So importieren Sie Bankgeschäfte in QuickBooks: Excel & More

Willkommen beim Fit Small Business QuickBooks Online-Schulungskurs! In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie Ihre Bankkonten mit QuickBooks Online verbinden. Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihr Bankkonto automatisch mit QuickBooks verknüpfen und wie Sie Bankgeschäfte manuell mithilfe einer CSV-Datei importieren.

Wenn Sie Ihre Bank nicht in QuickBooks Online finden können oder wenn Sie mehr als 90 Tage Bankgeschäfte herunterladen müssen, müssen Sie Ihre Bankgeschäfte im Excel-Format namens CSV- oder QBO-Datei importieren. Wie das geht, erfahren Sie später in dieser Lektion.

Sie können Ihrem eigenen QuickBooks Online-Konto folgen. Wenn Sie noch keine haben, klicken Sie hier, um sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion anzumelden, und folgen Sie weiter unten.

Um diese Lektion abzuschließen, können Sie entweder das Video unten ansehen, die Schritt-für-Schritt-Anweisungen lesen oder beides ausführen.

Wenn Sie mehr über die Verwaltung von Einnahmen, Ausgaben und Berichterstellung in QuickBooks erfahren möchten, laden Sie hier unser kostenloses 39-Gänge-QuickBooks-Tutorial herunter.

Einer der vielen Vorteile von QuickBooks Online ist, dass Sie viel Zeit sparen können, indem Sie Ihre Bankgeschäfte automatisch in QuickBooks herunterladen, anstatt jede Transaktion manuell einzugeben. Bei den meisten großen Banken können Sie schnell und einfach eine Verbindung zu QuickBooks herstellen. Einige der kleineren Banken und Kreditgenossenschaften verfügen nicht über diese Fähigkeit.

EIN WORT DER WARNUNG: Wenn Sie nicht über ein Geschäftskonto verfügen und ein persönliches Konto verwenden, empfehle ich Ihnen, so bald wie möglich ein separates Bankkonto für Ihr Unternehmen einzurichten. Aus buchhalterischer und steuerlicher Sicht ist es immer empfehlenswert, geschäftliche und persönliche Aktivitäten voneinander zu trennen. Wir empfehlen Chase für ein kostengünstiges Business-Girokonto mit vollem Funktionsumfang. Neukunden können sich für Anmeldeboni von bis zu 300 $ qualifizieren.

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Um Transaktionen in QuickBooks importieren zu können, benötigen Sie Ihre Online-Banking-Benutzer-ID und Ihr Kennwort, um sich bei Ihrem Bankkonto anzumelden. Sie müssen diese Informationen nur einmal eingeben, und QuickBooks bleibt täglich mit Ihrem Bankkonto verbunden, um Transaktionen täglich herunterzuladen.

Schritt 1: Suchen Sie Ihre Bank

Wählen Sie in der linken Menüleiste Banking aus:

Navigieren Sie in QuickBooks Online zum Bankcenter

Um Ihre Bank / Ihr Finanzinstitut ausfindig zu machen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  1. Geben Sie Ihren Banknamen wie unten angegeben in das Suchfeld ein oder
  2. Wählen Sie aus der Liste der Banken direkt unter dem Suchfeld.

Wenn Sie Ihre Bank nicht finden können, müssen Sie dies tun Importieren Sie Ihre Bankgeschäfte mit CSV, Format, das wir später in dieser Lektion behandeln werden.

Wählen Sie das Bankkonto aus, zu dem Sie in QuickBooks Online eine Verbindung herstellen möchten

Schritt 2: Melden Sie sich bei Ihrem Bankkonto an

Ihr Bank-Anmeldebildschirm sollte wie folgt aussehen.

Melden Sie sich bei Ihrem Bankkonto an, um eine Verbindung zu QuickBooks Online herzustellen

Geben Sie die Benutzer-ID und das Kennwort ein, mit denen Sie normalerweise auf Ihr Bankkonto zugreifen, wie wir es für Paul gemacht haben.

Abhängig von Ihrer Internetverbindung und der Anzahl Ihrer Konten kann es einige Minuten dauern, bis QuickBooks Online eine Verbindung zu Ihrer Bank herstellt.

Schritt 3: Wählen Sie Bankkonten

Sie sollten einen Bildschirm sehen, der dem folgenden ähnlich ist und alle Ihre Konten bei dieser Bank auflistet.

Wählen Sie die Konten aus, um eine Verbindung zu QuickBooks Online herzustellen

Ihr Finanzinstitut listet alle Konten auf, die Sie bei ihnen haben. Stellen Sie sicher, dass Sie nur das auswählen Geschäft Konten, die Sie mit QuickBooks verbinden möchten.

  1. Wählen Sie jedes Konto aus, zu dem Sie eine Verbindung zu QuickBooks herstellen möchten, indem Sie auf eine beliebige Stelle in der Kontozeile klicken.
  2. Kontobezeichnung: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste das QuickBooks-Konto aus, das Sie mit diesem Bankkonto verknüpfen möchten. Wenn Sie das Bankkonto in QuickBooks noch nicht eingerichtet haben, wählen Sie Konto hinzufügen von der Dropdown-Liste.
  3. Ihr Bildschirm sollte das folgende Kontoeinstellungsfenster anzeigen. Füllen Sie die nachstehenden Felder aus das Bankkonto einrichten in QuickBooks.

Neues Konto-Setup-Fenster in QuickBooks Online

A. Kontotyp: Wählen Sie den Kontotyp aus, für den Sie Transaktionen in QuickBooks importieren möchten. Normalerweise ist dies entweder ein Bank- oder Kreditkartenkonto.
B. Detailtyp: Hier möchten Sie weitere Informationen zur Art der Bankverbindung angeben.
C. Name: So wird der Kontoname in QuickBooks angezeigt.

SPITZE: Wenn Sie mehr als ein geschäftliches Girokonto haben, zu dem Sie eine Verbindung zu QuickBooks herstellen möchten, wäre ich hier beschreibender und gebe den Namen der Bank und die letzten vier Ziffern der Bankkontonummer an (zB Bank of America Checking) x1234). Auf diese Weise können Sie leicht ein Bankkonto von einem anderen Konto unterscheiden, wenn Sie Schecks schreiben.

D. Beschreibung: Geben Sie den Banknamen und den Kontotyp ein (z. B. Prüfen, Sparen usw.).
E. Speichern und schließen: Überprüfen Sie, ob Sie in allen fünf Feldern eine Auswahl getroffen haben. Drücke den Speichern und schließen Taste

Schritt 4: Auswahl des richtigen Datumsbereichs

Es können maximal 90 Tage Transaktionen heruntergeladen werden. Wenn Sie herunterladen müssen mehr als 90 tage von Bankgeschäften, dann müssen Sie Importieren Sie Transaktionen in QuickBooks Online-Download mit CSV.

Wenn sie möchten kürzerer Datumsbereich, Klicken Sie einfach auf den Link möchte einen kürzeren Zeitraum wie unten angegeben:

Wählen Sie den Datumsbereich aus, um mit dem Herunterladen von Transaktionen in QuickBooks Online zu beginnen

Wenn das Datum, an dem Sie QuickBooks verwenden, weniger als 90 Tage beträgt, müssen Sie einen kürzeren Datumsbereich verwenden.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel, in dem Sie möglicherweise eine verwenden müssen kürzerer Datumsbereich:

Beispiel: Pauls Klempner ist seit drei Jahren im Geschäft. Das Geschäft ist gut und Paul hat entschieden, dass er seine Einnahmen und Ausgaben viel besser verfolgen muss. Paul kauft QuickBooks am 15. Januar. Er hat beschlossen, sich keine Sorgen zu machen, Transaktionen des Vorjahres in QuickBooks einzugeben. Sein Starttermin ist also der 1. Januar. Nachdem dies gesagt wurde, muss Paul sicherstellen, dass bei der Verbindung seines Bankkontos mit QuickBooks sein Datumsbereich mit dem 1. Januar beginnt.

Wenn Paul vergisst, den 1. Januar als Startdatum zu wählen, werden alle Bankgeschäfte der letzten 90 Tage in seine QuickBooks Online-Download-Datei heruntergeladen. Für Paul würde dies Transaktionen vom Oktober, November und Dezember des Vorjahres einschließen, die er nicht will.

Schritt 5: Klicken Sie auf Verbinden

Bevor Sie auf die Schaltfläche "Verbinden" klicken, Überprüfen Sie, ob Sie keine Konten ausgewählt haben, von denen Sie unterlassen Sie Transaktionen in QuickBooks importieren möchten (z. B. persönliche Bankkonten).

EIN WORT DER WARNUNG: Sobald Sie auf Verbinden klicken, werden alle Transaktionen in QuickBooks heruntergeladen. Leider gibt es keine automatische Rückgängig-Schaltfläche. Wenn Sie später herausfinden, dass Sie versehentlich ein Konto ausgewählt haben, das Sie nicht mit QuickBooks verbinden möchten, müssen Sie alle diese Transaktionen manuell löschen, bevor Sie das Konto aus QuickBooks löschen können.

Drücke den Verbinden Taste ganz rechts unten auf dem Bildschirm. Dadurch werden Transaktionen für die in Schritt 3 ausgewählten Konten in Ihre QuickBooks-Datei heruntergeladen. Abhängig von der Anzahl der ausgewählten Konten und dem Datumsbereich kann dies eine Weile dauern.

Klicken Sie auf Verbinden, um mit dem Herunterladen von Transaktionen von Ihrem Bankkonto in QuickBooks Online zu beginnen

Nachdem die Transaktionen erfolgreich in QuickBooks heruntergeladen wurden, wird die folgende Meldung angezeigt:

Benachrichtigung, dass alle Transaktionen erfolgreich in QuickBooks Online heruntergeladen wurden

Schritt 6: Überprüfen Sie heruntergeladene Transaktionen im Bankcenter

Im Bankcenter sollte die Gesamtzahl der importierten Transaktionen angezeigt werden, wie unten angegeben:

Überprüfen Sie alle im QuickBooks Online Banking Center heruntergeladenen Transaktionen

Alle Transaktionen, die heruntergeladen werden, werden im angezeigt Zur Durchsicht Tab. Weitere Informationen zum Verwalten von Bankgeschäften nach dem Herunterladen finden Sie in unserem Schritt-für-Schritt-Video-Tutorial Wie verwalte ich heruntergeladene Bankgeschäfte?.

Um ein weiteres Konto hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf Konto hinzufügen Taste wie oben angegeben, und kehren Sie zu Schritt 1 dieser Lektion zurück, um diesen Vorgang zu wiederholen.

Wenn Sie Bankkonten bei haben mehrere Banken, die Sie in QuickBooks verfolgen möchten, müssen Sie zu Schritt 1 zurückkehren und diesen Vorgang für jede wiederholen Bank wo Sie Geschäftskonten haben, die Sie in QuickBooks nachverfolgen möchten.

Wenn Sie Ihre Bank nicht finden konnten oder wenn Sie mehr als 90 Tage lang Bankgeschäfte herunterladen müssen, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie Ihre Bankgeschäfte im Excel-Format namens .CSV oder einer .QBO-Datei importieren.

Um diesen Dateityp zu erhalten, melden Sie sich bei Ihrem Bankkonto an und gehen Sie zu dem Abschnitt, in dem Sie Transaktionen oder Kontoauszüge herunterladen können. Wahrscheinlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Transaktionen in mehreren Formaten herunterzuladen. Wenn Sie keine dieser Optionen sehen (.CSV oder .QBO), wenden Sie sich an Ihre Bank. Lassen Sie sie wissen, dass Sie Ihre Bankgeschäfte in QuickBooks herunterladen möchten, und sie sollten Ihnen helfen können.

Schritt 1: Navigieren Sie zum Banking Center

Wählen Sie in der linken Symbolleiste Bankgeschäfte.

Navigieren Sie in QuickBooks Online zum Bankcenter

Schritt 2: Wählen Sie File Upload

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts von Aktualisieren und wählen Sie File upload wie unten angegeben.

Klicken Sie in QuickBooks Online auf die Schaltfläche zum Hochladen von Dateien, um die Importdatei auszuwählen

Schritt 3: Wählen Sie die Datei zum Hochladen aus

Klicken Durchsuche um die Datei zu finden, die Sie hochladen möchten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die zu importierende CSV-Datei zu suchen

Schritt 4: Wählen Sie ein QuickBooks-Konto aus

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste das QuickBooks-Konto aus, das Sie mit diesem Bankkonto verknüpfen möchten. Wenn Sie das Konto noch nicht in QuickBooks eingerichtet haben, können Sie dies in Schritt 5 tun.

Wählen Sie das Bankkonto aus der Liste der Kontenpläne in QuickBooks Online aus

Schritt 5: Richten Sie das QuickBooks-Konto ein

Wählen Neue hinzufügen aus dem Dropdown-Menü und füllen Sie die folgenden fünf Felder aus:

Füllen Sie die fünf Felder aus, um ein neues Bankkonto in QuickBooks Online zu erstellen

  1. Konto Typ: Bank
  2. Detailtyp: Überprüfung
  3. Name: Bank of America überprüfen
  4. Beschreibung: Geben Sie den Banknamen und die letzten vier Ziffern der Kontonummer ein
  5. Drücke den Speichern und schließen Taste

Sobald Sie beide haben Bankdatei und das QuickBooks-Konto Wenn Sie wie unten angegeben ausgewählt haben, können Sie mit dem nächsten Bildschirm fortfahren.

Wählen Sie das Bankkonto aus der Dropdown-Liste der Kontenpläne in QuickBooks Online aus

Schritt 6: Ordnen Sie die QuickBooks Online Download-Felder Ihren Bankkontofeldern zu

Auf dem Bildschirm unten teilen Sie QuickBooks mit, welche Spalten in Ihrer CSV-Datei den drei Feldern (Datum, Beschreibung, Betrag) in Ihrer Tabelle entsprechen. Dadurch wird sichergestellt, dass die richtigen Felder in QuickBooks Online ausgefüllt werden.

Wählen Sie die entsprechenden Spalten aus, in denen sich Datum, Beschreibung und Betrag in der CSV-Importdatei befinden

Um sicherzustellen, dass die importierten Daten in QuickBooks den richtigen Feldern zugeordnet werden, müssen wir die Felder in Ihrer Upload-Datei den Feldern in QuickBooks Online folgendermaßen zuordnen:

  1. Wenn Ihre CSV-Datei eine Kopfzeile hat, aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben links im Bildschirm (siehe oben).
  2. Wählen Sie die Spalte mit dem Datum aus.
  3. Wählen Sie das Format der Datumsspalte.
  4. Wählen Sie die Spalte aus, die die Beschreibung des Zahlungsempfängers enthält (z. B. Heftklammern).
  5. Wählen Sie aus, ob Ihre Datei sowohl positive als auch negative Zahlen in einer Spalte enthält oder ob positive und negative Zahlen in zwei Spalten unterteilt werden.
  6. Wählen Sie die Spalte mit den Auszahlungsbeträgen aus.
  7. Wählen Sie die Spalte mit den Einzahlungsbeträgen aus.

Schritt 7: Wählen Sie Bankgeschäfte aus, die in QuickBooks Online importiert werden sollen

Wählen Sie die Transaktionen aus, die in QuickBooks importiert werden sollen, indem Sie in der ersten Spalte ein Häkchen setzen, und auswählen Nächster.

Wählen Sie die Transaktionen aus, die in QuickBooks Online importiert werden sollen

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie bei der Behebung häufig auftretender Probleme während dieses Vorgangs unterstützen:

TIPP 1: Wenn Sie zu diesem Bildschirm gelangen und keine Transaktionen aufgelistet sind, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes getan haben:

  • Formatierungen wie $ wurden aus der Spalte für den Dollarbetrag entfernt.
  • Alle leeren Zeilen in Ihrer Tabelle wurden gelöscht. Stellen Sie sicher, dass alles in Zeile 1, Spalte 1 der Tabelle beginnt.

TIPP # 2: Wenn Sie Änderungen an Ihrer Tabelle vornehmen, müssen Sie sie speichern und erneut hochladen. Gehen Sie zurück zu Schritt 3 und suchen Sie nach der aktualisierten Tabelle.

Schritt 8: Bestätigen Sie die Transaktionen, die in QuickBooks Online importiert werden sollen

Klicken Nächster und QuickBooks bestätigt die Anzahl der Transaktionen, die Sie für den Download ausgewählt haben:

Bestätigen Sie, dass die Gesamtzahl der Transaktionen, die in QuickBooks importiert werden sollen, korrekt ist

Wenn Sie mit der Anzahl der Transaktionen einverstanden sind, wählen Sie Ja. Ansonsten auswählen Nein zurückgehen und notwendige Änderungen vornehmen.

Schritt 9: Transaktionen wurden heruntergeladen

Nachdem die Transaktionen erfolgreich importiert wurden, wird die folgende Meldung angezeigt: "Nächster Schritt: Akzeptieren Sie Ihre Transaktionen":

Benachrichtigung, dass alle Transaktionen erfolgreich in QuickBooks Online heruntergeladen wurden

Schritt 10: Überprüfen Sie importierte Transaktionen

Im Banking Center sollten Sie die Gesamtzahl der importierten Transaktionen wie folgt anzeigen:

Überprüfen Sie alle im QuickBooks Online Banking Center heruntergeladenen Transaktionen

Alle Transaktionen, die heruntergeladen werden, werden im angezeigt Zur Durchsicht Tab. Weitere Informationen zum Verwalten von Bankgeschäften nach dem Herunterladen finden Sie in unserem Schritt-für-Schritt-Video-Tutorial Wie verwalte ich heruntergeladene Bankgeschäfte?.

Um ein weiteres Konto hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf das blaue Konto hinzufügen Taste wie oben angegeben und gehen Sie zurück zu Schritt 1 dieses Kurses, um diesen Vorgang zu wiederholen.

Damit ist der Abschnitt zum Importieren von Bankgeschäften in QuickBooks abgeschlossen.

Die nächste Lektion in unserem QuickBooks Online-Schulungskurs ist der Import von Kreditkartentransaktionen. In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie Kreditkartentransaktionen direkt von der Website Ihrer Bank oder mit einer Excel-Datei namens CSV importieren.

Wenn Sie lieber Zeit sparen und einen lokalen Buchhalter beauftragen möchten, um dies für Sie festzulegen, finden Sie in unserem Buchhalter-Verzeichnis einen Buchhalter in Ihrer Nähe.

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