Mitarbeiterhandbuch: Kostenlose Vorlage & Essentials für 2018

Ein Mitarbeiterhandbuch oder -handbuch dient als Einführung in das Unternehmen und als Referenz für alle Ihre Mitarbeiter. Das Mitarbeiterhandbuch informiert die Mitarbeiter nicht nur über ihre Arbeitsplatzaufgaben, sondern enthält auch Informationen zu den wichtigsten Richtlinien wie Leistungen, Kleiderordnung und Arbeitszeitpläne.

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Haftungsausschluss: Dieser Artikel ist für pädagogische Zwecke. Wir empfehlen, dass Sie sich immer an einen Rechtsanwalt wenden, bevor Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch abschließen oder ändern.

Kostenloses Mitarbeiterhandbuch-Beispiel (MS Word / Google Docs)
Kostenloses Mitarbeiterhandbuch-Beispiel (PDF)

Unser Handbuchbeispiel behandelt die Grundlagen, die Sie in Ihr Handbuch aufnehmen möchten. Wir haben diese Abschnitte ausgewählt, weil sie im Allgemeinen für Kleinunternehmer in allen 50 Bundesstaaten gültig sind. Dies ist jedoch eine verkleinerte Version eines Handbuchs, und Sie sollten Ihre eigenen Arbeitsplatzrichtlinien (z. B. Freizeit, Mutterschaftsurlaub, sexuelle Belästigung) hinzufügen und die örtlichen Gesetze (Krankheitsurlaub, Pendlerleistungen) überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Handbuch vorhanden ist Komplett.

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Die Hauptfunktion eines Mitarbeiterhandbuchs besteht darin, dass es klare und klare Erwartungen für Ihre Mitarbeiter vom ersten Arbeitstag an für Sie schafft. Wenn Sie klare Erwartungen haben, hat dies für Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens eine Reihe von Vorteilen:

Es erleichtert den Umgang mit schlechten Einstellungen / Mitarbeitern

Sie haben Erwartungen an einen Mitarbeiter geschrieben. Ihr Handbuch beseitigt die "Ich habe es nicht gewusst" -Verteidigung und gibt Ihnen etwas, worauf Sie bei Verstößen gegen die Mitarbeiterrichtlinien hinweisen können. Wenn Sie in Ihrem Handbuch eine Erklärung der „Willensanstellung“ einfügen, werden Sie im Falle einer unfreiwilligen Kündigung, die zu einer rechtswidrigen Kündigungsklage führt, zusätzlich geschützt.

Es reduziert die Wahrscheinlichkeit von Rechtsstreitigkeiten

Dies ist ein unterzeichnetes Dokument, das Ihnen helfen kann, wenn Sie sich in einer rechtswidrigen Kündigungsklage verteidigen müssen. Es ist jedoch nicht so stark wie ein Arbeitsvertrag, der zusätzlichen Schutz bieten kann.

Es entsteht ein Dialog mit Ihren Mitarbeitern (und Managern)

Wenn Sie über ein Grundwissen wie ein Mitarbeiterhandbuch verfügen, können Sie einen Dialog starten, wenn ein Problem auftritt, z. B. ein Mitarbeiter, der sich für die Beerdigung eines Familienmitglieds Zeit nehmen muss. Das Mitarbeiterhandbuch schafft außerdem eine Struktur und gibt den Richtlinien Klarheit, so dass Manager und Mitarbeiter sich auf derselben Seite befinden. Wenn Sie etwas dokumentieren, z. B. eine Richtlinie zur Kostenerstattung, wird es wahrscheinlicher, dass Ihr Team dies langfristig befolgt.

Ein Mitarbeiterhandbuch bildet auch die Bühne für Ihre Arbeitskultur und Arbeitgebermarke.

In unserem Beispiel für ein Mitarbeiterhandbuch geben wir einige Abschnitte ein, die wir für jedes Handbuch als kritisch ansehen:

  1. Einführung in Unternehmen und Werte - Das Unternehmensleitbild Ihres Unternehmens, warum / wie Sie gegründet wurden, und einige Einblicke in Ihre Kultur erhalten Sie hier.
  2. Vertraulichkeit und Geheimhaltung (oder Nichtwettbewerb, abhängig von Ihrem Unternehmen und Ihrem Standort) - Eine Vertraulichkeitsvereinbarung ist streng vertraulich, und ein Nichtwettbewerb verhindert, dass gekündigte Mitarbeiter Ihre Kunden annehmen oder ein konkurrierendes Unternehmen gründen. Die meisten Unternehmen legen diese Vereinbarungen in einem separaten Dokument ab und referenzieren sie in diesem Abschnitt.
  3. Anti-Diskriminierungsrichtlinie - Dies ist in jedem Handbuch Standard und hält Sie mit dem Bundesgesetz in Einklang (insbesondere wenn Sie über 15 Mitarbeiter haben). Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte sollten beispielsweise daran erinnert werden, dass Personen in keiner geschützten Klasse, wie Rasse, Geschlecht, Religion, Behinderung, Familienstand oder sogar sexuelle Orientierung, diskriminiert werden. Dies schließt die Verhinderung von Diskriminierung nicht nur bei der Einstellung, sondern auch bei Beförderungen, Schulungen oder sonstigen berufsbezogenen Leistungen ein.
  4. Beschäftigung bei Will - An dieser Stelle erwähnen Sie nach Belieben eine Anstellung, was bedeutet, dass Arbeitgeber frei kündigen können, solange es keine Diskriminierung gibt und Mitarbeiter ohne Angabe von Gründen abreisen können.
  5. Entschädigung & Vorteile - Jeder möchte wissen, wie er bezahlt wird und welche Vorteile er erhält. In diesem Abschnitt finden Sie Informationen zu den Vergütungsplänen und zu Gesundheitsleistungen, Altersvorsorge und anderen Vergünstigungen wie Pendlerleistungen.
  6. Allgemeine Beschäftigungsinformationen - Dadurch wird die Probezeit (wenn Ihr Unternehmen eine hat) klar und welche Schritte unternommen werden, wenn ein Mitarbeiter ausscheiden möchte.
  7. Computer- und Technologiepolitik - Viele Mitarbeiter wissen nicht, dass sie sich, wenn sie sich im Büro an einer persönlichen E-Mail anmelden, das Recht haben, sie anzusehen. Sagen Sie ihnen hier, und raten Sie ihnen, sich persönlich und beruflich voneinander zu trennen.
  8. Richtlinien verlassen - Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, was Ihre bezahlte Freistellung, Ihr Krankheitsurlaub, Ihr Elternurlaub und andere Urlaubsrichtlinien sind und wofür sie verwendet werden können, sowie auf die Dienstjury und die Feiertage (dies erspart Ihnen viel Zeit bei der Beantwortung von Fragen).
  9. Progressive Disziplin Policy - Für den Geschäftsinhaber ist dies ein guter Abschnitt, um Schritte für die Disziplin festzulegen und Ihr Engagement für Fairness zu demonstrieren. Sie sollte auch verbotene Verhaltensweisen deutlich machen und das Risiko verringern, dass ein Mitarbeiter eine Klage wegen unrechtmäßiger Kündigung gewinnt. Stellen Sie sicher, dass Sie daran erinnern, dass die Beschäftigung unabhängig von einer Disziplinpolitik beliebig bleibt.
  10. Unterschriftsseite - Auf der Signaturseite wird überprüft, ob der Mitarbeiter eine Kopie des Handbuchs erhalten hat, was ihn dazu bringt, das Problem ernster zu nehmen, und kann im Falle einer Kündigung wegen rechtswidriger Kündigung als Abwehrhilfe dienen.

Die obigen Abschnitte bilden das Rückgrat eines guten Handbuchs. Der wichtigste Punkt ist, dass ein Mitarbeiterhandbuch den Inhaber eines Unternehmens bei der Einstellung und Entlassung von Entscheidungen schützt und Dinge wie willkürliche Beschäftigung, Computernutzung und Vertraulichkeit abdeckt.

Im Folgenden finden Sie einige optionale Elemente, die Sie abhängig von Ihrer Kultur, demografischen Merkmalen Ihrer Mitarbeiter, dem Geschäftsmodell und dem Standort hinzufügen möchten.

Zusätzliche Mitarbeiterhandbücher

Möglicher AbschnittWarum brauchen Sie es?
Richtlinien für Leistungen an ArbeitnehmerWenn Sie Leistungen anbieten, sollten Sie sie auflisten und angeben, wie viel Sie zu den Arbeitnehmerprämien beitragen. Details wie die genauen Kosten eines PPO gegenüber einem HMO werden am besten in einem separaten Leistungsanmeldungsdokument festgehalten.
ArbeitsplanWenn Sie Schichtarbeit oder Arbeitszeiten haben, legen Sie sie hier aus. Möglicherweise möchten Sie eine Richtlinie dazu hinzufügen, was als verspätet und was als vorzeitiges Verlassen definiert wird. Adressieren Sie auch hier Ihr Zeitnehmungssystem.
Pause und MittagspauseEs ist eine bewährte Methode, Ihre Pausen und Mittagessen zu dokumentieren, die nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, aber in einigen Bundesländern möglicherweise erforderlich sind. Erwägen Sie 10-15 Minuten bezahlte Pausen und eine unbezahlte Mittagspause für Vollzeitangestellte.
BeschäftigungsklassifizierungMit dem Fair Labor Standards Act (FLSA) werden die Beschäftigungsarten geklärt, z. B. Befreiung versus Nichtbefreiung, Teilzeit versus Vollzeit und 1099 Beschäftigungsstatus. Sie können diese Definitionen einschließen, wenn Sie Mitarbeiter haben, die möglicherweise nicht verstehen, ob sie Überstunden machen können.
KostenerstattungsrichtlinieWenn Sie viele Kundenbesuche unternehmen oder Mitarbeiter ständig Dinge für die Arbeit kaufen müssen, benötigen Sie eine umfassende Kostenerstattungsrichtlinie, um Probleme zu vermeiden.
Reiserichtlinien des UnternehmensWenn Ihr Team überhaupt zur Arbeit reist, ist es eine gute Idee, die Richtlinien wie Kilometerstand und Tagessumme darzulegen. Sie können die Richtlinie auch angeben, wenn es eine Person gibt, die die Geschäftsreisen des Unternehmens buchen sollte, wie beispielsweise der Office Manager.
Sicherheit und SicherheitKommen die Leute manchmal früher an oder arbeiten sie spät? Sie sollten das Sicherheitssystem für Unternehmen beschreiben und die Verfahren im Handbuch sperren sowie Probleme ansprechen, wie z. B. die Vorgehensweise bei einem Alarm des Alarmsystems.
Ergonomische Setup-RichtlinienWenn Sie über ein weitgehend entferntes und / oder sitzendes Team verfügen, können Sie anhand ergonomischer Richtlinien Einsicht nehmen, um Rücken, Augen und andere Probleme zu vermeiden, die die Amerikaner plagen, und dazu führen, dass sie die Arbeit mit einer alarmierenden Geschwindigkeit verpassen.
FernarbeitsrichtlinieLassen Sie die Leute von zu Hause oder außerhalb arbeiten? Eine Remote-Richtlinie erspart Ihnen viele Kopfschmerzen, wenn Sie wissen, ob jemand online oder offline ist und was Sie erwarten, wenn jemand aus der Ferne arbeitet.
KleiderordnungSelbst wenn Casual Dressing zum Mainstream wird, kann es hilfreich sein, wenn Sie eine Menge junger Mitarbeiter haben oder wenn Ihre Kunden regelmäßig ins Büro kommen, wenn Sie sich zu einer Arbeitsform umreißen.
AlkoholkonsumpolitikWenn Happy Hour häufig auftritt oder Sie bei Kundenveranstaltungen Alkohol servieren, sollten Sie beschreiben, was angemessen ist und was nicht für diese Ereignisse geeignet ist.
WaffenrichtlinieErlaubt Ihr Staat offene oder verborgene Waffen? Ihr Vermieter kann sie ebenso wie Sie als Arbeitgeber ausdrücklich verbieten. Möglicherweise möchten Sie eine Richtlinie, die es Mitarbeitern untersagt, Waffen oder Waffen an den Arbeitsplatz zu bringen.
Marihuana- und DrogenkonsumpolitikViele Bundesstaaten haben den Marihuana-Konsum nun legalisiert, und einigen Arbeitnehmern werden Medikamente für den Gesundheitszustand verschrieben. Sie sollten eine Richtlinie zur Vermeidung des Einsatzes von Stoffen am Arbeitsplatz haben, die die Leistung eines Arbeitnehmers beeinträchtigen können, wenn Sie ein Büro oder Arbeitnehmer in diesen Bundesländern haben.

Um festzustellen, welche Abschnitte in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufgenommen werden sollen, sollten Sie die folgenden vier Faktoren berücksichtigen:

1. Staatliche Anforderungen für alle Staaten, in denen Sie Mitarbeiter haben

Berücksichtigen Sie Ihre Arbeitsorte bei der Auswahl von Abschnitten, die Sie in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen müssen. Beispiele für standortspezifische Anforderungen sind:

  • Erfordert Ihre Stadt oder Ihr Staat einen Krankenurlaub? In New York gilt dies auch für Kalifornien und Oregon.
  • Ist Marihuana in Ihrem Bundesstaat legal? Es ist in Alaska, Kalifornien, Colorado, Massachusetts, Nevada, Oregon und Washington legal.
  • Ist es legal in Ihrem Staat eine Waffe zu tragen? Arizona erlaubt verborgenes Tragen.
  • Gibt es in Ihrem Bundesstaat die spezifischen Anforderungen für Pause und Mittagessen? Kalifornien benötigt zwei Mittagspausen für Mitarbeiter, die 10-Stunden-Schichten arbeiten.

2. Größe Ihres Unternehmens

Sie sollten die Anzahl der Mitarbeiter berücksichtigen, die Sie haben, wenn Sie darüber nachdenken, welche Abschnitte hinzugefügt werden sollen. Hier einige Beispiele, die auf Bundesarbeitsgesetzen basieren:

  • Wenn Sie über 50 Mitarbeiter haben, müssen Sie sich an das Familienurlaubsgesetz (FMLA) halten.
  • Wenn Sie über 15 Mitarbeiter haben, müssen Sie sich an das Schwangerschafts-Diskriminierungsgesetz halten.
  • Wenn Sie über 50 Mitarbeiter haben, müssen Sie eine Krankenversicherung abschließen.
  • Je nach Größe und Standort benötigen Sie möglicherweise eine Mutterschaftsurlaubsrichtlinie.

3. Demographie der Mitarbeiter

Sie sollten die demografische Zusammensetzung Ihrer Mitarbeiter (Alter, Geschlecht, Amtszeit im Unternehmen) berücksichtigen, wenn Sie darüber nachdenken, welche Abschnitte Sie berücksichtigen müssen. Einige Beispiele sind:

  • Hast du viele Arbeiter, die Teilzeit sind? In diesem Fall müssen Sie möglicherweise klären, wie Pausen, Mittagspause und Freizeit bezahlt werden.
  • Stellen Sie 1099 Vertragsbedienstete ein? Wenn ja, sollten Sie klären, welche Teile des Handbuchs, z. B. medizinische Leistungen, nicht auf sie zutreffen.
  • Haben Sie viele jüngere Mitarbeiter? Möglicherweise müssen Sie die Verwendung mobiler Technologien, wie z. B. Mobiltelefone, während der Arbeit sehr genau angeben.
  • Haben Sie viele Mitarbeiter über 40? Möglicherweise möchten Sie die für sie verfügbaren Altersleistungen beschreiben.
  • Erlauben Sie Mitarbeitern, von zu Hause oder außerhalb zu arbeiten? Sie möchten vielleicht klären, wie sie miteinander in Kontakt bleiben sollen.

Diese Überlegungen können sich auch auf Sie auswirken, wenn in Ihrem Unternehmen stundenlange Mitarbeiter beschäftigt sind, die Sie Überstunden leisten müssen, oder wenn Sie bei gesellschaftlichen Veranstaltungen Alkoholpolitik betreiben müssen. Wenn Sie sich die Demografie Ihres Teams ansehen, können viele Dinge zum Tragen kommen .

4. Unternehmenskultur

Sie sollten Ihre Unternehmenskultur berücksichtigen, wenn Sie darüber nachdenken, welche Abschnitte Sie einbeziehen. Erwägen Sie außerdem, den Wortlaut zu überarbeiten, um die Art von Arbeitsplatz-Vibe zu erstellen, die Sie in Ihrem Dokument erstellen möchten. Einige Beispiele sind:

  • Benötigen Sie eine Kleiderordnung? Oder vertrauen Sie den Mitarbeitern, dass sie ihre eigene Arbeitskleidung wählen?
  • Kommen Kunden ins Büro oder treffen sich die Leute regelmäßig zum Essen / Trinken?
  • Hat jeder in Ihrem Unternehmen Zugang zu Social Media? Möchten Sie Social-Media-Beiträge zu Unternehmensereignissen ermutigen oder entmutigen?

Wenn Sie sich entschieden haben, welche Abschnitte Sie für Ihr Handbuch benötigen, können Sie unser kostenloses Mitarbeiterhandbuch verwenden und bei Bedarf hinzufügen.

Wir empfehlen Ihnen, einen externen Anwalt oder Personalberater zu konsultieren, um Ihnen bei der Erstellung Ihrer Handbuchrichtlinien zu helfen und Ihren endgültigen Entwurf zu überprüfen. Sie können auch große Freelancer finden, die dies zu einem vernünftigen Preis tun!

Hier sind die Top 3-Bedenken und wie Sie diese überwinden können, wenn Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch starten. Denken Sie daran, dass die Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs diese Bedenken bei korrekter Umsetzung bei weitem überwiegen.

Widerstand gegen neue Richtlinien

Wenn Sie ein Handbuch inmitten eines Chaos implementieren, was vielleicht der Grund ist, warum Sie es tun, sollten Sie sich darauf einstellen, für eine Weile etwas unbeliebt zu sein. Der Sturm wird sich jedoch beruhigen, solange Ihre neuen Richtlinien angemessen sind (d. H., Kostenerstattungen oder Unterbrechungszeiten unter Kontrolle zu halten, sind einige beliebte Gründe für ein bestehendes Unternehmen, sein erstes Handbuch zu erstellen).

Um das Handbuch einzurichten, machen Sie etwas Spaß, z. B. bringen Sie Bagels und Saft für ein Frühstückstreffen mit, um zu erklären, und erklären Sie, dass alle das Handbuch unterschreiben. In der Woche nach der Einführung des Handbuchs können Sie während des Mittagessens ein Handbuch mit Fragen und Antworten führen und Pizza mitbringen. Nach ein paar Wochen sollten Sie sich bei den Mitarbeitern für die Zusammenarbeit mit den neuen Richtlinien bedanken, indem Sie ein Nachmittags-Eiscafé veranstalten.

Manager dazu bringen, sich daran zu halten

Ihre Führungskräfte müssen mit gutem Beispiel vorangehen und die im Handbuch festgelegten Regeln befolgen, damit der Rest der Belegschaft sie ernst nehmen kann.

Wenn Sie beispielsweise ein Café besitzen und Ihr Vorgesetzter immer zu spät kommt, aber für alle anderen jetzt eine progressive Disziplinarpolitik gilt, weil Sie gemäß dem neuen Handbuch spät sind, haben Sie möglicherweise Probleme.

Trainieren Sie Ihre Vorgesetzten im Handbuch und geben Sie ihnen die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Wenn alle die neuen Richtlinien verstanden haben, zeichnen Sie als Unternehmer eine klare Linie. Stellen Sie sicher, dass dieses Handbuch für jeden gilt, Punkt. Hier ein Beispiel für ein Nicht-Diskriminierungs-Trainingsprogramm, das Sie als Richtlinie für die Strukturierung eines einfachen Trainingstreffens verwenden können.

Befolgen Sie Ihre eigenen Regeln

Das vorliegende Handbuch bedeutet, dass keine Favoriten abgespielt werden. Alle verdienen die gleiche Behandlung, aber Sie müssen dies sicherstellen, damit die Richtlinien in Ihrem Handbuch vom Rest des Teams ernst genommen werden. Sie als Kleinunternehmer und Ihre Manager müssen das Handbuch im höchsten Maße unterstützen, und das bedeutet, dass Sie die von Ihnen festgelegten Regeln einhalten.

Beachten Sie, wenn es eine Bevorzugung oder Kritik gab, die nicht gerechtfertigt ist. Bemühen Sie sich, dies so schnell wie möglich zu korrigieren. Wenn Jenny beispielsweise am Freitag immer von zu Hause aus arbeiten muss, müssen Sie diesen Vorteil möglicherweise anderen Mitarbeitern des Büros anbieten. Oder wenn Sie als Manager oft mit unangebrachten Witzen die Grenze überschreiten, denken Ihre Mitarbeiter möglicherweise auch, dass dies in Ordnung ist. Sie ahmen Ihr Verhalten nach, anstatt dem Handbuch zu folgen und möglicherweise disziplinarische Verwüstungen oder sogar rechtliche Probleme bei der Arbeit zu verursachen.

Sie möchten eine unternehmensweite persönliche Besprechung (oder Videokonferenz) abhalten. Eine Stunde sollte ausreichend Zeit für dieses Meeting sein, und wenn Sie Snacks bei dem Meeting haben, kann dies das Lesen der Richtlinien etwas schmackhafter machen.

Erklären Sie das Handbuch, beantworten Sie Fragen dazu und verteilen Sie es. Sie möchten innerhalb von 48 Stunden nach diesem Meeting auch Signaturseiten sammeln und diese in Personalakten dokumentieren (eine einfache Checkliste mit Namen macht das Nachverfolgen einfacher). Sie können auch eine elektronische Signaturplattform wie SignNow verwenden.

Einige Unternehmen haben nur ein Anerkennungsformular und überlassen es den Mitarbeitern, das Handbuch zu lesen. Es ist jedoch unsere Best-Practice-Empfehlung, ein tatsächliches Treffen mit Mitarbeitern durchzuführen, insbesondere wenn Sie ein Geschäft wie ein Restaurant, ein Friseursalon oder eine Immobilienagentur sind.

In Ihrem Handbuch können Details enthalten sein, die sich von den Vorgängen im Büro unterscheiden. Es muss klar sein, dass sich die Richtlinien geändert haben. Besprechungen sind eine bessere Möglichkeit, um die Mitarbeiter dabei zu unterstützen, die Änderungen ernst zu nehmen.

Zu den wichtigsten Aspekten eines Mitarbeiterhandbuchs gehört es, es auf dem neuesten Stand zu halten. Sie benötigen das Handbuch, um mit den Gesetzen von Bund, Ländern und Ländern auf dem neuesten Stand zu bleiben. Beispielsweise wurden in einigen Städten, wie San Francisco und New York, Gesetze für Pendlerleistungen hinzugefügt. Wenn Sie also an diesen Standorten Geschäfte abwickeln, sollten Sie einen Abschnitt hinzufügen, in dem die Funktionsweise dieser Vorteile beschrieben wird.

Darüber hinaus ändern sich die Arbeitspraktiken. Zum Beispiel hat die Geschäftsleitung vielleicht informell zugestimmt, dass Mitarbeiter bei Krankheit SMS schreiben können. Wenn in Ihrem Handbuch derzeit der Text als inakzeptabel gilt (wie in unserer Vorlage), möchten Sie Ihr Handbuch ändern.

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Gehen Sie beim Aktualisieren Ihres Mitarbeiterhandbuchs folgendermaßen vor:

Schritt 1: Lesen Sie das Handbuch.

Lesen Sie mindestens einmal pro Jahr Ihr Handbuch durch, um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinien mit den Unternehmensnormen und den Gesetzen Ihres Bundesstaates, Ihres Bundesstaats und Ihres Landes in Einklang stehen. Wenn Sie Hilfe benötigen, um sich über das Personalrecht auf dem Laufenden zu halten, ist SHRM eine großartige Organisation, die Sie abonnieren können. Sie haben einen Online-Blog, SHRM Connect und HR-Newsletter (Sie können wählen, nur Informationen zu den Themen zu erhalten, die Sie interessieren). Oder vielleicht ist es eine bessere Option, mit einem Personalanbieter wie Gusto zusammenzuarbeiten, der Sie bei der Aktualisierung Ihres Handbuchs jährlich unterstützt.

Wenn Sie festgestellt haben, dass Sie etwas aktualisieren müssen, fahren Sie mit Schritt 2 fort:

Schritt 2: Schreiben Sie die Änderung oder neue Richtlinie auf.

Nehmen Sie die Änderung im Handbuch mit einer klaren, prägnanten Sprache vor. Es ist keine schlechte Idee, ein Beispiel hinzuzufügen. Überprüfen Sie anschließend die Änderungen mit den Managern, um sicherzustellen, dass sie die Fragen verstehen und den Mitarbeitern erklären können.

Schritt 3: Wenn es eine RIESIGE Änderung ist… Treffen Sie sich.

Bei einer großen Änderung, z. B. bei einer Änderung der Entschädigungs- oder Urlaubsrichtlinien, sollten Sie ein unternehmensweites persönliches Treffen (oder ein Video) abhalten. Sie möchten die Richtlinie erläutern, Fragen dazu beantworten und diese dann verteilen. Wenn es sich um eine sehr umstrittene Richtlinie handelt, können Sie Ihre Mitarbeiter sogar dazu veranlassen, ein Datum zu unterschreiben und das Update zu erhalten, das Update zu verstehen und eine Kopie dieses unterzeichneten Dokuments für Ihre Personalakten aufzubewahren.

Schritt 4: Wenn es sich um eine kleine Änderung handelt, senden Sie eine E-Mail-Ankündigung.

Für eine kleine Änderung oder etwas, das eher informell ist / bereits durchgeführt wurde (z. B. das Textbeispiel oben) und nur notiert werden muss, senden Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an das gesamte Team, in der die Richtlinienänderung angekündigt wird, und geben Sie eine Word- oder PDF-Kopie oder einen Link von an das neueste Handbuch.

Ein Mitarbeiterhandbuch ist keine rechtliche Vereinbarung. Arbeitsverträge sind rechtlich gültige und unterzeichnete Dokumente, die vor Gericht aufrechterhalten werden können. Sie sehen ganz anders aus als ein Mitarbeiterhandbuch. Wenn ein Mitarbeiterhandbuch kein Eigentum ist, erstellen Sie möglicherweise einen implizierten Vertrag, der gegen die Willkür-Doktrin verstößt.

Ein Mitarbeiterhandbuch und ein Arbeitsvertrag unterscheiden sich auf drei Ebenen:

  1. Die Zuschauer
    • Ein Mitarbeiterhandbuch geht an alle und unterstützt eine Gruppenarbeitsumgebung
    • Der Arbeitsvertrag ist ein einmaliger Vertrag mit nur einer Person, wie einer Führungskraft
  2. Die Sprache
    • Ein Mitarbeiterhandbuch soll lesbar sein und nicht in juristischer Sprache verfasst sein
    • Der Arbeitsvertrag enthält viele rechtliche Bestimmungen
  3. Die behandelten Themen
    • Ein Mitarbeiterhandbuch deckt eine Reihe von Themen ab, von der Disziplin bis zum Kranksein
    • Ein Arbeitsvertrag umfasst Themen wie Vertraulichkeit, Kündigung und andere rechtlich klingende Themen

Mitarbeiterhandbücher sind von Nutzen, da sie nicht nur den Geschäftsinhaber schützen, sondern auch eine gute Grundlage dafür bieten, dass Mitarbeiter Ihre Unternehmenskultur verstehen, was von ihnen erwartet wird und wie die Dinge in Ihrem Unternehmen funktionieren. Mit einem guten Handbuch sparen Sie Zeit, Geld und Kopfschmerzen, wenn Sie die Fragen der Mitarbeiter beantworten. Ein gut geschriebenes Handbuch kann auch im Falle einer rechtswidrigen Kündigungsklage als Abwehr dienen.

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