichtungsvorgang.
  • Obwohl Sie kein Excel-Guru sein müssen, ist dies hilfreich, wenn Sie die Grundlagen zum Erstellen von Formeln, Arbeitsblättern und Arbeitsmappen verstehen.
  • Es ist leicht, Fehler zu machen, wenn es um Berechnungen geht.

Erstellen von Rechnungen mit PDF

Wenn Sie keinen Zugriff auf Excel haben oder eine Vorlage mit bearbeitbaren Feldern bevorzugen, können Sie auch Rechnungen mit PDF erstellen. Die Vor- und Nachteile der Verwendung von PDF zum Erstellen von Rechnungsvorlagen sind:

Pros

  • Sie können Adobe Acrobat generell kostenlos herunterladen, um auf PDF-Dokumente zuzugreifen.
  • Die meisten Ihrer Kunden haben Zugriff auf Adobe Acrobat, sodass Sie die Rechnung nach dem Versand per E-Mail problemlos einsehen können.
  • PDF-Vorlagen (wie die von uns bereitgestellte) können bearbeitbare Felder enthalten, die nicht angepasst werden können, jedoch im Vergleich zu Word-Vorlagen professioneller aussehen.

Cons

  • Ähnlich wie Word und Excel muss dieser Vorgang manuell eingerichtet werden.
  • Im Gegensatz zu Excel müssen Sie alle Berechnungen manuell durchführen und dann in die PDF-Vorlage eingeben.
  • Sie können eine Arbeitsmappe mit Rechnungen nicht wie in Excel erstellen.

Erstellen von Rechnungen mit Microsoft Word

Wenn Sie keinen Zugriff auf Excel, Google Sheets oder eine bearbeitbare PDF-Datei haben oder 5 oder weniger Rechnungen pro Monat erstellen, empfehlen wir die Erstellung von Kundenrechnungen mit Microsoft Word. Wie Sie sich sicher vorstellen können, haben Word-Vorlagen ihre Nachteile. Hier sind die Vor- und Nachteile der Verwendung von Word zum Erstellen von Rechnungen:

Pros

  • Zugriff auf über 200 Vorlagen aus der Microsoft-Bibliothek, damit Sie nicht bei Null anfangen müssen.
  • Passen Sie die Vorlagen mit Ihrem Firmenlogo und Ihren Kontaktinformationen an.
  • Fügen Sie Informationsspalten hinzu, um sie an Ihre geschäftlichen Anforderungen anzupassen.

Cons

  • Es ist ein manueller Einrichtungsvorgang.
  • Im Gegensatz zu Excel können Formeln nicht hinzugefügt werden, um Rabatte, Umsatzsteuer und Zwischensummen zu berechnen.
  • Sie können keine Arbeitsmappe für jeden Kunden wie Excel erstellen und müssen ein anderes Ablagesystem verwenden.

Verwenden Sie nach Möglichkeit Buchhaltungssoftware wie QuickBooks Online, um Ihre Kunden in Rechnung zu stellen. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware nicht sofort verwenden können, verwenden Sie eine kostenlose Rechnungsvorlage mit Excel. So können Sie Berechnungsfehler minimieren und die Rechnungen jedes Kunden in einer Datei zusammenfassen. Wenn alles andere fehlschlägt, verwenden Sie ein PDF- oder Word-Dokument.

Wenn Sie mehr als 10 Rechnungen pro Monat erstellen, verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks Online, um Ihre Kunden in Rechnung zu stellen. Sie erhalten eine pünktliche Zahlung und keine kostenlose Rechnungsvorlage. Die Preise bewegen sich in den ersten sechs Monaten zwischen 10 und 35 US-Dollar pro Monat, und Sie können sogar eine kostenlose 30-Tage-Testversion erhalten.

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