Importieren eines Kontenplans in Xero

Willkommen beim Fit Small Business Xero-Schulungskurs! In unserer letzten Lektion haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie einen Kontenplan erstellen. Diese Lektion ist für diejenigen gedacht, die bereits Buchhaltungssoftware verwenden und ihre vorhandene Kontenplanliste in Xero importieren möchten.

Sie können Ihrem eigenen Xero-Konto folgen. Wenn Sie noch keine haben, klicken Sie hier, um sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion anzumelden, und folgen Sie weiter unten.

Um diese Lektion abzuschließen, können Sie entweder das Video unten ansehen, die Schritt-für-Schritt-Anweisungen lesen oder beides ausführen. Lass uns anfangen!

Für einige Kleinunternehmer stellt Xero ausreichend Werkzeuge zur Verfügung, um ihre Bücher selbstständig zu handhaben. Für viele ist es jedoch sinnvoll, Xero zusammen mit erfahrenen Wirtschaftsprüfern für kleine Unternehmen einzusetzen, die auch Xero-Experten sind, wie zum Beispiel bei Bookkeeper360.

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Bevor Sie Ihren Kontenplan importieren können, ist es ideal, Ihre alte Liste in einem Excel- oder CSV-Format zu haben, damit Sie die Informationen leicht kopieren und in die von Xero heruntergeladene Kontenplanvorlage einfügen können.

Die meisten Buchhaltungssoftwareprogramme geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kontenplanliste in ein Tabellenkalkulationsformat herunterzuladen. Wenn Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware dies nicht zulässt, müssen Sie die Informationen manuell in die Xero-Kontenplanvorlage eingeben.

Nachdem Sie Ihre Liste erstellt haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Kontenplanliste in Xero zu importieren.

Schritt 1 - Navigieren Sie zu Kontenplan

Von dem die Einstellungen Menü auswählen Allgemeine Einstellungen wie im Screenshot unten angegeben.

Schritt 2 - Navigieren Sie zum Importbildschirm

Wählen Sie im Menü Kontenplan die Option "Einführen”, Wie in der Abbildung unten gezeigt.

Schritt 3 - Importieren Sie die Importvorlage

Klicken Sie im Bildschirm "Kontenplan importieren" auf den blauen Link direkt darunter Beispieldatei auf der rechten Seite des Bildschirms. Dadurch wird die Vorlage des Kontenplans heruntergeladen, die wir für den Import vorbereiten müssen, wie in der Abbildung unten gezeigt.

Schritt 4 - Geben Sie die Kontenplaninformationen in die Vorlage ein

Eine Excel-Vorlage ähnlich der folgenden sollte auf Ihren Computer heruntergeladen werden. Speichern Sie die Vorlage auf Ihrem Computer.

Es gibt insgesamt 9 Spalten in dieser Vorlage. Sie müssen jedoch nur die ersten vier Spalten mit einem (*) ausfüllen. Code, Name, Typ und Steuerkennzeichen. Im Folgenden wird kurz beschrieben, welche Informationen in jeder Spalte enthalten sein sollten:

  1. Code (Erforderlich) - Jedem Konto muss eine eindeutige Nummer zugewiesen werden. Der Code darf maximal 10 Zeichen lang sein. Es wird verwendet, um ähnliche Konten in der Liste der Kontenpläne zusammenzufassen.
  2. Name (Erforderlich) - Jedes Konto muss auch einen Namen haben.
  3. Art (Erforderlich) - Jedem Konto muss ein Typ zugewiesen werden. Die Hauptkontoarten sind: Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Erträge und Aufwendungen.
  4. Steuer-Code (Erforderlich) - Geben Sie das Umsatzsteuerkennzeichen ein, das für jedes Konto gilt. Wenn Sie Ihre Umsatzsteuercodes noch nicht eingerichtet haben, verwenden Sie den Standardcode Steuerfrei (0%). Sie können Steuerkennzeichen immer zuweisen, nachdem Sie Ihre Kontenplanliste importiert haben. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie dies tun, bevor Sie Transaktionen eingeben. Sie können das sehen So richten Sie die Umsatzsteuer ein Lektion für Schritt für Schritt Anweisungen.
  5. Beschreibung (Wahlweise) - Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu, welche Art von Transaktionen auf das Konto gebucht werden sollen.
  6. Instrumententafel (Wahlweise) - Geben Sie in dieser Spalte ein "Ja" oder "Nein" an. Wenn Sie mit „Ja“ antworten, wird das Konto in der Watchboard-Überwachungsliste angezeigt. Die Dashboard-Überwachungsliste ist eine Liste von Konten, die auf Ihrem Xero-Dashboard angezeigt werden, sobald Sie sich bei Ihrem Konto anmelden. Dies ist eine großartige Funktion für die Konten, die Sie genau im Auge behalten möchten.
  7. Kostenabrechnungen (Wahlweise) - Geben Sie in dieser Spalte ein "Ja" oder "Nein" an, um das Konto bei der Einreichung eines Kostenantrags zur Verfügung zu stellen. Ein Spesenanspruch wird verwendet, um die Erstattung von Geschäftskosten zu verlangen, die mit persönlichen Mitteln bezahlt wurden. Um mehr zu erfahren, lesen Sie die So erstellen und verwalten Sie Spesenabrechnungen Lektion.
  8. Zahlungen aktivieren (Wahlweise) - Geben Sie in dieser Spalte ein "Ja" oder "Nein" an, um Zahlungen über andere Konten als ein Bankkonto aufzuzeichnen. Zum Beispiel kann das Beitragskonto des Inhabers dazu verwendet werden, dem Eigentümer persönliche Gelder für Geschäftsausgaben zu erstatten.
  9. Balance (Wahlweise) - Wenn Sie in diesem Konto einen Eröffnungssaldo haben, können Sie ihn in dieser Spalte eingeben. In der Regel verfügen Sie über Eröffnungssalden, wenn Sie aus einem anderen Buchhaltungssystem konvertieren. Sie müssen sie jedoch hier nicht eingeben. Wir empfehlen stattdessen, auf unsere zu warten So richten Sie Kontostände ein Lektion für Schritt für Schritt Anweisungen.

HINWEIS: Wenn Sie Fremdwährungskonten haben, können Sie kann nicht importieren Sie diese Konten. Entfernen Sie stattdessen alle Fremdwährungskonten aus der Tabelle. Sie müssen zuerst die Funktion für mehrere Währungen aktivieren und dann dem Kontenplan Fremdwährungskonten einzeln hinzufügen, um die entsprechende Währung zuzuweisen.

In dem So richten Sie mehrere Währungen ein Lektion führen wir Sie durch die Schritte, um diese Funktion zu aktivieren. Sobald dies abgeschlossen ist, schauen Sie sich das an Einrichten von Bank-Feeds Lektion, um zu lernen, wie Bankkonten in Fremdwährung eingerichtet werden.

Tipps zum Formatieren Ihrer Importdatei

  • Tipp # 1 - Jede Spalte muss einen Spaltenkopf haben.
  • Tipp # 2 - Sie können maximal 700 Zeilen (1 Spaltenkopf) und 699 Konten haben. Wenn Sie mehr als 699 Konten haben, müssen Sie die zusätzlichen Konten manuell zu Xero hinzufügen. Seien Sie sicher, um herauszufinden So richten Sie einen Kontenplan ein Schritt für Schritt Anweisungen zum Hinzufügen eines Kontos.
  • Tipp # 3 - Wenn Sie sich entscheiden, keine Informationen für eine der wahlweise Felder (d. h. Balance), die wir besprochen haben, können Sie entweder diese Spalte löschen oder die Spaltenüberschrift verlassen und sicherstellen, dass die Zellen alle leer sind.
  • Tipp 4 - Formatieren Sie die Codespalte als Text. Anweisungen dazu finden Sie hier.
  • Tipp 5 - Speichern Sie die Datei im CSV-Format. (d. h. myxerochartofaccounts.csv).

Importieren Sie Ihre Datei in Xero

Im Folgenden finden Sie die Schritte zum Importieren der Kontenplan-Datei in Xero.

Schritt 1 - Navigieren Sie zu Kontenplan

Von dem die Einstellungen Menü auswählen Allgemeine Einstellungen wie im Screenshot unten angegeben.

Schritt 2 - Navigieren Sie zum Importbildschirm

Wählen Sie im Menü Kontenplan die Option "Einführen" wie in der Abbildung unten gezeigt.

Schritt 3 - Importieren Sie Ihren Kontenplan

Unten sehen Sie einen Screenshot des Bildschirms "Importieren Sie Ihren Kontenplan" mit einer kurzen Erläuterung der erforderlichen Informationen.

  1. Von welchem ​​System importierst du? - Sie werden feststellen, dass die einzige Option hier Xero ist. Dies liegt daran, dass Sie, auch wenn Sie eine Kontenplanliste aus einem anderen System importieren, alle Daten mit der Xero-Vorlage wie in dieser Lektion formatieren müssen.
  2. Enthält die Datei, die Sie importieren, Kontostände? - Wenn Sie Salden in die Spalte Salden aufgenommen haben, geben Sie hier "ja" an. Andernfalls lautet Ihre Antwort "Nein".
  3. Wählen Sie die zu importierende Datei aus - Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", suchen Sie die auf Ihrem Computer gespeicherte CSV-Datei und wählen Sie sie aus.

Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, die Sie importieren möchten, wird sie rechts von angezeigt "Durchsuche" wie in der Abbildung unten gezeigt. Drücke den "Einführen" Taste.

Schritt 4 - Bestätigen Sie die zu importierenden Konten

Auf dem nächsten Bildschirm haben Sie die Möglichkeit, die Gesamtzahl der zu importierenden Konten zu überprüfen und zu bestätigen. Wenn Sie aus irgendeinem Grund einen Fehler finden, klicken Sie auf die Schaltfläche "Abbrechen", um den Import zu stoppen. Andernfalls klicken Sie auf "Bestätigen" Klicken Sie auf die Schaltfläche, wenn Sie bereit sind, den Import wie in der Abbildung unten gezeigt fortzusetzen.

Schritt 5 - Überprüfen Sie die importierten Konten

Auf dem nächsten Bildschirm wird eine Zusammenfassung der Konten angezeigt, die erfolgreich hinzugefügt, aktualisiert, gelöscht oder archiviert wurden. Nachfolgend finden Sie einen Screenshot mit einer Beschreibung der Informationen in der Zusammenfassung.

  1. Beinhaltet: Dieser Teil der Zusammenfassung enthält eine Aufschlüsselung der Gesamtzahl der importierten Konten (42 neue Konten und 11 aktualisierte Konten). Klicken Sie neben jeder Kategorie auf den Link "Anzeigen", um die Kontodetails anzuzeigen. Hier ist eine kurze Beschreibung jeder Kategorie:
    1. Neue Konten - Ein neues Konto ist ein Konto, das zuvor nicht in Xero vorhanden war, oder ein vorhandenes Konto, bei dem Sie den Code geändert haben.
    2. Aktualisierte Konten - Ein bestehendes Konto in Xero, bei dem Sie den Namen oder die Beschreibung geändert haben.
    3. Systemkonten - Wenn der von Ihnen importierte Kontenplan die erforderlichen Xero-Systemkonten nicht enthält, werden diese in die neu erstellten Konten aufgenommen und können nicht gelöscht werden. Systemkonten werden von Xero für einen bestimmten Zweck (d. H. Kreditoren, Forderungen) eingerichtet. Weitere Informationen zu Systemkonten und ihrer Funktionsweise finden Sie im So richten Sie einen Kontenplan ein Lektion.
  2. Schließt aus: Dieser Teil der Zusammenfassung zeigt die Konten, die nicht importiert werden konnten, und die Konten, die entweder gelöscht oder archiviert wurden.
    1. Konten, die aufgrund von Fehlern nicht importiert werden konnten - Es gibt mehrere Gründe, warum ein Konto nicht importiert werden konnte. Das Konto ist möglicherweise bereits vorhanden oder eines der erforderlichen Felder, über das wir zuvor gesprochen haben, enthält keine Informationen.
    2. Konten, die gelöscht oder archiviert wurden - Wenn Sie einen Kontenplan importieren (und bereits einer in Xero vorhanden ist), werden alle Konten gelöscht (oder archiviert), die sich nicht in Ihrer Importdatei befinden. Wenn das Konto zuvor in einer Transaktion verwendet wurde, wird es archiviert, sodass Ihre Abschlüsse intakt bleiben. Wenn das Konto jedoch noch nie verwendet wurde, wird es gelöscht, da es keine Auswirkungen auf Ihre Abschlüsse hat. Weitere Informationen zum Löschen von Konten erhalten Sie unter So richten Sie einen Kontenplan ein Lektion.
  3. Bestätigen: Klicken Sie auf Bestätigen, um diesen Bildschirm zu schließen und zu Ihrem Xero-Konto zurückzukehren.

Damit ist der Abschnitt zum Importieren einer Kontenplanliste abgeschlossen. Die nächste Lektion in unserem Xero-Schulungskurs wird die Einrichtung von Produkten und Dienstleistungen sein. In dieser Lektion führen wir Sie durch die Schritte zum Einrichten von Produkten und Dienstleistungen, die Sie an Ihre Kunden verkaufen. Um auf diese Lektion oder eine der anderen in der Serie zuzugreifen, klicken Sie hier. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche, um eine kostenlose 30-Tage-Testversion von Xero zu erhalten.

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Schau das Video: How to Import and Post Opening Balances along with Dimensions in NAV2013 using Rapid Start Services (Juli 2019).