Sollte Ihr kleines Unternehmen papierlos gehen?

Immer mehr kleine Unternehmen werden papierlos. Neue und sich verändernde Technologien haben uns die Werkzeuge gegeben, die wir benötigen, um die überfüllten Aktenschränke in ein organisiertes digitales Format umzuwandeln. Das bedeutet jedoch nicht, dass es einfach ist, papierlos zu arbeiten, oder dass es für jedes kleine Unternehmen die richtige Entscheidung ist.

Hier finden Sie einen Überblick über die Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros, um zu entscheiden, ob die Entscheidung für ein papierloses Büro eine kluge Entscheidung für Ihr kleines Unternehmen ist.

Die Vorteile eines papierlosen Büros

1. Umweltfreundlich: Gemäß Das tägliche GrünPapier macht 25% des Deponiemülls aus, und wenn die USA den Verbrauch von Büropapier um nur 10% senken, würde dies die Emission von 1,6 Millionen Tonnen Treibhausgasen verhindern. Und das nur für Papier, ohne Berücksichtigung der Produktion und Entsorgung von Tintenpatronen und des Energieverbrauchs von Druckern. Papierlos zu werden ist eine umweltbewusste Entscheidung.

2. Kostengünstig: So wie ein papierloses Büro Vorteile für die Umwelt hat, gibt es auch Vorteile für das Budget von Kleinunternehmen. Überlegen Sie, wie viel Sie monatlich für Papier, Tinte, Porto und andere Verbrauchsmaterialien ausgeben, die ein papierlastiges Büro unterstützen. Betrachten Sie dann den Speicherplatz, der zum Speichern aller Ihrer physischen Vorräte und tatsächlichen Dokumente erforderlich ist. Es kann sehr teuer sein. Im Laufe der Zeit kann das papierlose Arbeiten zu enormen Einsparungen für Ihr kleines Unternehmen führen.

3. Einfacher Zugang: Ohne Papier werden alle wichtigen Dokumente digitalisiert. Sie können sie in der Cloud sichern oder über eine Remotedesktopanwendung auf sie zugreifen. Auf diese Weise können Sie von einem mobilen Büro aus oder von einem beliebigen Ort aus arbeiten und produktiv bleiben.

4. Organisation der Dateien: Wenn Sie jemals Zeit damit verschwendet haben, durch einen unorganisierten Aktenschrank oder Papierstapel zu stapeln, um das zu finden, wonach Sie suchen, wissen Sie, wie umständlich die Verwaltung von Papierdokumenten sein kann. Wenn Sie ein papierloses Büro erstellen, erstellen Sie ein digitales Dateisystem, das sich im Laufe der Zeit einfacher organisieren, durchsuchen und optimieren lässt. Dies macht das Auffinden eines Dokuments so einfach wie das Durchführen einer Suche.

Die Nachteile eines papierlosen Büros

1. Systemfehler: Digital kann ein schneller Zugriff sein, bedeutet aber auch einen schnellen Verlust. Überlegen Sie, was mit all Ihren Geschäftsdokumenten geschehen würde, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert werden, wenn Ihr System abstürzt. Du könntest alles verlieren. Für jedes kleine Unternehmen und insbesondere für papierlose Unternehmen ist es wichtig, ein System zum Sichern und Schützen von Daten außerhalb des Standorts zu haben.

2. Sicherheit: Digitale Dateien können nicht durch ein Schloss an einem Aktenschrank oder an der Bürotür geschützt werden. Daher ist die Sicherheit von Dokumenten und vertraulichen Informationen ein ernstes Anliegen für papierlose Büros. Die Lösungen umfassen Verschlüsselung, lokale Server und eingeschränkten Zugriff, die alle ihre eigenen Kosten und Vorteile haben. Außerdem ist es wichtig, die Art einiger Unternehmen und die Sensibilität der täglich bearbeiteten Materialien zu berücksichtigen (denken Sie an Ihren Buchhalter).

3. Prozesse überarbeiten: Ein Teil des Übergangs zu einem papierlosen Büro besteht darin, alle aktuellen Betriebsprozesse zu überprüfen und geeignete Alternativen zu finden. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen elektronischen Signaturdienst, Online-Rechnungsstellungs- und -Zahlungsdienste und andere Anwendungen verwenden, die die physischen Dokumente ersetzen. Alle Ihre Mitarbeiter müssen ebenfalls in das neue System eingewiesen werden, sobald es installiert ist.

4. Zeitintensiv: Papierlos werden ist kein Prozess über Nacht. Es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen. Es braucht Zeit, um alle Auswirkungen des Verlassens der Papierwelt in Betracht zu ziehen, und ebenso lange, um alle Änderungen an Ihren Abläufen umzusetzen, die das papierlose Arbeiten unterstützen.

Die Entscheidung, papierlos zu arbeiten, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und sicherlich keine universelle Entscheidung, die für jedes Unternehmen richtig ist. Der wichtigste Teil bei der Entscheidung, papierlos zu arbeiten, ist Ihre Recherche, damit Sie entscheiden können, ob der Nutzen die Herausforderungen überwiegt. Erstellen Sie dann einen systematischen Prozess, mit dem Sie nicht nur die Vorteile eines papierlosen Prozesses erzielen, sondern gleichzeitig Ihre Produktivität steigern können.

Schau das Video: Frag Lars: Der Einstieg ins papierlose Buro (Februar 2020).

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