Small Business Invoicing: Wie schreibe ich eine und gehe mit unbezahlten Rechnungen um

Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, Zahlungen von Kunden zeitnah einzuziehen, und diese Bargeldknappheit kann schwerwiegende Folgen haben. Das Geheimnis für eine schnellere Zahlungssammlung liegt in der Rechnung: Der schnelle Versand von Rechnungen, der einfach zu bezahlen ist, und die Konsequenz bei der Nachverfolgung sind der Schlüssel zum schnelleren Einzug.

In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie eine Rechnung erstellen und alle bewährten Verfahren für die Rechnungsstellung aufdecken. Dazu gehört auch, wie Sie mit Rechnungssoftware einen Großteil der Arbeit automatisch erledigen können. FreshBooks, der Sponsor dieses Artikels, ist mit Abstand die am besten bewertete Abrechnungslösung auf dem KMU-Markt. Sie können die preisgekrönte Software kostenlos ausprobieren, indem Sie auf den folgenden Link klicken:

Eine Rechnung ist eine Aufforderung zur Bezahlung der Waren und Dienstleistungen, die Ihre Kunden bereits erhalten haben. Sie sollten eine Rechnung erstellen und an Ihren Kunden senden, sobald Sie Ihr Vertragsende erfüllt haben.

Nachfolgend finden Sie eine Beispielrechnung, die wir in FreshBooks für unser fiktives Unternehmen Paul's Plumbing erstellt haben. Eine Rechnung sollte mindestens die Kontaktdaten Ihres Unternehmens (d. H. Adresse, Telefonnummer), die Kontaktdaten Ihres Kunden und die Details des erworbenen Produkts / der Dienstleistung enthalten, z. B. Menge und Kosten sowie Fälligkeitsdatum. Später in diesem Artikel führen wir Sie durch die Schritte zum Erstellen einer Rechnung in FreshBooks.

Sie müssen einen Prozess implementieren, der mit dem Verkauf beginnt und mit dem Einzug Ihrer Kunden endet. Andernfalls haben Sie ein hohes Debitorensaldo (Geld, das Ihre Kunden Ihnen schulden), aber wenig bis kein Geldzufluss.

Hier sind die 5 Schritte, um Rechnungen zu verwalten und schneller bezahlt zu werden:

Schritt 1- Erstellen Sie die Rechnung in einer zeitnahen Weise

Erstellen Sie die Rechnung innerhalb von 1-2 Werktagen, nachdem Sie Dienstleistungen erbracht oder die Produkte an Ihren Kunden geliefert haben. Je länger Sie auf den Versand der Rechnung warten, desto länger müssen Sie auf die Zahlung warten. Tipp: Wenn Sie vor Beginn der Arbeiten von Ihrem Kunden eine Anzahlung verlangen, reduzieren Sie die Rechnung unbedingt um die im Voraus erhaltene Zahlung. Sie können auch eine Rechnung erstellen, um eine Vorauszahlung oder einen Einbehalt anzufordern.

Schritt 2 - E-Mail-Rechnungen (Rechnungen nicht per E-Mail versenden!)

Wie ich in Schritt 1 erwähnt habe: Je schneller Ihre Kunden die Rechnung erhalten, desto eher können Sie bezahlt werden. Verschwenden Sie keine Zeit damit, Rechnungen per Post zu versenden. Stattdessen senden Sie einfach die Rechnung per E-Mail an Ihren Kunden. Mit Buchhaltungssoftware wie FreshBooks können Sie sehen, ob die Rechnung geöffnet wurde. Sie müssen sich also keine Sorgen machen, wenn die Rechnung verloren geht.

Schritt 3 - Kunden die Online-Zahlung von Rechnungen gestatten

Mit der heutigen Technologie können wir alles in Sekunden bezahlen, indem Sie nur ein Smartphone oder eine Smartwatch antippen. Warum machen Sie es Ihren Kunden nicht so einfach? Mit Rechnungssoftware wie Freshbooks können Sie Kunden die Möglichkeit geben, mit ihrer Kreditkarte (oder Visa-Debitkarte) zu bezahlen. Sie sparen Zeit beim Schreiben und Versenden eines Schecks und ersparen Ihnen die Mühe, auf einen Scheck zu warten, und gehen dann zur Bank, um eine Einzahlung vorzunehmen.

Schritt 4 - Senden Sie regelmäßige Erinnerungen

Bei den meisten Buchhaltungssoftware wie FreshBooks können Sie automatische Erinnerungen zusammen mit einer Kopie der offenen Rechnung an die Kunden senden. Unabhängig davon, ob Sie FreshBooks oder Ihren Google Mail-Kalender verwenden, sollten Sie die folgenden drei Arten von Erinnerungen erstellen:

  1. 1-2 Tage vor Fälligkeit der Rechnung. Dies ist ein proaktiver Ansatz, um Ihren Kunden darauf aufmerksam zu machen, dass sein Fälligkeitsdatum sich nähert.
  2. 1-2 Tage nach Fälligkeit der Rechnung. Dies ist eine freundliche Erinnerung an Ihren Kunden, dass das Fälligkeitsdatum bereits abgelaufen ist und die Zahlung fällig ist.
  3. 7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum. Wenn Sie 1 Woche nach dem Fälligkeitsdatum keine Zahlung erhalten haben, können Sie Ihren Kunden anrufen. Planen Sie je nach Anzahl Ihrer überfälligen Rechnungen mindestens eine Stunde pro Woche ein, um diese Folgeanrufe durchzuführen. Obwohl sie keinen Spaß machen, müssen Sie die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Kunden offen halten, damit Sie bezahlt werden können. Sobald Ihr Kunde anfängt, Sie zu meiden, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Sie bezahlt werden.

Schritt 5 - Überprüfen Sie Ihr A / R Aging & Follow-up

Auf einen wöchentlich In diesem Fall sollten Sie den Bericht über die Fälligkeit Ihrer Debitoren prüfen und eine Liste der Kunden erstellen, die Sie anrufen müssen, um die Zahlung anzufordern. Nachfolgend finden Sie einen Beispielbericht zum Thema "Account Aging", den wir für unser fiktives Geschäft, Paul's Plumbing, erstellt haben.

Der obige Bericht zeigt alle überfälligen Rechnungen ab dem 3. November 2017. Nachfolgend finden Sie eine kurze Erläuterung zu jeder Spalte.

1-30 Tage: Rechnungen in dieser Gruppe liegen 1-30 Tage nach Fälligkeit. Sobald die Rechnung den 7 Tage überfällig, sollten Sie wöchentlich anrufen, um die Zahlung zu überprüfen.

31-60 Tage: Rechnungen in dieser Gruppe liegen 31 bis 60 Tage nach Fälligkeit. Alle diese Rechnungen sollten auf Ihrer wöchentlichen Anrufliste stehen. Sobald eine Rechnung diese 60-Tage-Marke erreicht, sollten Sie unbedingt erwägen, keine zusätzlichen Bestellungen des Kunden anzunehmen oder die Kreditprivilegien zu widerrufen und auf C.O.D. (nur Barzahlung), bis das Konto vollständig bezahlt ist.

61-90 Tage: Rechnungen in dieser Gruppe liegen 61 bis 90 Tage nach Fälligkeit. Wenn Ihr Kunde keinen Zahlungsplan für Sie erstellt hat oder ein Datum für die vollständige Zahlung angegeben hat, müssen Sie wahrscheinlich den nächsten Schritt einleiten und rechtliche Schritte einleiten.

Über 90 tage: Alle Rechnungen, die mehr als 90 Tage gültig sind, müssen an eine Inkassobüro gesendet werden. Mehr als wahrscheinlich Rechnungen, die älter als 90 Tage sind, müssen als Forderungsausfall abgeschrieben werden. Die Warennachricht ist, dass die Ausgaben für schlechte Schulden steuerlich absetzbar sind, ja!

Neben dem Einrichten von regelmäßigen Anrufen und dem Versenden von Briefen zu überfälligen Rechnungen können Sie zusätzlich zum fälligen ausstehenden Betrag Zinsen hinzufügen. Mit FreshBooks können Sie verspätete Gebühren automatisch auf überfällige Rechnungen anwenden.

Wenn Sie verspätete Gebühren hinzufügen, wird Ihr Kunde wissen, wie ernst es Ihnen ist, bezahlt zu werden, und er kann ihn dazu motivieren, diesen Scheck einzusenden. Sie können jederzeit auf die Gebühren verzichten, sobald die Zahlung eingegangen ist.

Die meisten kleinen Unternehmen erstellen Rechnungen mit einer Buchhaltungssoftware wie FreshBooks, einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel.

Quelle: Microsoft

Erstellen von Rechnungen in Word

Wenn Sie keinen Zugriff auf Excel oder Google Sheets haben und nur eine Handvoll Rechnungen pro Monat erstellen (5 oder weniger), ist Microsoft Word wahrscheinlich die wirtschaftlichste Lösung für Sie.

Um eine Microsoft Word-Rechnungsvorlage zu verwenden, öffnen Sie einfach Word und klicken Sie auf "Neues Dokument". Dadurch gelangen Sie zu einer Online-Datenbank, in der Sie aus Hunderten verschiedener Vorlagen auswählen können.

Hier sind einige Vor- und Nachteile der Rechnungserstellung mit Word:

Pros

  • Zugriff auf über 200 Vorlagen in der Microsoft-Bibliothek, damit Sie nicht bei Null anfangen müssen.
  • Sie können jede Vorlage individuell anpassen - von Farbe und Design bis hin zum Hinzufügen Ihres Firmenlogos zu Ihrer Marke.

Cons

  • Dies ist ein sehr manueller und langwieriger Prozess, der viel Zeit erfordert.
  • Im Gegensatz zu Excel können Sie keine Formeln erstellen, um Rabatte oder Umsatzsteuer zu berechnen. Sie müssen diese Berechnungen manuell durchführen, was die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöht.

Quelle: Für kleine Unternehmen

Rechnungen in Excel erstellen

Excel ist eine weitere beliebte Option für Unternehmen, die nur eine Handvoll Kunden haben und lernen möchten, wie man eine Rechnung schreibt. Der Vorgang ist ähnlich wie in Word, jedoch können Sie normalerweise Vorlagen finden, die automatisch Summen berechnen.

Unsere Excel-Rechnungsvorlage fügt beispielsweise automatisch Rabatte, Steuern und Zwischensummen hinzu, um Ihren Rechnungsbetrag zu berechnen.

Hier sind einige Vor- und Nachteile der Rechnungserstellung mit Excel:

Pros

  • Sie können Formeln erstellen, um Rabatte, Zwischensummen und Umsatzsteuer zu berechnen.
  • Ähnlich wie Word haben Sie Zugriff auf mehr als 200 Vorlagen in der Microsoft-Bibliothek, sodass Sie nicht bei Null anfangen müssen.

Cons

  • Es ist ein manueller Prozess, der auf jeden Fall einige Zeit für die Einrichtung erfordert.
  • Sie müssen mit der Erstellung von Formeln in Excel vertraut sein. Andernfalls werden Ihre Berechnungen falsch sein.

Quelle: FreshBooks

Erstellen von Rechnungen mit der Buchhaltungssoftware

Wenn Sie mehr als ein paar Rechnungen pro Monat versenden, wird eine Buchhaltungssoftware wie FreshBooks oft die beste Lösung. Zum einen ist es einfacher und schneller, Rechnungen zu erstellen. Noch wichtiger ist jedoch, dass Funktionen wie Online-Zahlungen und automatische Erinnerungen Ihnen helfen, schneller bezahlt zu werden.

Um Freshbooks kostenlos zu testen, folgen Sie diesem Link oder befolgen Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anweisungen im nächsten Abschnitt.

Pros

  • Vollständig anpassbar; Fügen Sie einfach Ihr Firmenlogo, das Farbschema und die Schriftart Ihrer Wahl hinzu.
  • Berechnet automatisch Rechnungssummen für Sie; einschließlich geltender Rabatte und Umsatzsteuer; Es sind keine manuellen Berechnungen erforderlich.
  • Akzeptieren Sie Online-Zahlungen von Kunden.
  • Führen Sie in FreshBooks einen A / R Aging-Bericht aus, um zu sehen, welche Rechnungen fällig sind oder fällig werden.
  • Bei Versendung über FreshBooks können Sie verfolgen, wann die Rechnung von Ihrem Kunden eingesehen und / oder bezahlt wurde.
  • Sie können automatische Erinnerungen an Kunden erstellen, wenn eine Rechnung fällig oder überfällig ist.
  • FreshBooks kann automatisch Rechnungen an Kunden senden, die wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich abgerechnet werden müssen.
  • Sie können eine Rechnung erstellen, um von Ihrem Kunden eine Vorauszahlung (oder einen Einbehalt) zu verlangen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.
  • Richten Sie wiederkehrende Zahlungen für Kunden ein, die in der Regel wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich den gleichen Betrag zahlen.

Cons

  • FreshBooks enthält nur zwei Vorlagen gegenüber 200 Vorlagen, die Sie mit Microsoft Excel und Word auswählen können.
  • Wie die meisten Buchhaltungssoftware müssen Sie eine monatliche Abonnementgebühr zahlen, um FreshBooks nutzen zu können. Im Gegensatz zu Microsoft Excel & Word können Sie mit FreshBooks jedoch viel mehr tun, als nur Rechnungen zu erstellen. Sie können alle Ihre Einnahmen und Ausgaben in FreshBooks verwalten und wichtige Finanzberichte wie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen.

Da Rechnungssoftware oft die beste Lösung für kleine Unternehmen ist, die eine Rechnung erstellen möchten, werden wir uns in einem der Top-Programme - FreshBook - befinden, um Ihnen zu zeigen, wie es funktioniert. Um Ihrem eigenen Konto zu folgen, melden Sie sich hier für eine kostenlose 30-Tage-Testversion von FreshBooks an.

Bevor Sie Rechnungen in FreshBooks erstellen können, müssen Sie zunächst einige grundlegende Informationen zu Ihrem Unternehmen eingeben. Dies dauert buchstäblich alle 3 Minuten und Sie können loslegen!

Schritt 1 - Geben Sie grundlegende Firmeninformationen ein

In der Abbildung unten haben wir den Namen des Geschäftseigentümers, den Namen des Unternehmens, die vollständige Adresse und die Angabe, ob es sich bei dem Unternehmen um eine Corporation / LLC handelt, eingegeben. Wenn Sie diese Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern und fortfahren".

Schritt 2 - Wählen Sie Ihre Branche aus.

Wählen Sie im nächsten Bildschirm die Branche, in die Ihr Unternehmen fällt.

Das ist es! Wir sind bereit, Rechnungen zu erstellen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Rechnung in FreshBooks zu erstellen:

Schritt 1 - Passen Sie Ihre Rechnungsvorlage an

Bevor wir eine Rechnung erstellen, möchten wir eine Vorlage auswählen und wie im Screenshot unten angegeben anpassen.

  1. Wähle eine Vorlage: FreshBooks bietet zwei Vorlagen, aus denen Sie auswählen können. Einfach oder modern. Klicken Sie wie oben angegeben auf den Pfeil, um zwischen ihnen umzuschalten und die gewünschte Vorlage auszuwählen.
  2. Fügen Sie Ihr Logo hinzu: Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch, wenn Sie eines haben. Wenn Sie kein Logo haben, lesen Sie unseren Artikel zur besten Logo-Design-Software.
  3. Wähle eine Themenfarbe: Wählen Sie ein Farbschema für Ihre Rechnungsvorlagen.
  4. Wähle eine Schrift aus: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um eine Reihe von Optionen für die Schriftart auszuwählen.
  5. Sparen: Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, sollten Sie sie unbedingt speichern.

Schritt 2 - Klicken Sie auf "Neu erstellen" und dann auf "Rechnung".

Von dem Instrumententafel, klicke auf das "Erstelle neu”Und wählen Sie Rechnung wie im Screenshot unten angegeben.

Schritt 3 - Rechnungsfelder ausfüllen

Nachfolgend finden Sie eine Beispielrechnungsvorlage mit einer kurzen Erläuterung zu jedem Feld, das Sie ausfüllen müssen.

  1. Deine Kontaktdaten: Diese Informationen werden automatisch aus den grundlegenden Unternehmensinformationen ausgefüllt, die Sie beim Einrichten von FreshBooks eingegeben haben. Wir werden dies später in diesem Artikel behandeln. Tipp: Es ist wichtig, dass Ihr Kunde diese Informationen an den Fingerspitzen hat, damit er Ihren Scheck kürzen und / oder Sie schnell anrufen kann, wenn er Fragen zu seiner Rechnung hat.
  2. Abgerechnet an: Die Kontaktinformationen Ihrer Kunden gehören in dieses Feld. Wenn Sie den Kunden nicht in FreshBooks eingerichtet haben, können Sie die Kundendaten direkt in dieses Feld eingeben. Tipp: Wenn Sie Ihre Rechnungen lieber per Post verschicken möchten, geben Sie in diesem Abschnitt unbedingt den Namen der Kontaktperson an. vor allem, wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt.
  3. Ausgabedatum: Dieses Feld wird automatisch mit dem Erstellungsdatum der Rechnung ausgefüllt. Sie können das Datum jedoch bei Bedarf ändern.
  4. Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer ist eine eindeutige Nummer, die von FreshBooks generiert wird. Sie können diese Nummer nicht ändern.
  5. Offener Betrag: FreshBooks berechnet automatisch den Gesamtbetrag der Rechnung, wenn Sie die Produkte / Dienstleistungen im Abschnitt Beschreibung eingeben.
  6. Beschreibung: Geben Sie in dieses Feld eine detaillierte Beschreibung der Dienstleistung / Produkte ein, für die Sie eine Rechnung stellen.
  7. Bewertung: Geben Sie in diesem Feld den Abrechnungssatz für die Dienstleistung / das Produkt ein, für das Sie eine Rechnung stellen.
  8. Menge: Geben Sie die Anzahl der Produkte sowie die Stunden für die von Ihnen in Rechnung gestellten Dienstleistungen in diesem Feld ein.
  9. Zeile gesamt: FreshBooks multipliziert die Rate mit der Menge und berechnet dieses Feld für Sie.
  10. Rabatt: Wenn Sie einen Rabatt auf die Rechnung anwenden möchten, geben Sie einfach den Rabattprozentsatz in dieses Feld ein. FreshBooks berechnet den Rabatt für Sie.
  11. MwSt: Wenn Sie eine Umsatzsteuer anwenden müssen, geben Sie den Umsatzsteuersatz in dieses Feld ein. FreshBooks berechnet automatisch die Umsatzsteuer für Sie.
  12. Offener Betrag: FreshBooks addiert die Felder "Zwischensumme", "Rabatt" und "Umsatzsteuer" zusammen und zieht eventuelle Anzahlungen (oder Einlagen) von der Summe ab.
  13. Anmerkungen: Sie können eine persönliche Notiz an Ihre Kunden eingeben oder eine freundliche Erinnerung daran, dass sie wie in diesem Beispiel online Zahlungen vornehmen können.
  14. Bedingungen: Fühlen Sie sich frei, um Ihre Kunden daran zu erinnern, ihre Rechnungen bis zum Fälligkeitsdatum zu bezahlen. Tipp: Dies ist auch ein guter Ort, um die Kunden daran zu erinnern, dass verspätete Gebühren / Strafen berechnet werden, wenn die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird.

Wie bereits erwähnt, sollten Sie Ihre Rechnungen per E-Mail versenden. Je früher Ihr Kunde die Rechnung erhält, desto eher werden Sie bezahlt.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Rechnungen per E-Mail in FreshBooks zu senden.

Schritt 1 - Klicken Sie auf die Rechnung

Wenn Ihre Rechnung nicht geöffnet ist, navigieren Sie zum Dashboard und klicken Sie auf die Rechnung, um sie auf Ihrem Bildschirm anzuzeigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden", wie in der Abbildung unten gezeigt.

Schritt 2 - Vollständige E-Mail-Details und Senden

Im nächsten Bildschirm müssen Sie einige zusätzliche Informationen angeben. Nachfolgend finden Sie eine Momentaufnahme der Felder sowie eine kurze Erläuterung der Felder.

  1. E-Mail-Addresse: Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie die Rechnung senden möchten. Sie können bei Bedarf mehrere E-Mail-Adressen eingeben.
  2. Gegenstand: Dieses Feld wird von FreshBooks erstellt und kann nicht geändert werden.
  3. Körper der E-Mail: FreshBooks generiert einen Teil der E-Mail, die Sie hier sehen. Sie können jedoch auch eine personalisierte Nachricht eingeben, wie wir es hier mit „Wir schätzen Ihr Geschäft!“ getan haben.
  4. Erstellen Sie einen freigegebenen Link: Neben dem Versenden der Rechnung per E-Mail können Sie auch einen Link zur Rechnung erstellen, indem Sie auf „Gemeinsamen Link erstellen“ klicken.
  5. Rechnung senden: Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die E-Mail an Ihren Kunden zu senden.

Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, Ihren Kunden die Möglichkeit zu geben, ihre Rechnungen online zu bezahlen. Das spart ihnen Zeit, weil sie es schneller tun können, als Ihnen einen Scheck zu schicken.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Online-Zahlungsfunktion in FreshBooks zu aktivieren.

Schritt 1 - Klicken Sie auf die Rechnung

Wenn Ihre Rechnung nicht geöffnet ist, navigieren Sie zum Dashboard und klicken Sie auf die Rechnung, um sie auf Ihrem Bildschirm anzuzeigen. Rechts von der Rechnung sehen Sie eine Liste der Einstellungen. Klicke auf "Akzeptiere Kreditkarten”Wie im Screenshot unten gezeigt.

Schritt 2 - Überprüfen und akzeptieren Sie die Kreditkartenbedingungen und -gebühren

Im nächsten Bildschirm sehen Sie eine Liste von Kreditkarten, die Sie akzeptieren können, zusammen mit der Gebühr, die für jede Transaktion in Rechnung gestellt wird. Drücke den "Akzeptiere KreditkartenSchaltfläche, um die Bedingungen zu akzeptieren und Online-Zahlungen für Ihre Kunden zu aktivieren.

Schritt 3 - Überprüfen Sie, ob Online-Zahlungen aktiv sind

Wenn Ihre Kunden nun ihre Rechnungen erhalten, sehen sie Folgendes:Zahl jetztSchaltfläche oben auf der Rechnung. Sie müssen lediglich den Anweisungen auf dem Bildschirm folgen, um ihre Rechnungen in wenigen Minuten zu bezahlen!

Tipp: Wenn Ihr Kunde eine Rechnung bezahlt, findet Folgendes in FreshBooks statt:

  • Die Rechnung wird als bezahlt markiert und Ihr A / R-Guthaben wird automatisch übernommen reduziert.
  • Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, dass die Rechnung bezahlt wurde.
  • Die Zahlung sollte innerhalb von 2-3 Werktagen auf Ihr Bankkonto eingehen.

Sie können bis zu drei Erinnerungsscheine für verspätete Zahlungen senden und mit FreshBooks Gebühren für verspätete Zahlungen erheben. Sie müssen jedoch FreshBooks Pro abonnieren, um auf diese Funktion zugreifen zu können. Zum Einrichten zeigen Sie einfach eine Rechnung an, klicken Sie auf Einstellungen, die sich rechts von der Rechnung befindet, und wählen Sie aus Erinnerungen senden. Das folgende Fenster wird angezeigt:

Wählen Sie die Anzahl der Tage (davor oder danach) aus, an denen die Erinnerung an Ihren Kunden gesendet werden soll. Basierend auf unserer Diskussion um Erinnerungen im Abschnitt zum Einrichten eines End-to-End-Prozesses empfehlen wir Ihnen, die folgenden 3 Erinnerungen einzurichten:

  1. 2 Tage vor dem Fälligkeitsdatum
  2. 2 Tage nach Fälligkeit
  3. 7 Tage nach Fälligkeit

Führen Sie den Account Aging-Bericht aus

Wie bereits erwähnt, besteht die beste Möglichkeit zur Verwaltung Ihrer ausstehenden Rechnungen darin, Ihren A / R Aging-Bericht mindestens einmal pro Woche zu überprüfen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Account Aging-Bericht (A / R Aging) in FreshBooks auszuführen:

Schritt 1 - Navigieren Sie zu Erweiterte Berichte.

Scrollen Sie vom Dashboard zum Abschnitt "Erweiterter Bericht" und klicken Sie auf "Konten altern”, Wie in der Abbildung unten gezeigt.

Schritt 2 - Überprüfen Sie den Kontenalterungsbericht.

Nachfolgend finden Sie eine Momentaufnahme des Accounts Aging-Berichts (auch bekannt als A / R Aging-Bericht), den wir für unsere Beispielfirma Paul's Plumbing erstellt haben.

Seit dem 3. November 2017 gibt es zwei Kunden, deren ausstehende Rechnungen 1-30 Tage überfällig sind. Sie können diesen Bericht drucken, nach Excel exportieren oder per E-Mail an alle Benutzer senden.

Zusammenfassend haben Sie nun ein besseres Verständnis dafür, welche Informationen Ihre Rechnung enthalten soll. Sie erfahren, wie Sie einen Prozess implementieren, der mit der Fakturierung Ihrer Verkäufe / Dienstleistungen beginnt und mit dem rechtzeitigen Einholen von Zahlungen von Kunden endet, wodurch Ihr Cashflow verbessert wird.

Wir empfehlen die Verwendung einer Buchhaltungssoftware wie FreshBooks, da Sie damit nicht nur professionell aussehende Rechnungen an Ihre Kunden senden können, sondern auch Zeit sparen, damit Sie wieder auf das zurückgreifen können, was Sie am liebsten tun und Ihr Unternehmen wachsen lassen!

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